В компании нашего клиента, поставщика весового оборудования, есть отдельная инженерная служба. Инженеры работают на объектах: устанавливают и настраивают весовое оборудование, чинят неисправности или проводят ежегодный техосмотр.
Когда объекты находятся в других городах, руководитель инженерного отдела или менеджер по работе с клиентами оформляют командировку. Иногда на объекте нужно несколько инженеров. Чтобы сотрудникам не приходилось согласовывать командировку каждого инженера по отдельности, мы упростили и автоматизировали этот процесс с помощью инструментов Битрикс24.
Как сотрудники работают с бизнес-процессом?
Процесс запускается через новостную ленту. Инициатор процесса выбирает только сотрудников для командировки на один и тот же объект и отправляет запрос.
В живой ленте появляется задание: «Заполнить командировочный лист». В нем нужно указать место командировки, даты, цель, цены на билеты для первого инженера. Когда первый командировочный лист заполнен, второй, на другого инженера, заполняется автоматически, а менеджер должен только проверить данные и, если нужно, откорректировать их.
Когда необходимая информация по командировке указана, запускается согласование. На первых этапах — согласование последовательное, но дальше — оно параллельное. Участников и порядок — на схеме.
Описание процесса
Получение задания
Первым задание получает руководитель инженерного отдела. Если в командировку отправляется и сотрудники других департаментов, то в согласование автоматически подставляется нужный руководитель. Если руководитель — генеральный директор, то согласование с ним не проводится.
После согласование отправляется бухгалтеру или его заместителю, затем — сотрудникам по охране труда.
Процесс согласования
На этом завершается последовательное согласование и начинается параллельное. Задание на согласование приходит одновременно трем сотрудникам: офис-менеджеру, HR-менеджеру и специалисту по охране труда. Если офис- или HR-менеджер отсутствуют, то задание ставится на их заместителей.
В подразделении по охране труда нет иерархии, поэтому там согласование происходит иначе.
Получение заявки
Если первый сотрудник охраны труда в течение 30 минут не берет заявку в работу, то она переходит на другого сотрудника.
Если никто из отдела не согласовывает командировку, то задание завершается неуспешно, а инициатору процесса приходят комментарии.
Формирование бланка
Когда все участники процесса согласовали командировку, автоматически формируется бланк командировки на шаблонах документов.
Битрикс24 отправляет его на почту откомандированному сотруднику.
Реализация настройки с помощью конструкции бизнес-процесса «итератор»
Для автоматизации согласования в Битрикс24 используются бизнес-процессы. Обычно бизнес-процесс берет в работу одну переменную и проводит ее по всем этапам, описанном в конструкторе бизнес-процессов. Чтобы реализовать согласование группы сотрудников, мы создали два бизнес-процесса с типом конструкции «итератор» и связали их между собой.
Первый бизнес-процесс автоматизирует заполнение командировочных листов на каждого сотрудника, второй — согласование по отделам. Внутри первого бизнес-процесса итератор перебирает каждого сотрудника, указанного на старте и ставит задание на заполнение командировочного листа. Когда задание выполнено, первый бизнес-процесс завершается, и его результат загружается во второй.
Второй бизнес-процесс — это согласование командировки. Итератор в этом бизнес-процессе выполняет две функции:
- повторяет действия по согласованию командировки для каждого сотрудника;
- подставлять согласующих из констант.
Для бизнес-процесса на согласование мы создали список таких констант: там все нужные согласованты с их заместителями. Некоторым сотрудникам приходит просто задание-ознакомление. На этого сотрудника распределяются задачи откомандированного сотрудника. При необходимости можно добавить в этот список новых сотрудников или убрать кого-нибудь.
При согласовании с руководителем отдела, нужный сотрудник определяется по константам id-номер департамента. Если руководителя департамента нет на месте, то согласование автоматически направляется на его заместителя, который тоже указан в константах. Аналогично согласуется командировка у бухгалтера: если его нет, то заместитель подтягивается через константы.
Результат
Настроенные бизнес-процессы упростили согласование командировок на всех этапах. Теперь командировки на группы сотрудников согласуются быстрее, времени и сил тратится меньше и бумаги все в порядке. А чтобы инженерам было удобно работать в Битрикс24 даже через мобильное приложение, мы с помощью штатных инструментов Битрикс24 организовали в мобильном приложении работу с графиком выездов. Прочитать об этом можно в следующей статье.
