У нашего клиента, дистрибьютора профессионального кофеварочного оборудования, офисы по всей стране. Соответственно, много и отделов: закупок, продаж, ремонта и обслуживания, монтажа и установки. Про бизнес-процессы для отдела продаж и базовую настройку портала для B2B-компании мы писали ранее.
Чтобы организовать и упорядочить внутренние коммуникации в компании, мы настроили бизнес-процессы, которые оповещают и ставят задание на знакомство с новыми приказами. Так сотрудники каждого отдела смогут получать информацию вовремя и не терять ее в бесконечных уведомлениях на портале. Этот бизнес-процесс называется «Согласование приказа».
Согласование приказа
Бизнес-процесс запускается из Живой ленты в Битрикс24 — появляется форма. Внутри нужно указать тему, прикрепить документ, указать сотрудников и отделы, которые должны ознакомиться. При необходимости можно оставить комментарии. И отправить приказ либо на согласование, либо сразу на ознакомление.
Если отправить сразу на ознакомление, то приказ добавляется в списки «Реестр приказов» и «Ознакомление с приказами». Если сначала на согласование, то приказ появится только в списке «Реестр приказов». Согласовант просматривает приказ и либо одобряет его, либо оставляет комментарии и отправляет на доработку.
После согласования запускается следующая стадия: инициатор указывает кому и каким отделам нужно разослать документ. Бизнес-процесс направляет уведомления и задания тем сотрудникам, которые должны с ним ознакомиться. В течение недели сотрудник должен ознакомиться с приказом и подтвердить это, нажав кнопку «Ознакомился». Вместе с подтверждением можно отправить инициатору комментарий или задать вопрос.
Если в течение недели сотрудник не ознакомится с приказом, то инициатор получит соответствующее уведомление. Все эти настройки сделаны с помощью штатных инструментов: бизнес-процессов и задания в рамках этих процессов «Ознакомление с документом».
Результат
Благодаря настройкам в Битрикс24 руководителям не приходится напоминать каждому сотруднику о новых приказах, он может отследить, кто ознакомился с документами, а кто нет. Сотрудники не пропускают обновления, потому что на портале у них стоит задание. Когда задач много, эта настройка помогает организовать рабочий день.
