Импорт элементов в CRM-систему может быть долгим и неудобным, если у вас большая база клиентов. Однако в «Битрикс24» есть инструменты для быстрого переноса.
Рассказываем о том, какими могут быть элементы и как их импортировать в «Битрикс24».
Что такое элементы в CRM
Пример: у клиента могут быть такие атрибуты, как имя, фамилия, обращение, дата рождения и т.д.
Если у вас есть большая база клиентов и вам нужно перенести её в «Битрикс24», вы не обязаны вручную вбивать каждого человека и задавать ему атрибуты. В CRM-системе есть специальные инструменты для импорта элементов.
Импорт элементов в «Битрикс24» возможен в формате .csv — это текстовый формат, который предназначен для представления табличных данных.
Такой формат удобен для хранения элементов, их атрибутов и значений. Вы можете экспортировать таблицу в .csv даже из привычного Microsoft Excel и Google Sheets. Все CRM-системы также предоставляют такую возможность.
Как перенести элементы
Импортировать вы можете лиды, контакты, компании, сделки и товары. Перенос нужно запускать именно со страницы того элемента, который хотите импортировать.
Показываем на примере импорта контактов с реквизитами.
В разделе CRM перейдите на вкладку «Клиенты» → «Контакты».
Нажмите на иконку шестерёнки в правом верхнем углу и выберите «Импорт из CSV со своими настройками».
Отметьте галочкой опцию «Импортировать реквизиты», затем скачайте шаблон импортируемого файла.
В файле заполните информацию о контактах, включая их реквизиты.
Загрузите готовый файл, выберите используемый в нём разделитель и подходящий шаблон для экспорта. Затем нажмите «Далее».
Система автоматически сопоставит поля, у которых совпадает название. Проверьте поля и, если найдёте несоответствие, самостоятельно исправьте его. Затем нажмите «Далее»
На странице «Контроль дубликатов» выберите нужные вам настройки, затем нажмите «Далее».
В большинстве случаев на этом этапе ничего не нужно менять. Если дубликаты будут найдены системой, вы сможете их удалить позднее.
Дождитесь результата импорта, затем нажмите «Готово».
Поздравляем, вы успешно перенесли контакты из файла .csv в «Битрикс24». Эта инструкция подходит и для любого другого элемента, например, компаний. Также вы можете не переносить реквизиты, для этого нужно убрать соответствующую галочку.
В «Битрикс24» есть удобные заготовки для импорта, вы могли увидеть их, когда нажимали на иконку шестерёнки. Например, можно перенести элементы из Gmail или Mail.ru. Вам нужно перейти в соответствующие разделы, а система сама подскажет, какие действия вам нужно совершить.
Какие возможны ошибки
Все поля открываются в одной ячейке
Если при открытии .csv файла вы видите, что все данные поместились в одну ячейку, это означает, что вам нужно преобразовать файл. Выполните следующие действия в Microsoft Excel:
- Откройте пустой файл и нажмите «Данные» → «Получение внешних данных» → «Из текста».
- Выберите файл, которому нужно вернуть правильный вид.
- Укажите формат данных → «С разделителями» и нажмите «Далее».
- Проверьте выбранные разделители, затем нажмите «Готово».
Теперь, при открытии файлы он будет отображаться корректно.
Найдена всего одна колонка
- Если вы видите ошибку «Найдена всего одна колонка. Пожалуйста, убедитесь, что на предыдущем шаге вы верно указали разделитель», вам нужно следовать подсказке.
- Перейдите на предыдущий шаг и проверьте, какой у вас разделитель в самом документе и какой указан в настройках.
Значение поля «Дата» не является корректной датой
- Когда вы импортируете любые даты, вам нужно следить за тем, чтобы их формат совпадал с настройками «Битрикс24».
- Формат даты можно поменять в меню настроек портала.
