В Битрикс24 существуют два важных и взаимосвязанных механизма: триггеры и роботы. Важно понимать принцип их работы, так как помогают автоматизировать бизнес-процессы.
Рассказываем о том, чем отличаются друг от друга эти механизмы, как они связаны и как их настроить.
Определения и принципы работы
Удобство триггеров заключается в том, что они могут отслеживать действия со стороны клиента.
Пример триггера: клиент вносит предоплату за ваш продукт, и задача автоматически переходит из стадии «Новый клиент» в стадию «Внесена предоплата».
Напомним, что количество стадий, их название и цветовое выделение в Битрикс24 вы настраиваете самостоятельно, поэтому триггеры можно настроить под любую специфику бизнеса.
Триггер выступает в качестве условия, после которого начинает отрабатывать робот.
Пример робота: задачу перевели из стадии «Внесение предоплаты» в стадию «Производства», вследствие чего автоматически сменился ответственный.
Робот запрограммирован выполнять ряд действий в определённый момент. И эту программу действий вы назначаете сами. Робот может поставить задачу, запланировать встречу, отправить SMS и многое другое.
Общий пример работы триггера и робота
- Вам поступает сообщение от клиента по электронной почте, но этого клиента ещё нет в базе вашего Битрикс24.
- Автоматически заполняется новая карточка клиента и сделка, которая получает статус «Не обработан» — работает триггер.
- Сотрудник открывает сделку и переводит её в стадию «Звонок».
- Прежде чем менеджер успевает позвонить клиенту, тот сам звонит в офис. Вновь срабатывает триггер: сделка автоматически переводится в следующую стадию.
- Срабатывает робот — у сделки меняется ответственный.
Как использовать
При настройке триггеров и роботов знания программирования не нужны, всё настраивается в интерфейсе Битрикс24.
Мы не будем перечислять всех доступных триггеров и роботов, их очень много, но покажем, как настроить их на конкретных примерах. Пользуясь этими алгоритмами, вы сможете настроить механизмы и для собственных задач.
Пример настройки триггера для лида
Если клиент заполняет форму на сайте, вы автоматически можете перевести его на стадию «В работе».
Перейдите в раздел «Лиды» и в правом верхнем углу нажмите кнопку «Роботы».
Выберите статус, в который нужно перевести лида и нажмите кнопку «Добавить» в строке «Триггеры».
В выпадающем списке выберите опцию «Заполнение CRM-формы».
Выберите форму в соответствующем списке. Форму можно подготовить заранее или настроить в процессе создания триггера.
Нажмите кнопку «Сохранить».
Теперь, каждый раз, когда форму будут заполнять и отправлять, будет создаваться лид и попадать в выбранную стадию, в данном случае «Качественные лиды».
Пример настройки робота для задачи
Вы можете автоматически отправлять уведомление ответственному, когда триггер выставляет задачу.
Перейдите в раздел «Сделки» и в правом верхнем углу нажмите кнопку «Роботы».
Выберите статус, в которой нужно создать робота и нажмите кнопку «Добавить» в строке «Роботы».
В выпадающем списке выберите опцию «Для сотрудника» → «Уведомление».
Укажите настройки робота. Укажите текущее время выполнения, добавьте текст и получателя сообщения.
Вы можете использовать свой текст или подготовленный нами:
Создана новая сделка {{ID}} {{Название}}Ознакомьтесь с деталями сделки: что именно заказал клиент, какие сроки исполнения, когда необходимо начать работу по сделке и другими важными данными.
Запланируйте дела по сделке, чтобы довести её до успешного завершения.
Нажмите «Сохранить».
Теперь, когда будет приходить создавать новая задача на этой стадии, ответственный будет сразу получать соответствующее уведомление.
Как автоматизировать бизнес-процессы
- Используйте триггеры, когда вам нужно автоматизировать перемещение сущности по стадиям вслед за действиями клиента. Как только сработает триггер, документ будет сразу переходить на нужный статус.
- Создавайте роботов, чтобы построить процесс работы с клиентом и облегчить задачу сотрудникам. Роботы могут совершать много автоматических действий: уведомлять ответственных, отправлять сообщения клиенту и т.д.
- Помните, что роботы всегда срабатывают вслед за триггерами, поэтому обычно в первую очередь удобно настраивать последние.
