Процесс миграции с устаревших систем на новые часто откладывается не столько из-за бюджета, сколько из боязни перемен в привычных процессах и опасений потерять накопленные данные. В статье мы рассказываем, как поэтапно внедряем систему управления продажами CRM 1С-Битрикс24, не теряя данные по продажам за 10 лет работы компании в старой 1С-ке.

Ситуация в компании заказчика:
успешный бизнес по дайвинг-турам и устаревшая система учета продаж в 1Cv7.7

Туроператор — яркая и успешная компания по организации дайвинг-туров по всему миру. Ему принадлежат собственные школы дайвинга в разных точках земного шара, курсы для любителей и инструкторов. За многие годы накоплена огромная база постоянных и преданных клиентов, количество которых продолжает расти.

При всей яркости бизнеса, менеджеры по продажам пользовались давно устаревшей системой учета на платформе 1Cv7.7, написанной под задачи компании более 10 лет назад «с нуля». Последние годы возможности старой системы банально перестали отвечать новым реалиям бизнеса: невозможно было работать удаленно через интернет, не было аналитики по накопленным данным, многие процессы уже изменились, а программа — нет. Связь с разработчиками старой системы тоже была утеряна.

Поскольку весь функционал старой системы (1Cv7.7) в свое время был написан «с нуля» под уникальные бизнес-процессы туроператора, ни одна из современных CRM-систем не предлагала аналогичных возможностей даже близко. Компания встала перед выбором новой программной платформы, на основе которой можно было бы сделать современную систему управления продажами туров и мощную систему аналитики накопленных за 10 лет клиентских данных.

Выбор пал на коробочный 1С-Битрикс24 — постоянно набирающую популярность CRM-систему, корпоративный портал и программную платформу для автоматизации уникальных бизнес-процессов.

Битрикс24 позволяет работать всем сотрудникам компании над самыми разнообразными задач в одной программе, легко интегрируется с веб-сайтом, электронной почтой и телефонией. Менеджерам отдела продаж нравится его простота и понятность, а руководителям — возможность видеть в целом, что происходит в компании.

Но как перенести из старой 1Cv7.7 в Битрикс24 накопленные за 10 лет данные по клиентам и поездкам? Можно ли будет сделать новый функционал аналитики продаж? Как расширить штатные возможности CRM Битрикс24 под управление групповыми туристическими поездками?

Специалисты компании Информатика и Сервис предложили перед началом большого внедрения выполнить пилотный проект:

• перенести из 1C «семерки» в 1С-Битрикс24 все данные по клиентам и продажам за 10 лет — «золотую» базу туроператора;
• разработать в CRM Битрикс24 функционал туристической поездки, аналогичный старому самописному функционалу в 1Сv7.7.

При успешной реализации пилотного проекта туроператор будет готов начать большое внедрение нового программного продукта в бизнес компании.

Пилотный проект

Миграция данных из 1Cv7.7 в CRM 1С-Битрикс24, разработка уникального функционала туристической поездки и не только

Нам удалось успешно выполнить пилотный проект благодаря разработке уникального функционала CRM Битрикс24. При этом были сохранены и бережно перенесены клиентские истории за последние 10 лет работы.

Миграция на 1С-Битрикс24

Миграция данных из одной системы в другую не всегда проходит так гладко, как может представляться. Особенно, когда ситуация осложнена огромным объемом информации и «самописной» системой-источником, с разработчиками которой нет контакта.

Мы перенесли данные по клиентам и продажам из старой 1С-ки в XML-файлы, а затем уже в CRM 1С-Битрикс24. Данных накопилось немало: за 10 лет в компании собрана огромная база контактов. Мы переместили все важные данные: каталог туристов и поездок, справочник билетов, отелей, транспортных кораблей, которые используются в дайвинг-турах.

Миграция прошла без проблем. Но сотрудники компании нуждались в привычных сценариях работы со справочниками данных и в модуле «Поездки», где менеджеры делали групповые туры с фильтром по странам, типам тура и другим опциям.

Для этого был модифицирован функционал Битрикс24, при этом удалось сохранить привычный для менеджеров сценарий работы и даже расширить возможности старой системы. Специалисты компании Информатика и Сервис адаптировали Битрикс24 к особенностям работы дайвинг-компании, чтобы менеджерам было еще удобнее оформлять туры.

Забегая вперед, скажем, что самый интересный функционал в новой CRM Битрикс24 находится еще в доработке, но уже выглядит перспективным решением для туристического бизнеса в целом.

