Информатика и Сервис
Помогаем бизнесу развиваться
Санкт-Петербург
Санкт-Петербург
Москва
+7 (800) 333-66-24
+7 (812) 309-36-41
+7 (495) ​504-36-43
Пн - Пт: с 09.30 - 18.00
Заказать звонок
Обуховской обороны 112к2И
0
Битрикс24
  • Скидки до 40% при переходе на новые тарифы Битрикс24
  • Скидки до 40% на облачный тариф + Битрикс24.Маркет
  • Купить
    • Битрикс24 Облако
    • Битрикс24 Энтерпрайз Облако
    • Коробочный 1С-Битрикс24
    • Продление архивных тарифов
  • Заявка на поддержку
  • Внедрение
  • Интеграция
  • Доработка коробки
  • Техподдержка
  • Аудит использования Битрикс24
  • Сертифицированная версия Битрикс24
  • Приложения
  • Битрикс24.Подпись
Admin24
Атлас24
ИТ-аутсорсинг
  • Аудит ИТ-инфраструктуры
  • Абонентское обслуживание компьютеров
  • Абонентское обслуживание ИТ-инфраструктуры
  • Техподдержка по заявкам
  • Цифровая трансформация бизнеса
  • Виртуальная инфраструктура
  • Другие услуги
Магазин ПО
  • Битрикс24
  • Admin24 — Service Desk
  • Атлас24 – база знаний
  • Telegram.A24
  • 1С
  • CMS 1С-Битрикс
  • ПО для бизнеса
Клиенты
Наши проекты
  • Битрикс24
  • ИТ-аутсорсинг
Блог
О компании
  • Контакты
  • Команда
  • Партнерская программа
  • Вакансии
  • Отзывы клиентов
    Информатика и Сервис
    Битрикс24
    • Скидки до 40% при переходе на новые тарифы Битрикс24
    • Скидки до 40% на облачный тариф + Битрикс24.Маркет
    • Купить
      • Битрикс24 Облако
      • Битрикс24 Энтерпрайз Облако
      • Коробочный 1С-Битрикс24
      • Продление архивных тарифов
    • Заявка на поддержку
    • Внедрение
    • Интеграция
    • Доработка коробки
    • Техподдержка
    • Аудит использования Битрикс24
    • Сертифицированная версия Битрикс24
    • Приложения
    • Битрикс24.Подпись
    Admin24
    Атлас24
    ИТ-аутсорсинг
    • Аудит ИТ-инфраструктуры
    • Абонентское обслуживание компьютеров
    • Абонентское обслуживание ИТ-инфраструктуры
    • Техподдержка по заявкам
    • Цифровая трансформация бизнеса
    • Виртуальная инфраструктура
    • Другие услуги
    Магазин ПО
    • Битрикс24
    • Admin24 — Service Desk
    • Атлас24 – база знаний
    • Telegram.A24
    • 1С
    • CMS 1С-Битрикс
    • ПО для бизнеса
    Клиенты
    Наши проекты
    • Битрикс24
    • ИТ-аутсорсинг
    Блог
    О компании
    • Контакты
    • Команда
    • Партнерская программа
    • Вакансии
    • Отзывы клиентов
      0
      +7 (812) 309-36-41 | 8 (800) 333-66-24
      Информатика и Сервис
      0
      • Битрикс24
        • Назад
        • Битрикс24
        • Скидки до 40% при переходе на новые тарифы Битрикс24
        • Скидки до 40% на облачный тариф + Битрикс24.Маркет
        • Купить
          • Назад
          • Купить
          • Битрикс24 Облако
          • Битрикс24 Энтерпрайз Облако
          • Коробочный 1С-Битрикс24
          • Продление архивных тарифов
        • Заявка на поддержку
        • Внедрение
        • Интеграция
        • Доработка коробки
        • Техподдержка
        • Аудит использования Битрикс24
        • Сертифицированная версия Битрикс24
        • Приложения
        • Битрикс24.Подпись
      • Admin24
      • Атлас24
      • ИТ-аутсорсинг
        • Назад
        • ИТ-аутсорсинг
        • Аудит ИТ-инфраструктуры
        • Абонентское обслуживание компьютеров
        • Абонентское обслуживание ИТ-инфраструктуры
        • Техподдержка по заявкам
        • Цифровая трансформация бизнеса
        • Виртуальная инфраструктура
        • Другие услуги
      • Магазин ПО
        • Назад
        • Магазин ПО
        • Битрикс24
        • Admin24 — Service Desk
        • Атлас24 – база знаний
        • Telegram.A24
        • 1С
        • CMS 1С-Битрикс
        • ПО для бизнеса
      • Клиенты
      • Наши проекты
        • Назад
        • Наши проекты
        • Битрикс24
        • ИТ-аутсорсинг
      • Блог
      • О компании
        • Назад
        • О компании
        • Контакты
        • Команда
        • Партнерская программа
        • Вакансии
        • Отзывы клиентов
      • Мой кабинет
      • Корзина0
      • Санкт-Петербург
        • Назад
        • Города
        • Санкт-Петербург
        • Москва
      • 8 (800) 333-66-24
        • Назад
        • Телефоны
        • +7 (800) 333-66-24
        • +7 (812) 309-36-41
        • +7 (495) ​504-36-43
        • Заказать звонок
      Обуховской обороны 112к2И
      mail@infoservice.ru
      • Facebook
      • Вконтакте
      • Instagram
      • YouTube

