Под аббревиатурой SMART подразумевается 5 принципов, которым должна соответствовать цель: конкретная, измеримая, достижимая, значимая, своевременная (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Timely). Метод SMART работает, если мы:
- конкретно формулируем цель: определяем результат, который мы хотим и можем достичь;
- выбираем показатели эффективности, чтобы отслеживать динамику изменений;
- осознаем реалистичность задачи: анализируем навыки, занятость и условия работы, при необходимости — упрощаем цель;
- думаем над актуальностью, чтобы оценить пользу и перспективы;
- ограничиваем по времени: не забываем заложить небольшой запас на ошибки в планировании и форс-мажоры.
При постановке целей в бизнесе тоже необходимо учитывать эти принципы. Рассмотрим возможный сценарий. На предприятии по производству металлопластиковых оконных конструкций работают 40 сотрудников: 25 из них — монтажники, инженеры-замерщики и рабочие цеха, 15 — владелец, исполнительный директор, менеджеры по работе с клиентами, специалисты по закупкам, бухгалтер, маркетолог. Кроме окон, фирма делает рольставни. Годовой оборот предприятия — 250 миллионов в год, а заказчиков, в том числе и государственных, около 70. Перед компанией стоит цель — увеличить количество новых заказчиков.
С точки зрения принципов SMART формулировка этой цели неконкретна, потому что нет показателей эффективности, значит, результат измерить нельзя. Будем считать, что наше предприятие достигнет результата, когда заказчиков станет больше на 30%. Лучше, но все также неконкретно, потому что цель не ограничена во времени. Чтобы правильно рассчитать время и выбрать наиболее оптимальную стратегию, проанализируем навыки сотрудников, их текущую занятость, техническое оснащение предприятия и условия работы. Если большинство сотрудников обладает необходимыми навыками для достижения цели, техника работает исправно и не сломается в ближайшее время, то цель считается достижимой. Если у предприятия несколько направлений деятельности, то для конкретизации цели необходимо выбрать одно направление: либо окна, либо рольставни. Ограничиваем период достижения цели до года. Цель по принципам SMART звучит так: «увеличить количество новых заказчиков на пластиковые окна в Санкт-Петербурге на 30% к концу 2020 года». Цель сформулирована четко, ясно, потому что названы направление деятельности, целевая аудитория, город, введены показатели эффективности: «30% ... к концу 2020 года». Достижение цели увеличит заказы и продажи, а также принесет больше прибыли.
Правильно поставить цель — значит выразить намерение что-либо сделать. На следующем этапе ставим задачи для каждого отдела. Например, вы намерены привлекать новых клиентов посредством e-mail маркетинга. Формулируем ее также согласно принципам SMART: «каждый понедельник проводить часовые совещания отдела маркетинга, планировать контент-стратегию и к концу недели публиковать статьи и делать рассылки». Определите, о чем вы профессионально можете рассказать клиентам, на какие вопросы заказчиков вы можете дать экспертные ответы.
На следующем этапе организуйте процесс выполнения задач. Для этого используйте календари и инструменты для постановки задач, их отслеживания и таймер. В качестве инструментов можно использовать разные программы: социальные сети и приложения. Но гораздо удобнее, когда всё собрано в одном интерфейсе. В этом смысле Битрикс24 отвечает всем требованиям постановки задач по SMART. Создайте в Битрикс24 группы в зависимости от задач отдела, например, для отдела маркетинга создайте группу «Контент». В группе формируйте задачи совместно с сотрудниками отдела, разбивайте их на подзадачи, создавайте чек-листы, назначайте исполнителей и ответственных, ставьте ограничения по времени.
Зайдите в Битрикс24, на панели инструментов справа выберите строку «Задачи и проекты», нажмите на значок «+». В бланке составления задачи. Назовите задачу, опишите требования, составьте чек-лист.
Затем назначьте ответственных и исполнителей, поставьте крайний срок выполнения задачи. С приближением дэдлайна название задачи меняет свой цвет на синий, а по истечении сроков становится красной. Для контроля соблюдения сроков установите приложение «Менеджер-бот Мартин»: он отправит сотруднику сообщение с ссылкой на задачу, когда придет время заканчивать работу.
SMART — это прежде всего метод анализа целей и задач. Одно лишь использование инструментов не гарантирует достижение результатов: необходимо следовать самому методу. SMART универсален: его можно использовать как для формулирования целей в бизнесе, так и для постановки ежедневных задач. Метод может помочь решить трудные жизненные дилеммы.
Например, в комедии Чехова «Вишневый сад» поместье выставлено на аукцион за долги. Персонажи хотят сохранить имение и выиграть дело. Если бы они работали по SMART, то их цель звучала бы так — выплатить долг, сохранив поместье. Цель измеряется в рублях: Раневской нужно погасить долг примерно в 200 тысяч рублей. Насколько задача реалистична? На счете у Любови Андреевны — 15 тысяч рублей от «ярославской бабушки». Однако, как замечает героиня, этого не хватит даже на уплату процентов. Герои не занимаются интеллектуальным или физическим трудом, следовательно, заработать этих денег никто из них не может. Остается одно: сдавать сад под дачи, как и предлагает ей предприимчивый Лопахин. Так Раневская и сад сохранит, и долг постепенно выплатит, да ещё и наверстает прежнее состояние. Но она это не сделала, ровно, как и не рассчитала время, необходимое для достижения этой цели. Раневская сработала по SMART только в первом пункте: сформулировала цель. Однако не спланировала ход работы над задачами, не учла возможные нюансы, среди которых и время. Раневская вздыхала по саду, ностальгировала и не успела в тайм-менеджмент.