Создание дополнительного интерфейса «Карточка поездки»

Менеджерам туроператора нужно создавать групповые поездки, например, поездку на 100 человек по Карибскому морю на судне. Эта функция была ранее реализована в самописном модуле 1Сv7.7 «Поездки».

Мы разработали необходимый именно дайвинговой компании функционал, доработав стандартные возможности Битрикс24.

Например «карточку поездки» мы разработали на основе интерфейса группы — штатного функционала Битрикс24. В новом окне менеджеру поездки очень удобно собирать всех потенциальных участников тура. Здесь же он видит, кто из участников уже оплатил тур и как скоро наберется нужная сумма, чтобы поездка состоялась.

В карточке доступны популярные типы поездок, которые можно выбрать из выпадающего меню: «сафари», «дейли-дайвинг» и «экотуризм».

Так выглядит окно карточки поездки

Расширение функций редактирования справочников Битрикс24

Поля, которые можно выбрать в карточке поездки, нельзя редактировать в стандартном Битрикс24. Поэтому потребовалось расширить его стартовые возможности. Теперь руководители компании могут удалять или создавать новые поля в соответствующем пункте настроек. При необходимости это могут сделать и пользователи с правами на редактирование.

В этом окне руководители могут перейти к созданию новых пользовательских полей

При необходимости пользователь с нужными правами может добавить дополнительные данные. Например, можно ввести новые суда или регионы.

Модернизация сделок в CRM Битрикс24 + возможность добавлять клиентов

В стандартном варианте CRM Битрикс24 нельзя было добавлять в сделку более 1 клиента. Но это неприемлемо для групповых туров, в которых может участвовать до 100 человек. После внедрения такой доработки менеджеры смогут добавлять несколько контактов в поле «туристы» (на скриншоте). Это также позволяет подсчитать общую сумму по туру. И все контакты под рукой.

В разделе «Дополнительно» появилась возможность выбрать туристов, участвующих в сделке

Собрали все сделки в интерфейсе общей поездки

Мы сделали в карточке поездки возможность просматривать количество сделок, привязанных к группе тура. С каждым туристом в системе заключается отдельная сделка, а в карточке общего тура, сделанной нами, менеджер «собирает» всех участников. Теперь все сделки с каждым туристом и суммы по ним видны в одном окне. И сразу понятно, собрано ли достаточное количество денег, чтобы групповой тур состоялся.

Список сделок в карточке поездки

Подключение всех актуальных услуг к туру в виде списка товаров

Главное улучшение также касается модуля «Поездки». Мы реализовали функцию автоматического подключения сопутствующих услуг из каталога товаров Битрикс24, собранного менеджерами компании. Представьте, что к менеджеру подходит клиент и просит подобрать дайвинг-тур в Египте. Ему нужно быстро «набросать» тур и сказать его стоимость. В доработанном функционале Битрикс24 это можно сделать легко и быстро.

Менеджер заводит карточку, выбирает страну — Египет. Тут же в системе он может быстро собрать вместе все релевантные туру услуги. Это авиабилеты, отели по маршруту, местные проверенные суда для дайвинга и так далее. Из актуального, обновляемого менеджерами каталога можно за считанные минуты собрать тур «от и до». Вся работа идет прямо в карточке тура, не нужно прикладывать никаких дополнительных усилий для поиска товаров.

Это экономит время менеджеров и позволяет быстро предложить клиенту услугу, которую он хочет. В результате, при уменьшении затрат времени, менеджеры туроператора смогут оформлять больше сделок в течение рабочего дня.

Окно товаров в каточке поездки

Список товаров, которые можно добавить в поездку

Результат работы и выводы

В рамках пилотного проекта мы успешно выполнили запланированные задачи и показали клиенту возможности 1С-Битрикс24 для автоматизации его уникальных бизнес-процессов.

Все данные о продажах перенесены из старой системы в новую. Стандартная карточка сделки в CRM 1С-Битрикс24 переработана под требования туроператора. Функционал группы дополнен интерфейсом карточки поездки. Менеджер быстро формирует тур, прямо при клиенте рассчитывая стоимость, так как все данные из справочников и баз доступны здесь же. Можно за минуты сформировать тур с окончательной ценой, с расчетом скидок. В том числе, и групповые туры.

Впереди следующие этапы внедрения Битрикс24 в работу туроператора и полный отказ от старой 1С «семерки».

В перспективе, наше решение может стать своеобразным быстрым конструктором услуг в CRM Битрикс24 для прямых продаж в офисе туристических компаний.