Рассказываем, почему база знаний — полезный инструмент для компании и как она может помочь бизнесу.
Основные функции базы знаний
База знаний позволяет собрать документы компании в одном месте — облачном хранилище. Воспользоваться базой можно с компьютера, планшета или телефона из любой точки мира. Основное условие — наличие интернет-соединения, однако есть и базы знаний, которые располагаются на сервере компании.
Статьи в базе структурированы с помощью папок, а к каждому документу прикрепляются файлы или изображения. Быстро найти нужную статью или инструкцию можно с помощью функции поиска: достаточно ввести запрос или ключевое слово, а затем открыть нужный документ.
Доступ к ресурсу можно выдавать всем сотрудникам или только отдельным их категориям, при этом раздавая разные права. Одни сотрудники смогут только читать статьи, другие — редактировать. Документы также поддерживают функцию совместной работы.
Разные компании пользуются одними и теми же возможностями базы знаний: создают статьи, структурируют информацию, составляют инструкции и сообщают о новостях. В чём конкретно состоит общая польза базы знаний для организации мы рассказываем дальше.
Польза базы знаний для компании
Большинство компаний со временем сталкиваются с необходимостью внедрения базы знаний. Это связано с тем, что количество информации увеличивается, её нужно структурировать и поместить в удобное для доступа всех сотрудников место.
Следующие преимущества использования базы знаний отмечают в любой компании:
Ускоренная адаптация новых сотрудников
В первую очередь база знаний полезна для новых сотрудников, если добавить в неё должностные инструкции, регламент и общие сведения о компании и её деятельности. База знаний играет большую роль в адаптации новичков и экономии времени на их обучении.
Быстрый поиск нужных документов
Мгновенный доступ к новостям, статьям по определённым темам и другим документам — это второе преимущество для компании. Любой сотрудник, у которого есть доступ к базе знаний, может в любой момент найти нужную информацию, не обращаясь при этом к своему руководителю или коллегам.
Единый стиль всех файлов
Удобство использований базы знаний состоит не только в том, что все документы находятся в одном месте и в них легко ориентироваться, но также в том, что все файлы представлены в едином стиле. Глаза читателя быстро привыкают к цветовому оформлению и шрифтам, поэтому в базе знаний легче ориентироваться, чем в разрозненных документах.
Эти и другие преимущества вы найдёте в Атлас24 — базе знаний для компаний, с которой бизнес работает. Атлас24 — это сервис для хранения документов в единой системе с мгновенным доступом и удобным поиском. Базу знаний можно интегрировать с Битрикс24 и AmoCRM.
