К любому подходу полезным дополнением может стать база знаний, где будет собрана вся информация для новых сотрудников, а также должностные инструкции.
Основные функции базы знаний
Чтобы разобраться в том, чем база знаний может помочь в адаптации нового сотрудника, нужно понять её основные возможности и преимущества для бизнеса в целом.
База знаний — это справочник, где сотрудники могут найти информацию различного рода: инструкции, графики, формы, рекомендации и т.д. Удобство такого справочника заключается в том, что вся информация находится в одной системе, она структурирована и защищена шифрованием.
В базах знаний удобно искать те или иные статьи, инструкции и другие материалы. На скриншоте вы можете увидеть, как реализована функция поиска в базе знаний Атлас24.
Базы знаний особенно полезны сотрудникам на удалённой работе, так как доступ к ним можно получить из любой точки мира. В справочнике предусмотрена возможность поиска по ключевым словам, что помогает быстро найти определённый раздел или статью.
Плюсы базы знаний для новых сотрудников
В первую очередь, для новичков базы знаний могут служить местом для быстрого поиска ответов на технические и организационные вопросы. В этом случае они будут экономить время своего руководителя и смогут сами найти нужную им информацию.
Базы знаний рекомендуется грамотно разбивать на удобные структурированные разделы с понятными названиями. Это ускорит поиск информации и снимет излишнее напряжение, так как глаза могут уставать от большого количества запутанных ссылок, а мозг — от большого количества незакрытых вопросов.
Для таких случаев удобно создать раздел под названием «Ответы на частые вопросы», чтобы сотрудник мог сразу найти полезную информацию и закрыть даже те вопросы, которые у него ещё не возникли.
Структуру базы знаний нужно продумать заранее. Разделы и подразделы должны быть понятны новым сотрудникам. Например, можно создать раздел «Маркетинг», а в него поместить подраздел «Алгоритм работы» с инструкциями и необходимыми документами.
Интеграция базы знаний с CRM
Возможность интеграции базы знаний с CRM-системой особенно важна, так как использовать одну программу для хранения информации и управления бизнес-процессами удобно.
Базу знаний Атлас24 можно интегрировать с Битрикс24 и AmoCRM в 3 клика. Сотрудники будут получать доступ к справочнику из привычного интерфейса корпоративной системы. Для разных проектов с 1 аккаунта можно создать неограниченное количество баз знаний, и к каждой выдавать отдельный доступ, распределить роли и предоставить права на редактирование одного документа или целой папки.
Вы сможете использовать встроенный текстовый редактор, чтобы добавлять документы, не выходя из вашей CRM. Сотрудники получат возможность оставлять комментарии к статье в базе, если возникает какой-то дополнительный вопрос по теме. Эти же комментарии можно удалить после того, как вопрос будет решён.
Статьями из базы знаний удобно делиться: просто скопируйте уникальный адрес статьи и отправьте ссылку сотруднику, когда нужно дать расширенный ответ на его вопрос.
С помощью базы знаний время адаптации новых сотрудников можно сократить до 3 дней.
Атлас24 — это облачный сервис и получить к нему доступ можно из любой точки мира с любого устройства. Для работы с базой знаний нужен будет только интернет.