      Зачем бизнесу база знаний и как ее лучше создать?

      Время прочтения: 25 минут

      Подписаться на блог

      Зачем бизнесу база знаний и как ее лучше создать?
      • Главная
      • Блог
      • Зачем бизнесу база знаний и как ее лучше создать?

      Зачем бизнесу база знаний и как ее лучше создать?

      Зачем и кому нужна база знаний?

      Обращаться с деловой документацией и иной информацией, которая ежедневно нужна в работе, можно двумя основными способами — хаотично или упорядоченно.


      В первом случае нет единого хранилища, где бы по полочкам (реальным или виртуальным) была разложена вся служебная информация от должностных инструкций до сценариев новогоднего корпоратива. Это усиливает негативное влияние человеческого фактора: поиск нужного документа начинается с определения сотрудника или отдела, где бы он мог находиться. В худшем случае носителем информации окажется сам сотрудник. Как вы понимаете, если он уйдет на больничный или уволится, вместе с ним пропадет и ценная информация.

      Другим примером неудобства такого подхода является обучение нового сотрудника. Эта роль во многом ложится на коллег и отнимает у них время на то, чтобы рассказать правила внутреннего распорядка (а, возможно, и не один раз), показать, как пользоваться оборудованием, подсказать, как решить ту или иную задачу. В процессе, к сожалению, есть риск что-то упустить.

      Второй вариант — когда в неком хранилище (в облаке или на локальных компьютерах) собрана вся служебная информация, с которой новый сотрудник может легко ознакомиться самостоятельно. Это касается всех повторяющихся бизнес-процессов. База знаний создается однократно, а потом только корректируется и дополняется. Само ее существование сокращает временные ресурсы на всевозможные объяснения.

      Базы знаний могут быть самыми разнообразными. Даже интернет — это тоже база знаний, только глобальная. В ней найдется многое, но не все применительно к вашему бизнесу. Для решения рабочих вопросов нужна другая база, корпоративных знаний, которыми обладаете только вы. Это не зависит от масштаба компании. Просто у крупного бизнеса и база знаний скорее всего будет крупнее, но суть останется прежней.


      Что внутри?

