Автоматизация бизнес-процесса создания документации в Битрикс24

Шаг за шагом: автоматизируем бизнес-процессы и получаем выгоды

Бизнес-процессом называется последовательность действий, выполнение которых приводит к конкретному результату − созданию продукта или услуги. Как правило, бизнес-процессы носят регулярный и повторяющийся характер, поэтому их можно и нужно автоматизировать.

Пожалуй, в любой компании есть стандартные бизнес-процессы, которые не зависят от вида деятельности (оплата счетов, подготовка и отправка накладных, оформление заявлений или отпусков сотрудников и пр.), и уникальные − они определяются отраслью и спецификой самой организации в отличие от конкурентов. К примеру, для студии дизайна интерьеров − это будет подготовка дизайн-проекта, для интернет-агентства − разработка сайта или маркетинговой стратегии, для экспедитора − доставка товара и т.д. При этом у каждой фирмы, даже совсем небольшой, бизнес-процессов может быть довольно много.

Что дает автоматизация бизнес-процессов?

Прежде чем автоматизировать бизнес-процессы, сначала их надо упорядочить и регламентировать. Это нужно для того, чтобы сотрудники знали четкий алгоритм своих действий по выполнению той или иной производственной задачи, а руководители могли этим процессом управлять.

Первый шаг — это создание инструкций на любых носителях (на бумаге или в цифре). Но даже неукоснительное соблюдение установленных правил в этом случае не избавляет от возможных ошибок, а иногда и вовсе усложняет руководителю поиск ответственных.

Так что высший пилотаж — это внедрение автоматизированных решений, когда система по заранее прописанному сценарию подсказывает, что нужно делать в тот или иной момент времени.

Пропустить важный шаг просто-напросто не получится. Каждый этап реализуется в заданной последовательности, всем задействованным сотрудникам отводится определенная роль, а руководитель всегда имеет возможность узнать статус выполнения задач.

При автоматизации бизнес-процессов персонал может не тратить рабочее время на рутинные операции, а сосредоточиться на основной деятельности.

Бизнес-процессы в Битрикс24: реальный кейс

В Битрикс24 есть возможность настройки бизнес-процессов. Правда, конструктор доступен не на всех тарифах. "Информатика и Сервис" в общей сложности выполнила около 120 подобных проектов для разных компаний и готова поделиться опытом.

Летом 2017 года мы автоматизировали бизнес-процесс по созданию конструкторской и технической документации (КТД) для компании, занимающейся разработкой систем кондиционирования. Что конкретно сделано и какой эффект получен?

Для начала мы подробно обсудили с заказчиком все детали процесса. В этой деятельности занято до 10 человек, и мы общались с каждым из них, чтобы полностью разобраться в том, как в компании ведется разработка КТД.

В результате сформировали блок-схему, которая описывает алгоритм действий в рамках бизнес-процесса. На каждом этапе определено, кто и за что отвечает. Таким образом, при постановке стандартных задач их не нужно каждый раз вводить вручную − это происходит в автоматическом режиме.

Подробно о бизнес-процессе

Бизнес-процесс разделен на 5 стадий: вступление, проверка, оценка, разработка и окончание. В реальности его прохождение выглядит примерно так: поступает заявка от клиента; сотрудники проверяют исходные данные; проводят оценку ТЗ, его выполнимость; разрабатывают КД и ТД; передают готовую документацию в архив. Это только самый верхний уровень. Каждый этап разбит на множество мелких задач. В общем виде это и есть карта, или маршрут бизнес-процесса.

Процесс

Начинается он с формы запуска, похожей на шаблон постановки задачи из специального модуля Битрикс24. Кроме стандартных пунктов типа ответственного и срока выполнения, мы дополнили шаблон нестандартными, кастомными действиями. В частности, добавили постановщика (при создании задачи система отправляет уведомление не только исполнителю, но и постановщику). Кроме того, дописали информацию о сотруднике – должность, контакты. При этом роли распределили без привязки к конкретным специалистам.

Форма сразу включает в себя описание задачи. Этот текст подготовлен заранее, его не нужно заново набирать и редактировать − он подтягивается автоматически.

Процесс переходит на следующий этап (так называемый статус), только если выполнен предыдущий. Скажем, если заказчик не предоставил достаточно данных, то заявка при проверке вернется на исходную позицию. Или если окажется, что компания не обладает достаточными ресурсами для реализации проекта, то после соответствующей оценки заявка не попадет на стадию реализации, а будет отклонена. Для этого тоже есть стандартная форма ответа. Ответственный сотрудник не должен самостоятельно его сочинять.

Если документация успешно разработана, то проект передается архивариусу, а задача получает статус выполненной. При этом вся история операций сохраняется в системе. К ней можно обратиться в любой момент. Это особенно важно при возникновении конфликтных ситуаций. Весь процесс выглядит абсолютно прозрачно. Руководитель может проверить действия любого сотрудника. Перевести стрелки не удастся.

Выводы

Прежде всего автоматизация бизнес-процессов экономит рабочее время. Стандартные действия можно доверить системе, а самим заняться более важными делами. Вы можете быть уверены, что вовремя получите нужные уведомления и ничего не пропустите.

Блок-схема, описывающая алгоритм действий всех причастных сотрудников, должна быть максимально удобной и работоспособной. Настроенный бизнес-процесс не статичен, его всегда можно усовершенствовать. Это пригодится, если обнаружились лишние действия, от которых можно отказаться, или, наоборот, возникли новые задачи.

Руководитель всегда может провести работу над ошибками, выявить слабые места и оптимизировать процесс. Всю историю можно отсортировать по статусу, исполнителям и остальным фильтрам.

Кому подходит?

Автоматизация бизнес-процессов актуальна для любого бизнеса независимо от масштаба и вида деятельности. Просто практика показывает, что крупные компании имеют возможность автоматизировать все процессы, вплоть до оформления больничных и отпусков сотрудников. Малые − автоматизируют только основные бизнес-процессы, а остальные выполняют по старинке.

Важно отметить, что автоматизировать бизнес-процессы вовсе недорого. Штатные инструменты Битрикс24 уже дают широкие возможности. А "Информатика и Сервис" готова доработать эти решения и настроить бизнес-процессы с учетом особенностей вашего бизнеса. Нюансов всегда предостаточно и их нужно учесть, чтобы процессы работали, как часы.