Agile — это принципы гибкой разработки. Также они называются гибким управленческим фреймворком, потому что их можно применять в управлении совершенно разными проектами и использовать для этого разные средства. Некоторые используют гугл-календари, другие — онлайн доски и корпоративные соцсети. Компания «Информатика и Сервис» третий год подряд становится лидером по внедрению Битрикс24, поэтому в этой статье мы расскажем, чем Битрикс24 полезен Agile. Для этого мы рассмотрим:
- Смысл принципов Agile;
- Битрикс24 для постановки целей по SMART;
- Битрикс24 для SCRUM.
Смысл принципов Agile
Успех компаний, работающих по принципам Agile, обусловлен тем, что в гибких методологиях на первый план выходят нужды человека, его потребности в продукте. Подробнее об этом сказано в манифесте Agile:
- Люди и их взаимодействие важнее процессов и инструментов.
- Готовый продукт важнее документации по нему.
- Сотрудничество с заказчиком важнее жестких контрактных ограничений.
- Реакция на изменения важнее следования плану.
Документация, прибыль, контракты и планы никуда не исчезают из бизнес-процессов, но больше не определяют их. Мир изменчив, потребности — тоже, поэтому цели и задачи пересматриваются в процессе регулярного взаимодействия заказчика и исполнителя, а планы и контракты формулируются постепенно. Гибкая разработка позволяет не делать лишней работы и постоянно улучшать продукт для людей.
На каждом этапе создается функциональный промежуточный продукт. Например, если вы заказали у компании средство передвижения, то сначала вам предложат скейтборд — продукт готовый к запуску в продакшн. Если вы хотите его улучшить, например, хочется добавить сиденье, то на следующем этапе вам предложат велосипед. Так, работая небольшими отрезками, разработчики постоянно совершенствуют продукт по мере обратной связи, а заказчик может уточнять требования, то есть участвовать в процессе. Даже если у заказчика нет конечного видения продукта, Agile позволяет постепенно формировать его, подстраивать под насущные нужды. Продукт получается реальным, основанным не на гипотезах, а на практике.
Битрикс24 для постановки целей по SMART
Для реализации методологий по Agile специалисты рекомендуют формулировать цели по методу SMART. Аббревиатура SMART — это 5 принципов, которым должна соответствовать цель: конкретная, измеримая, достижимая, значимый, своевременная (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Timely). Метод SMART работает, если мы:
- конкретно формулируем цель: определяем результат, который мы хотим и можем достичь;
- выбираем показатели эффективности: ищем инструмент, который объективно покажет динамику;
- осознаем реалистичность задачи: анализируем навыки сотрудников, их занятость и условия работы, при необходимости — упрощаем цель;
- думаем над актуальностью: исследуем пользу и перспективы;
- ограничиваем по времени: не забываем заложить небольшой запас на ошибки в планировании и форс-мажоры.
Например, в комедии Чехова «Вишневый сад» поместье выставлено на аукцион за долги. Персонажи хотят сохранить имение и выиграть дело. Если бы они работали по SMART, то их цель звучала бы так — выплатить долг, сохранив поместье. Цель измеряется в рублях: Раневской нужно погасить долг примерно в 200 тысяч рублей. Насколько задача реалистична? На счете у Любови Андреевны — 15 тысяч рублей от «ярославской бабушки». Однако, как замечает героиня, этого не хватит даже на уплату процентов. Герои не занимаются интеллектуальным или физическим трудом, следовательно, заработать этих денег никто из них не может. Остается одно: сдавать сад под дачи, как и предлагает ей предприимчивый Лопахин. Так Раневская и сад сохранит, и долг постепенно выплатит, да ещё и наверстает прежнее состояние. Но она это не сделала, ровно как и не рассчитала время, необходимое для достижения этой цели. Раневская сработала по SMART только в первом пункте: сформулировала цель. Однако не спланировала ход работы над задачами, не учла возможные нюансы, среди которых и время. Раневская вздыхала по саду, ностальгировала и не успела в тайм-менеджмент.
Для организации времени по SMART следует использовать приложения и календари. В таких приложениях должны быть инструменты для постановки задач, их отслеживания, таймер и возможность делегировать ответственность. В качестве инструментов можно использовать разные программы, гугл-календари, социальные сети. Но гораздо удобнее, когда за все эти функции отвечает одна программа.
Битрикс24 не сможет за вас верифицировать цели или мотивировать команду, однако облегчит выполнение вспомогательных задач. Для этого подойдет даже бесплатная версия. Необходимый минимум для постановки целей по SMART: календарь, возможность ставить задачи и регулировать дедлайны — есть во всех версиях. Приложения и платная версия актуальны, если вы работаете не только по SMART, но и по гибким методологиям.