      Содержание документов и папок в каждом случае уникально, но сама база знаний — это всегда некая среда, где хранится вся информация о работе компании. От идеологии (информация о миссии и ценностях компании) до бытовых вопросов (где пообедать или что делать, если опоздал на работу). Это могут быть внутренние регламенты и инструкции, скрипты для работы с клиентами, архив реализованных проектов, сборник полезных статей — все, что вы посчитаете нужным.

      Главное — не запутаться во всем этом информационном потоке. Представьте, что вы пришли в библиотеку, а там ни каталогов, ни буквенных указателей на полках, а вся литература свалена в кучу. Вряд ли вы быстро найдете нужную книгу. С корпоративной базой знаний то же самое. Ее с самого начала надо вести, во-первых, аккуратно, чтобы любой пользователь мог отыскать нужную информацию, а во-вторых, грамотно, чтобы, прочитав, каждый мог ее понять и применить.


      Кто составляет базу знаний?

      Честно говоря, практически все подразделения компании — от эйчаров до отдела продаж и лично генерального директора. У каждого отдела есть своя специфическая информация, которая должна быть зафиксирована. Ценность состоит в том, что знания не завязываются на отдельных сотрудниках, а принадлежат компании, могут накапливаться и передаваться. При этом они могут предназначаться для всех или только для части персонала. Как это обеспечить, расскажем далее.


      Сервисы для ведения корпоративной базы знаний

      Аналитическое агентство Tagline составило рейтинг сервисов для ведения корпоративной базы знаний и хранения документации. Он опубликован в 2016 году, но по-прежнему остается актуальным. Какие возможности предоставляют самые распространенные сервисы?

      На первом месте рейтинга находится Битрикс24. На его платформе есть несколько решений, которые мы рассмотрим в отдельной главе. А пока пойдем ниже.

      Практически все эти продукты (за исключением Atlassian Confluence и wiki-движков) объединяет то, что создание базы знаний не является их основным предназначением. Облачные сервисы схожи по функционалу, а различаются разве что интерфейсом и ценовой политикой для бизнеса. Есть также небольшие отличия в настройке прав доступа. Какой сервис и для чего использовать — вопрос личных предпочтений и привычки.

      Общий недостаток всех этих решений — необходимость работать в «отдельном окне». Как показывает практика, пользователи обычно идут по пути наименьшего сопротивления и им не хочется открывать новую программу для решения той или иной задачи. И вот тут на помощь как раз и приходят приложения для Битрикс24.




      Google Drive — это файловый хостинг от компании Google. Позволяет хранить текстовые документы, таблицы и презентации в интернете, дает к ним доступ для чтения, комментирования и редактирования. Сам не является базой знаний, но может использоваться для ее формирования при совместном использовании с другими программами онлайн-сервиса G Suite.




      Atlassian Confluence — самая известная в мире wiki-система для создания баз знаний компаний и рабочих команд. Дает возможность собрать всю необходимую информацию в одном месте, создавать документы, структурировать их и публиковать с различными правами доступа.




      Redmine — открытое серверное веб-приложение для управления проектами и задачами. Имеет инструменты для создания wiki-документов, но это не главное назначения данного продукта.




      Dropbox — еще один файловый хостинг. Включает персональное облачное хранилище, синхронизирует файлы и дает к ним доступ со всех устройств. Как базу знаний использовать можно с большими ограничениями.





      MediaWiki и DokuWiki - wiki-движки с открытым кодом, которые можно использовать для создания любой документации, интернет-энциклопедии или блога. Простые в применении, но малоопытным пользователям может потребоваться дополнительный инструктаж. Использовать их для создания корпоративной базы знаний довольно трудоемко.






      GitHub — ведущий в мире веб-сервис для хостинга IT-проектов и их совместной разработки. Подходит для создания базы знаний в среде программистов. Для компаний из других отраслей бизнеса вряд ли может быть полезен.





      Basecamp — известный онлайн-инструмент для управления проектами, совместной работы и постановки задач. Позволяет добавлять сторонних участников, собирать команду, составлять индивидуальный график работы. Функционал для создания базы знаний практически отсутствует, почему этот продукт попал в рейтинг, нам не совсем понятно.




