Дело мастера боится: оттачиваем навык управления задачами
Система Битрикс24 содержит набор функциональных модулей, подходящих любой компании, которая хочет навести порядок в своих бизнес-процессах и автоматизировать их. Малый и средний бизнес обычно начинает с двух направлений, которые быстрее всего автоматизировать, − это внутренние коммуникации и управление задачами (task manager).
При этом, как показывает практика, многие неправильно используют модуль управления задачами и не применяют все функциональные возможности, которые заложены разработчиком. Это происходит прежде всего по причине отсутствия управленческого опыта.
Скрипка ласкает наш слух, только если находится в руках виртуоза. Если не знать истинного предназначения скрипки, ею можно и гвозди забивать. Битрикс24 − это тоже инструмент, точнее набор инструментов для управления делами на предприятии. Чтобы он приносил пользу, его нужно правильно настроить и эффективно применять. Ошибочно полагать, что после установки программы на рабочие компьютеры дела в компании пойдут как по маслу сами собой. Нет, это не так. Вам придется прилагать усилия, чтобы этот инструмент в ваших руках зазвучал в полную силу и принес ожидаемый результат.
При этом в Битрикс24 имеется все, что нужно для эффективного управления задачами с применением процессного подхода. А процессный подход к управлению помогает координировать действия внутри компании, оптимизировать временные и другие ресурсные затраты, а также анализировать и контролировать этапы достижения цели. Именно на процессном подходе построены многие современные методологии управления проектами.
Процесс выполнения любой задачи, то есть алгоритм действий, хорошо описан в управленческом цикле Деминга. Он включает четыре основных этапа − Plan (планируй), Do (делай), Check (проверяй), Act (корректируй). Этот цикл в рамках решения одной задачи может повторяться несколько раз вплоть до ее успешного завершения. Так вот в модуле управления задачами Битрикс24 есть все необходимые инструменты, чтобы правильно реализовать цикл Деминга. Если следовать строго определенному алгоритму, то рабочие задачи выполняются значительно более эффективно и грамотно с управленческой точки зрения. При этом значительно повышается вероятность достижения успеха.
План — всему голова: всякая задача начинается с точного планирования
Итак, какие инструменты Битрикс24 помогают реализовать управленческий цикл Деминга при работе с задачами? Начнем с планирования (Plan).
При постановке задачи прежде всего нужно дать ей название. В правильно сформулированном названии всегда ясна конечная цель выполнения задачи, а целеполагание является важнейшей управленческой компетенцией.
Обязательно указывайте крайний срок выполнения. Если задача сложная и долгосрочная, то ее можно разбить на подзадачи и сформировать порядок достижения конечной цели. Также можно запланировать время, за которое требуется выполнить задачу: к примеру, уделять ей по 4 часа в день или в общей сложности потратить 12 часов. Далее назначается один или несколько исполнителей, а при необходимости − наблюдатель, который будет смотреть со стороны на то, как выполняется задача.
Также очень значимым элементом планирования задачи является развернутое ее описание и внутренний чек-лист. Чем больше времени вы потратите на подробную постановку задачи исполнителю и максимально детализировано опишите, что ему нужно сделать, тем выше вероятность успешного выполнения задачи даже самым неопытным сотрудником.
Еще есть возможность сделать задачу регулярной. Эта опция подходит для повторяющихся задач, которые есть в любой компании (скажем, заплатить налоги). С помощью Битрикс24 можно запланировать все такие задачи, и они будут автоматически формироваться в системе − это повысит эффективность работы причастных подразделений.
Например, наш клиент «МостКонстракт» (название изменено) целиком отказался от штатной бухгалтерии, а такие задачи, как формирование первичных документов, уплата налогов или проведение других регулярных платежей, выполняют менеджеры клиентского отдела. Битрикс24 автоматически ставит необходимые задачи сотрудникам с указанием срока исполнения. Этим инструментом, как ни странно, мало кто пользуется, хотя он весьма полезен.