Битрикс24 для SCRUM
SCRUM — это гибкая методология управления проектами. Она отличается структурностью процессов: четкая схема регулирует последовательность выполнение задач.
Какую версию Битрикс24 выбрать?
Для работы с задачами по методологии SCRUM мы советуем коробочную версию версию Битрикс24. Почему?
При работе по методологии SCRUM необходимо дорабатывать программу и устанавливать приложения. Коробочная версия предоставляет доступ к исходному коду. Программу можно настроить под конкретные задачи: улучшить интерфейс, изменить стандартные функции, установить нужные. Грамотный специалист по внедрению доработает версию: упростит процессы и структурирует ход работы без вреда для «ядра» самой программы.
В коробочной версии Битрикс24 можно настроить нетривиальные роли и функции сотрудников. Команда SCRUM состоит из разноплановых специалистов, подобранных под решение конкретной задачи, владельца продукта и скрам-мастера. Владелец продукта формирует требования, уточняет задачи и следит за адекватностью реализации цели, а скрам-мастер регулярно организует команду, следит за соблюдением принципов Agile.
Для владельца продукта актуальны программы для отчетов по бизнес-процессам, созданию и сведению графиков. Скрам-мастеру, специалисту по soft-skills, необходимо допилить под себя инструменты для анализа деятельности команды. Специалисты «Информатика и Сервис» решают подобные задачи.
Также для управлению по Agile можно использовать расширенные облачные версии по бизнес-тарифам. Эта версия не даёт доступ к коду, поэтому допилить программу под себя не получится. Однако в ней можно настроить кастомные бизнес-процессы.
Как организовать работу в SCRUM-команде инструментами Битрикс24?
Работа команды во главе с владельцем продукта и скрам-мастером строится циклами по схеме:
- Пожелания заказчика продукта записываются в бэклог — чек-лист требований.
- Собирается команда для работы, которая определяет количество задач.
- На каждый список задач назначаются временные отрезки — спринты.
- Каждый день команда проводит скрам-митинг под руководством скрам-мастера.
- На обзоре спринтов заказчику демонстрируют результаты работы за каждый цикл.
- На ретроспективе спринта команда предлагает улучшения рабочих процессов.
- Цикл повторяется на каждом спринте. Задачи также могут меняться от спринта к спринту.
- Итогом каждого спринта должен быть автономно работающий функционал продукта, который можно запустить на рынок.
Благодаря регулярному обсуждению результатов и планированию текущие задачи уточняются, команда видит проект глазами клиента. Для этого обычно используются скрам-доска. На ней пишут этапы выполнения. Требования заносят в бэклог, а текущие задачи спринта разбиваются на три статуса: надо сделать, делаю и сделано.
Некоторые компании предпочитают физические доски, но если часть команды работает удаленно, то гораздо удобнее использовать виртуальные. Кроме задачи на каждой карточке указывается дедлайн и ответственный за исполнение. Это значительно упрощает работу с командами от пяти человек. У каждого члена команды как минимум 5 задач. В результате скрам-мастер и владелец продукта отслеживают одновременно 25 задач. Виртуальные скрам-доски лучше реальных подходят для отслеживания, редактирования и перераспределения приоритетов в режиме реального времени. Так работа движется быстрее и продуктивнее, что позволяет соблюдать дедлайны.
Несдвигаемые сроки — очевидное преимущество подхода SCRUM. При всей гибкости, SCRUM методология сохраняет педантичность и пунктуальность советского интеллигента: точного, потому и ответственного. Заказчик получает каждую функциональную часть продукта вовремя, а на выходе имеет качественно сделанную работу точно в срок.
Однако не все правильно организуют своё рабочее время, и не всегда высокие профессиональные качества гарантируют пунктуальность. Ходить и пинать их — нет времени и отдельного человека. Но есть робот — менеджер-бот Мартин.
Это одно из приложений Битрикс24, сделанное специалистами «Информатика и Сервис». Мартин каждые 30 минут анализирует выполнение задач, отправляет уведомления о срочных задачах и следит за дедлайнами.
Что в итоге?
- Для реализации Agile методологий, например, SCRUM следует выбрать коробочную версию Битрикс24, доработать функционал программы. Самостоятельно настроить программу непросто: для экономии времени и денег обратитесь к профессионалам.
- Битрикс24 придется кстати тем командам, где часть сотрудников работает удаленно. Мы так и делаем: проводим митинги онлайн и следим, общаемся через Битрикс и используем инструменты и приложения.
- Виртуальная скрам-доска упрощает процессы, позволяет отслеживать работу и следить за процессами в режиме реального времени.
- Приложение вроде чат-бота Мартина помогают организовать работу в режиме многозадачности. Это актуально для больших и средних команд или для всех, кто бывает непунктуальным.