      Яндекс.Диск — облачное хранилище файлов от компании Яндекс. Позволяет хранить свои документы в облаке и передавать их другим пользователям в интернете, но в отличие от G Suite здесь нет возможности создавать и редактировать документы.



      База знаний компании внутри Битрикс24

      Для создания базы знаний в Битрикс24 есть встроенный модуль, основанный на wiki-технологии. У него сильно непонятный для обычного пользователя интерфейс и недостаточный функционал по разделению прав доступа к документам. В результате этим решением мало кто пользуется.

      Базу знаний можно создавать с помощью модуля Битрикс24.Диск. Фактически являясь аналогом Яндекс.Диска или Goоgle Drive, он позволяет загружать документы, структурировать их по папкам и задавать права доступа к ним самым разнообразным способом. Но для того чтобы работать с этим функционалом полноценно, то есть создавать и редактировать документы, необходимо наличие программ Microsoft Office на компьютере или доступ в облачные сервисы Office365 или G Suite. Для многих компаний, использующих Битрикс24, это становится препятствием для быстрого и легкого формирования простой и доступной базы знаний.

      Но зато в маркетплейсе Битрикс24 доступны для установки три специализированных приложения для создания и развития базы знаний в компании. Представим все три:


      1. «База знаний» от Информатики и Сервиса (более 9200 установок)
      2. «База знаний» от АйТи-Солюшн (более 2500 установок)
      3. «База знаний» от Эм Си Арт (более 3200 установок)

      Все три приложения на сегодняшний день позволяют создавать отдельные документы, папки, разделы, назначать права доступа к ним и работать с документами в рамках окна Битрикс24.
      Информатика и Сервис была в этой нише первопроходцем. К настоящему времени у нашего приложения больше всего установок и активных пользователей, а также, на наш взгляд, самый простой и дружелюбный интерфейс.

      А началось все с того, что три года назад мы столкнулись с необходимостью создания базы знаний для своей компании, и очень хотелось, чтобы эта база работала внутри Битрикс24, ведь мы уже активно использовали его в ежедневной работе. Встроенный wiki-модуль нам решительно не понравился, поэтому мы решили разработать приложение для формирования базы знаний самостоятельно.

      Перейти на сайт приложения



      В итоге, в июне 2015 года мы опубликовали в каталоге приложений Битрикс24 первую версию нашей Базы знаний.

      Приложение очень простое и легкое в использовании. Не имеет ничего лишнего, а обладает ровно тем функционалом, который нужен для быстрого формирования базы знаний любой компании в виде простых текстовых документов. Вероятно, поэтому наше приложение так полюбилось пользователям Битрикс24. За два года его установили более 9000 раз, и мы неоднократно получали как положительные отзывы о его значении для компаний, так и запросы на улучшение функциональных возможностей.

      В октябре 2017 года в нем произошло несколько важных изменений. Улучшен механизм назначения прав доступа. По-прежнему есть три уровня − просмотр, редактирование, добавление/удаление. А вот настроить права стало проще: на экран выводится перечень всех сотрудников компании, и возле имени каждого ставится соответствующая галочка.

      Также теперь добавился поиск по документам и полностью обновился дизайн. Кстати, по сравнению с альтернативными решениями у нас есть возможность экспорта/импорта данных − это может пригодиться при переезде на другой портал Битрикс24. Документы сохраняются в формате JSON и загружаются в новую базу данных. Мы всегда прислушиваемся к мнению наших пользователей и постепенно совершенствуем продукт под их запросы.