Горячие клавиши: выполняешь задачу — сообщи
Следующие два этапа цикла Деминга − исполнение (Do) и контроль (Check) − взаимосвязаны. Для их успешного прохождения в Битрикс24 есть несколько инструментов, которые позволяют исполнителю правильным образом отражать свою деятельность по любой задаче, а руководителю − контролировать исполнение. Это кнопки «Начать выполнение» и «Приостановить» (то есть поставить задачу на паузу), а также модуль комментариев. В чем их ценность?
Когда исполнитель ознакомился с задачей, которую ему поручили, он должен нажать на кнопку «Начать выполнение». Тем самым он подтверждает, что увидел задачу и принял ее в работу. В компаниях, где этот процесс не автоматизирован, бывает, что руководитель составляет список задач, устанавливает сроки исполнения, делегирует задачи конкретным ответственным и после этого не знает, что происходит с его поручениями ровно до того момента, пока не наступит срок сдачи проекта. Иногда выясняется, что задача просто затерялась и не дошла до исполнителя или дошла, но была отложена в долгий ящик и забыта. А все потому, что сотрудник не дал сигнал о том, что принял задачу в работу.
Алгоритм действий должен быть такой: получил задачу, прочитал, нажал на кнопку «Начать выполнение». Не факт, что сотрудник все понял, но, нажимая на кнопку, он берет на себя ответственность за исполнение задачи. А система сама просигнализирует, когда истекает установленный срок. В обновленном Битрикс24 для управления задачами можно использовать доску «канбан». На ней легко перетаскивать задачи мышкой и таким образом менять статус их выполнения.
Если по задаче ведется учет рабочего времени (а это нужно не всегда), то всякий раз, когда сотрудник переключается на другие дела, эту задачу он должен ставить на паузу, а потом снова возвращаться к ее выполнению. Иначе будет непонятно, уложился он в отведенное время или нет.
Комментарии как элемент выполнения, контроля и анализа по циклу Деминга: фиксируем каждый шаг
Модуль комментариев и вовсе незаменим при выполнении задачи и контроле этого процесса со стороны руководителя. Нелишним будет вспомнить, что на заре своего становления система Битрикс24 позиционировала себя как корпоративная социальная сеть. Это была первая система автоматизации бизнес-процессов с такими элементами соцсетей, как живая лента (главный экран, куда попадают все события, которые имеют к отношение к конкретному пользователю) и комментарии.
Самая распространенная ошибка при работе с задачами заключается в том, что исполнитель берется за нее перед самым дедлайном. В итоге в час икс выясняется, что до этого он ничего не делал. Вероятность успеха по такой задаче стремится к нулю. Когда спрашиваешь, почему так получилось, сотрудник чаще всего отвечает, что был загружен другой работой. Чтобы избежать такой ситуации, создан модуль комментариев.
В нем исполнитель имеет возможность информировать руководителя о своих действиях (Do) в рамках выполнения задачи. Для руководителя это инструмент контроля (Check), анализа и корректировки действий исполнителя (Act).
Например, сотруднику поставлена задача отправить оборудование клиенту в город, куда раньше поставки не осуществлялись. Исполнитель следует инструкции (внутри каждой задачи можно сформулировать свой чек-лист), дошел до пункта «Найти курьерскую службу». Нашел ее, запросил договор, но вот уже 3 дня не может его получить и не знает, что делать дальше. В этом случае, конечно, не надо ждать истечения срока по задаче, а достаточно написать об этом комментарий. Тогда руководитель получит информацию для анализа и в ответном комментарии сможет предложить решение − позвонить в эту курьерскую службу, чтобы напомнить о договоре, или обратиться в другую фирму. Тем самым он гибко корректирует действия исполнителя. Это и есть последний этап цикла Деминга (Act), после которого снова начинается планирование и делегирование выполнения нового круга задач.
В каждой компании исходя из специфики ее деятельности желательно принять некие правила выполнения задач и установить частоту, с которой сотрудники должны оставлять комментарии. Если такие правила есть, а комментариев нет, это сигнал о том, что либо исполнитель ничего не делает по задаче, либо делает, но не информирует об этом, то есть игнорирует принятые в компании правила. Это важнейшая часть корпоративной культуры, без которой уже не мыслится современный менеджмент.
