Пресейл — важный этап в продажах: на этом этапе клиент определяется, будет ли он сотрудничать с компанией. Менеджеры выделяют много времени на общение с клиентом, выявление его потребностей и в конце предлагают коммерческое предложение (КП). Но затраченное время не всегда окупается. Битрикс24 помогает следить за этапами общения с клиентами и автоматизировать формирование коммерческих предложений.
В Битрикс24 есть штатная сущность «Коммерческое предложение». Она позволяет быстро формировать документ и таблицу, в которой указан перечень товаров, их стоимость. В таком КП не отображаются картинки, фирменные логотипы или шрифты и не рассчитывают дополнительные бонусы, поэтому клиенты нередко обращаются за автоматизацией создания КП по индивидуальным шаблонам. Так было и с нашим клиентом, поставщиком стройматериалов для крупных и средних строительных компаний.
Кроме описания товаров и их стоимости, внутри их коммерческого предложения — фотографии с производства в высоком качестве. Для каждого материала и измерительной единицы есть своя картинка. Если в КП указана продажа бетона, то на фотографиях мешки с бетоном, если в КП древесина, то ее обратка изображается на фотографии.
Задача: автоматизировать создание КП с динамическими изображениями.Изображения должны подтягиваться в КП в зависимости от типа товара и единицы измерения и других спецификаций.
Первый этап: стороннее приложение с Битрикс24.Маркета
Сначала мы решили эту задачу с помощью стороннего приложения и инструментов бизнес-процессов. Но на стороне приложения КП обрабатывались медленно, а иногда приложение обновлялось по несколько дней. К тому же подписка на Битрикс24.Маркет с января 2021 стала платной. В результате, клиент отказался от этого решения: выходило дорого и малоэффективно
Второй этап: настройка штатных инструментов Битрикс24 для формирования КП
Тогда наш специалист по внедрению, Александр Ефремов, подумал о другом решении: перенести шаблон КП в документы в CRM. Но в документах есть ограничения:
- Вес файла не должен превышать 2 Мб. А шаблон клиента из-за качественных картинок весил около 9 Мб.
- Конструктор документов не умеет менять картинки.
Чтобы обойти эти ограничения, Александр создал универсальные списки со спецификациями и изображениями, а затем с помощью бизнес-процессов прописал зависимость изображений от спецификаций.
В самом шаблоне КП изображений нет, поэтому его вес уменьшился до 200 Кб. Под картинки выделены специальные поля.
Как сотрудники создают КП в Битрикс24
Для формирования КП сотрудник заполняет форму для элемента КП: товаров, их количества и других параметров. Сотрудник может указать до 10-ти товаров за один раз.
После сохранения формы, сотрудник запускает из карточки CRM бизнес-процесс на формирование КП. Бизнес-процесс смотрит в заполненную форму со спецификациями, и в зависимости от значения полей подтягивает из универсальных списков нужные картинки.
Также в КП подтягиваются данные клиента из карточки компании. Если сотрудник находит ошибку, он может внести правки в карточку компании или в элемент и перезапустить процесс — сформируется обновленное КП.
Преимущества
Сейчас документы формируются за несколько секунд, потому что мы перенесли логику на штатные инструменты: вся информация обрабатывается внутри быстро и без ошибок.
При использовании стороннего приложения КП формировалось долго, потому что данные сначала передавались на сторонний сервер, потом возвращались в систему. Иногда приложение выдавало ошибки, подвисало или днями не работало. В результате приложение решало задачи заказчика неэффективно.
Результат
С помощью автоматизации формирования КП по индивидуальным запросам мы помогли уменьшить время, которое уходит на пресейл, и не потеряли в качестве. Также для повышения эффективности работы менеджеров с клиентами мы создали CRM-воронку, настроили обязательные поля и бизнес-процессы внутри карточек контактов, компаний и сделок.
