Если вы решились улучшить что-либо в компании, всегда будут люди, которые пойдут против новой системы. Даже если вы видите только плюсы в Битрикс24, то ваши подчиненные придумают причины, почему они не согласны с идеей. Важно понять, что это не делает их врагами компании — исполнители видят ситуацию с другого угла. Вам нужно принять, что:
- В первое время у сотрудников прибавится работы. Придется выполнять старые задачи и одновременно изучать новую систему;
- Сотрудники могут не понимать тех плюсов, которые вы видите в Битрикс24;
- Вам будут задавать вопросы и жаловаться;
- Первые дни система будет больше забирать внимание, чем давать свободное время.
Но успешное внедрение Битрикс24 даст вам огромное преимущество перед конкурентами в ближайшем будущем!
Главное — не сдаться на старте. Мы собрали советы для тех, кто внедряет новую систему в своей компании: владельцев бизнеса, руководителей и ответственных за проект.
Совет 1. Станьте хорошим примером для коллег: пользуйтесь Битрикс24 и рассказывайте о своих успехах
Ничто не демотивирует сотрудников так, как руководитель, который не использует систему сам. Как только вы освоили Битрикс24, рассказывайте коллегам о своих успехах. Если с Битрикс24 вы смогли автоматизировать процесс и сократить временные затраты на задачу — расскажите об этом. Если вам удалось навести порядок в документах и планировании — расскажите об этом. Отзывайтесь о новых возможностях положительно, но без фанатизма. «Продайте» окружающим идею. Поверьте, хороший пример заразителен, и лояльные сотрудники обязательно проникнутся вашим энтузиазмом.
Совет 2. Изучите систему или назначьте ответственного, который сделает это за вас
В компании должен быть человек, который возьмет на себя ответственность за обучение сотрудников. Он должен быстро ориентироваться в возможностях программы, охотно отвечать даже на самые неразумные вопросы и быть готовым помогать каждому, пока компания находится в переходном периоде. Если это не вы, то позаботьтесь о дополнительной мотивации для ответственного. Цель будет достигнута качественнее и быстрее, если назначить награду за успешное внедрение. Это может быть премия, подарочная карта или любой подарок, который сотрудник считает ценным. Перед началом проекта обговорите этот вопрос с тем, кого назначаете ответственным.
Совет 3. Устройте презентацию
Главная причина, по которой сотрудники могут сопротивляться новому, — это неосведомленность. Если вы не рассказали о плюсах системы сотрудникам и не проработали с ними возражения, то, скорее всего, они заполнят пробелы в знаниях критикой. Не позволяйте, чтобы у сотрудников самостоятельно складывалось впечатление о Битрикс24. Подготовьте открытую презентацию для всех работников, с возможностью задавать вопросы.
Что говорить на презентации? На первый план ставьте плюсы, которые будут ценны именно для сотрудников: автоматизация процессов, сокращение рутинной работы, минимизация ошибок. Понятно, что один из самых весомых плюсов для вас — это возможность лучше управлять компанией. Но не каждый сотрудник согласится, что это выгода для него лично. Не все подчиненные понимают, что хороший контроль в компании выводит бизнес на новый уровень, и это плюс не только для руководителя, но и для сотрудников.
Используйте в своем рассказе живые примеры и истории. Например, вот что говорит владелец компании «Информатика и Сервис»:
«У многих сотрудников наших клиентов возникают трудности с Битрикс24. Например, они не добавляют комментарии к задачам в системе, и руководитель не может отследить процесс или не понимает, почему задача не выполнена.
На семинарах, которые проводятся для клиентов, мы напоминаем одну вещь: действие, которое занимает в Битрикс 3 секунды, снимает ответственность за невыполненную работу. Смотрите: вам поступило задание отправить счет клиенту, но он пока не выслал свои реквизиты. Все, что надо сделать в системе — добавить комментарий, почему задача задерживается (не по вашей вине). В результате, благодаря этой возможности Битрикс24, вы избавляетесь от недовольства начальника».Владимир Севрук
В конце презентации подведите итог. Обозначьте, какие перспективы откроет внедрение системы. Объясните, что с Битрикс24 и компания, и сотрудники смогут увеличить доход.
Совет 4. Дайте сотрудникам инструменты, с которыми они самостоятельно изучат Битрикс24
Система проста и интуитивна. Здесь все основано на пользовательском опыте и здравом смысле. Чтобы работники адаптировались максимально быстро и легко, существуют вспомогательные инструменты и техподдержка:
Курс пользователя
В курсе описано, как работать с сервисом. Тут есть учебные интерактивные видео, которые включают выполнение заданий. Так пользователь сразу применяет знания на практике.
Тесты
Когда сотрудник изучил курс пользователя, он может пройти тест и получить сертификат. Сертификат подтверждает, что курс пройден успешно. Его можно добавить в CV или прикрепить к аттестации сотрудника.
Поддержка Битрикс24
Вопросы, которые появятся у ваших сотрудников, наверняка уже кто-то задавал ранее. Поддержка Битрикс24 собрала все ответы в одном месте. Также по ссылке можно изучить видеоматериал и адресовать свой вопрос службе поддержки.
Совет 5. Разработайте систему поощрений сотрудников, которые поддерживают новые возможности
Устройте для сотрудников игру или соревнования, в ходе которых они будут знакомиться с Битрикс24. Назначьте награды за освоение системы. Хорошей мотивацией, чтобы изучить что-то новое, всегда будут деньги и материальные бонусы. Позаботьтесь о том, чтобы условия игры или соревнований мог выполнить каждый. Не устанавливайте правила, которые позволят получить поощрения только самым быстрым. У каждого работника свой темп, поэтому дайте шанс неторопливым коллегам проникнуться новым порядком.
Чем награждать сотрудников?
Самое простое и эффективное — назначить премии тем, кто освоит систему. Второй хороший вариант — оплаченный выходной. Но если вы сомневаетесь, что эти варианты мотивируют сотрудников, спросите напрямую, чего они хотят. Совместное принятие решений сплотит команду уже на старте.
Почему денежная награда — это оправданная издержка?
Помните, ради чего вы вводите Битрикс24? Чтобы наладить рабочие процессы и увеличить прибыль. Чем быстрее ваши работники освоят новые правила, тем быстрее вы поднимите доход. Затраты на поощрения сотрудников многократно окупятся.
Как убедиться, что сотрудник изучил систему?
Дайте ему пройти тест.
Почему важно, чтобы все сотрудники были вовлечены в изменения в компании?
Изменения и улучшения в компании — это ценность. Любой бизнес должен меняться, чтобы соответствовать растущим запросам потребителя. Все изменения в компании начинаются с людей. Если сотрудник не желает адаптироваться, это может быть ярким сигналом владельцу, что он не успевает расти вместе с компанией. Пересмотрите свое отношение к сотрудникам, которые не желают улучшений вместе с вами.
Если вы чувствуете, что вам все еще нужна поддержка во внедрении Битрикс24, обратитесь к специалистам.
Приглашенные специалисты решат сложные задачи по запуску системы и помогут разобраться с интеграцией Битрикс24 в другие системы. Но инициатива и мотивация коллектива в первую очередь должны исходить от руководителя компании.