Не ошибается тот, кто ничего не делает: какие ошибки допускаются при управлении задачами и как их избежать
Таким образом, в Битрикс24 есть все необходимые инструменты для грамотного управления задачами, но большинство руководителей и сотрудников не умеют их корректно применять. Начинается все с неправильной постановки задач. Ее нужно формулировать в повелительном наклонении (напишите, отправьте, найдите и пр.). Если не указать целевое действие (что конкретно человек должен сделать), то всегда найдутся сотрудники, которые не поймут, что от них требуется.
Но еще более грубая ошибка − не ставить крайний срок выполнения задачи. Это очень часто бывает в компаниях, где бизнес-процессы не автоматизированы. Нет срока − нет ответственности. Если срок установлен, то Битрикс24 будет сигнализировать, когда он истекает. А значит, уменьшается риск просрочки.
Следующая, уже системная ошибка, которая приводит к тому, что задачи вовремя не выполняются или делаются с ошибками, − когда люди не договариваются о правилах работы с задачами. Дело в том, что система автоматизации эти правила не навязывает. Битрикс24 помогает управлять задачами, но пользователи сами должны прилагать усилия для их выполнения. Бывает, люди говорят, что Битрикс24 им не помог. Все потому, что они не договорились, как его использовать, чтобы он им помогал. Запомните: Битрикс24 не будет ничего делать за вас. Сначала вы сами должны усвоить простейший алгоритм действий, а потом система даст вам необходимые инструменты для его выполнения.
В Битрикс24 есть всевозможные счетчики и уведомления, но их легко пропустить. Поэтому однажды мы задумались над тем, как улучшить систему информирования в модуле управления задачами. Так, год назад родился чат-бот Мартин. Это бесплатное приложение для Битрикс24, своего рода универсальный помощник. Мартин, словно дятел, долбит и напоминает исполнителю о горящих или просроченных задачах, а постановщику − о необходимости принять выполненную задачу и оценить ее качество либо отправить на доработку. Также Мартин дает другие подсказки согласно заложенному в него алгоритму.
Примечательно, что исполнителей Мартин по-хорошему раздражает, поскольку не дает ни о чем забыть, а руководители им очень довольны. За несколько месяцев после своего появления Мартин стал одним из самых устанавливаемых чат-ботов. Это значит, что авторская методика управления задачами, которую компания «Информатика и Сервис» реализовала в алгоритме Мартина, весьма актуальна и востребована.
Чек-лист по управлению задачами на основе цикла Деминга в Битрикс24
- Сформулировать задачу таким образом, чтобы в названии содержалось целевое действие, которое надо выполнить (отправить, заказать, написать и т.п.).
- Разбить крупную задачу на подзадачи, если требуется более глубокая детализация и разделение ответственности между исполнителями.
- Назначить конкретного исполнителя задачи (а при необходимости несколько исполнителей), по желанию добавить наблюдателя.
- Установить крайний срок выполнения задачи (а при необходимости задать время, которое исполнитель должен ей уделить, и включить учет времени).
- При получении новой задачи исполнителю − нажать на кнопку «Начать выполнение» (а при учете рабочего времени − пользоваться кнопкой «Приостановить»).
- В процессе работы над задачей исполнителю − оставлять комментарии (с частотой не реже принятой внутренним регламентом компании), где сообщать о промежуточных результатах, а также возникающих проблемах, а руководителю − оперативно реагировать на эти сообщения и в ответных комментариях давать обратную связь.
- Вносить корректировки в срок выполнения задачи в случае, если дедлайн смещается из-за объективных факторов, выявленных в ходе обсуждения выполнения задачи в комментариях с исполнителем.
- Вносить корректировки в алгоритм выполнения регулярной задачи (чек-лист), если в процессе работы над ней выявляются подробности, которые влияют на качественное выполнение задачи и не были учтены ранее.
- По окончании работы над задачей исполнителю − нажать кнопку «Завершить».
- Руководителю − принять завершенную задачу в срок, оговоренный внутренним регламентом компании, а также поставить оценку качества выполнения задачи, если это применяется в компании.
Если в вашей компании выполняются все эти пункты, то вы на верном пути! А если нет — вам еще есть над чем поработать. Обращайтесь — поможем.
