Иногда руководители планируют задачи в excel-таблицах: так удобнее видеть общую нагрузку и распределить сроки. Например, мы часто планируем задачи и сроки на митингах и ретроспективах. Но работать над задачами удобнее в Битрикс24, потому что на портале можно обсуждать задачу, хранить историю коммуникаций, видеть сроки и привлекать соисполнителей. Перенос задач из excel-таблицы в Битрикс24 вручную займет много времени. Как быть?

Решение:

Чтобы сотрудники не тратили время на перенос задач из excel-таблицы, мы научили Битрикс24 понимать excel-файл:

• распознавать проект, к которому относится задача;
• автоматически ставить задачи по таблице excel;
• распознавать поля excel и переносить значения таблицы в кастомные поля в карточки задач Битрикс24.

В таблице руководитель указывает отдел, ответственных, исполнителей и крайние сроки, выгружает файл в Битрикс24 — задачи автоматически появляются в блоке «Проекты». Механизм распределяет задачи по проектам, автоматически подтягивает ответственных и исполнителей и устанавливает крайний срок. Для реализации этой функции мы написали небольшой модуль и написали бизнес-процессы и использовали штатные функции настройки дополнительных полей.

Кроме нестандартного импорта excel-файла, мы научили Битрикс24 формировать excel-файлы с задачами, статусами и актуальными сроками. Экспорт задач можно ограничить по периоду, проектам или по отделам. Достаточно нажать на кнопку в Битрикс24 — в файл автоматически подтягивается вся актуальная информация по задачам.