      Резюме

      Основная цель создания и использования корпоративной базы знаний — сократить время и трудозатраты на решение типовых задач, например интеграцию и обучение нового сотрудника в компании. По сути, это сборник рабочей информации, который может быть представлен в разном, но главное удобном и доступном виде. Создавать, хранить и редактировать документы для базы знаний можно в различных файловых хостингах или в Confluence. Но если ваша компания уже работает в Битрикс24, то удобнее всего делать это на вашем корпоративном портале. В этом случае вся информация для сотрудников будет структурирована и доступна в единой рабочей среде компании.
      Обновленное приложение «База знаний» от Информатики и Сервиса можно бесплатно установить из маркетплейса Битрикс24.


      Хотите создать собственную Базу знаний?



      Создать Битрикс24 с Базой знаний Установить Базу знаний


      Услуги
      Разработка приложений под Битрикс24 и наши приложения
      База Знаний

      Собрание корпоративной мудрости в одном месте.
      Обновленное приложение для Bitrix24.

      Назад к списку Следующая статья
      Темы блога
      • Admin241
      • База знаний8
      • Битрикс2472
      • Импортозамещение ИТ1
      • ИТ-аутсорсинг7
      • Облака2
      • ЭДО2
      Это интересно
      • Битрикс24
        Архивные облачные тарифы Битрикс24 закрываются. Переходи на новые тарифы со скидкой до 40%
      • Битрикс24
        PUSH CRM: много нового в CRM Битрикс24
      • Битрикс24
        Новые мобильные задачи в Битрикс24
      • Битрикс24
        Как пользоваться лентой новостей в Битрикс24?
      • Битрикс24
        Битрикс24.Подпись: как быстро подписать документ
      • Битрикс24
        Мобильная CRM в Битрикс24: долгожданная и удобная
      • Битрикс24
        Как пользоваться внутренним чатом в Битрикс24
      • Битрикс24
        Основы совместной работы в Битрикс24
      • Битрикс24
        Подборки товаров в Битрикс24: что это и как с ними работать
      • Битрикс24
        Что такое CRM и как он устроен в Битрикс24
      • Битрикс24
        Что такое реквизиты компании, как их добавить и использовать в Битрикс24
      • Битрикс24
        Зачем нужны группы и проекты в Битрикс24?
      • Битрикс24
        Интеграция Битрикс24 с сообществом Вконтакте и приём заказов
      • Битрикс24
        Формируем структуру компании в Битрикс24
      • Битрикс24
        CRM-формы: что это такое и как с ними работать
      • Битрикс24
        Как создать свой интернет-магазин с помощью Битрикс24
      • Битрикс24
        Как создавать сайты в Битрикс24
      • Битрикс24
        Смарт-процессы в Битрикс24: как формировать собственный сценарий работы
      • Битрикс24
        Маркетинг в Битрикс24: инструменты и возможности
      • Битрикс24
        Как настроить почту и работать с ней в Битрикс24
      Облако тегов
      Битрикс24 переход на ЭДО эдо электронный документооборот
      Подписывайтесь на новости и акции:
      Компания
      Контакты
      Команда
      Партнерская программа
      Вакансии
      Отзывы клиентов
      Каталог
      Облачный Битрикс24
      Коробочный 1С-Битрикс24
      Программное обеспечение
      Услуги
      Битрикс24
      Admin24
      ИТ-аутсорсинг
      Внедрение Битрикс24
      Информация
      Оферты
      Оплата и доставка
      Документы
      Наши контакты

      +7 (800) 333-66-24
      +7 (812) 309-36-41
      +7 (495) ​504-36-43
      Пн - Пт: с 09.30 - 18.00
      Обуховской обороны 112к2И
      mail@infoservice.ru
      © 1999 – 2023 «Информатика и Сервис», ООО «ИНФОТЕХ» ИНН 7810498732
      Обращаем ваше внимание на то, что данный сайт и все информационные материалы, каталоги, статьи и цены, размещенные на сайте, носят информационный характер и ни при каких условиях не являются публичной офертой, определяемой положениями статьи 437 (2), Гражданского кодекса Российской Федерации.
      0