Один наш клиент, дистрибьютор профессионального кофеварочного оборудования, поставляет аппаратуру по РФ и странам СНГ. В компании несколько отделов: закупок, продаж, ремонта и обслуживания, монтажа и установки. Про бизнес-процессы для отдела продаж и базовую настройку портала для B2B-компании мы писали ранее.
Чтобы согласовать счета, документы или внутренние заявки,сотрудникам многих компаний приходится перенаправлять документы из одного отдела в другой, напоминать о них согласовантам — документы все равно иногда теряются, согласования задерживаются, дедлайны срываются. Сберечь значительную часть рабочего времени, сил и мотивации сотрудников помогли автоматизации в Битрикс24. Для клиента мы настроили два бизнес-процесса на согласование:
Счет на оплату
Бизнес-процесс запускается через Живую ленту на портале. Открывается форма, где сотрудники выбирают тип, номер счета, указывают нужды, дату, сумму, контрагента, назначение платежа и прикрепляют файлы.Ответственным и заинтересованным в задаче сотрудникам также приходят все отбивки до тех пор, пока счет не будет оплачен. Такие уведомления держат сотрудников в курсе этапов согласования: они могут сразу отвечать на вопросы клиента о этапе работ и не переводить звонки на коллег.
В зависимости от типа, цели и суммы счета автоматически выбираются основные и дополнительные согласующие. Например, сумму в 1 млн. рублей согласует региональный руководитель, коммерческий директор, затем генеральный директор. Если сумма сделки меньше, то достаточно подтверждения от руководителя отдела продаж и регионального руководителя. Согласующие могут в любой момент отклонить согласование, вернуть на доработку с комментариями инициатору.
По типу счета автоматически подтягиваются подписанты — это представители высшего менеджмента, которые оставляют свою подпись от имени компании. В основном это либо коммерческий, либо генеральный директор. После основного этапа согласования им поступает задание, они нажимают на кнопку «Подписать» — после чего автоматически формируется документ.
Когда счет в реестре, бухгалтеру приходит уведомление: он должен перепроверить счет и подтвердить, что там нет ошибок и проблем. Чтобы организовать работу бухгалтера мы настроили дополнительный бизнес-процесс по отбивке по времени. Если счет предоставлен в реестр до 16.00, то он попадает в особый список «Реестр счетов на оплату». Такой счет согласуется до конца рабочего дня. Если счет отправлен в реестр после 16.00, то он попадает в список на подписание и проверку только следующим утром.
Счет на оплату
Согласование внутренних документов также запускается через Живую ленту. Сотрудник выбирает один из 17 типов записок и заполняет поля. У каждого типа свои кастомные поля. В зависимости от типа записки формируется список согласующих. Если сотрудник отправляет заявку на выдачу техники, то главным согласующим назначается техспециалист.
Также точечно уходят записки на согласование отпуска специалисту отдела кадров и руководителю сотрудника, инициирующего процесс. Задание на премиальные и отпускные уходят в HR-отдел, бухгалтерию и коммерческому директору. Все этапы согласования и задержки записываются в реестр. Если один из сотрудников не согласуют долго, то приходят уведомления их руководителям.
Результат
Теперь сотрудникам компании заказчика не приходится ходить по офису с бумажками из одного отдела в другой, напоминать о согласовании счетов и заявок. Документы формируются автоматически, отправляются согласовантам и бизнес-процессы напоминают о необходимости подписать счет или заявку. А вся история согласования сохраняется в реестре: благодаря этому видно на каких этапах была задержка и что именно пришлось корректировать.
