Мы написали эту статью, чтобы работа с базой знаний «Атлас24» или другим ресурсом по организации корпоративной энциклопедии была эффективна.

Для чего нужна база знаний?

Этот инструмент поможет вам избежать хаоса в документации и сократить рутинную работу. Сотрудникам не надо будет тратить время коллег и задавать одни и те же вопросы — вместо этого достаточно кликнуть по ссылке нужного раздела базы знаний.

Каждый сотрудник знает свои задачи, роли коллег, может помочь с проблемой или найти решение своей. Однако на практике есть нюансы. Мало просто создать и заполнить базу знаний. Тем более не стоит делать это «нахрапом». Рекомендуем разделить процесс на несколько шагов: сначала соберите контент, потом определитесь с классификацией и оформлением.

Шаг первый: с чего начать?

Создайте папку «Основные инструкции», попросите представителя hr и редактора подобрать и оформить документы. 

Отталкивайтесь от той информации, которую чаще всего запрашивают сотрудники, например:

• инструкции по организации рабочего времени;
• правила компании;
• инструкции по эксплуатации рабочей техники;
• шаблоны документов на отпуск и больничный;
• стандартные указания и рекомендации для непредвиденных ситуаций на рабочем месте;
• памятки для новичков.

Структуризация — преимущество базы знаний перед другими хранилищами. В «Атлас24» можно распределить файлы по тематическим папкам и указать ключевые слова к каждому документу, чтобы облегчить поиск.

Шаг второй: вовлечённость

Распределите роли и задействуйте каждого в создании базы знаний, обсудите, какой тип информации первым «переедет» на новый ресурс.

Чтобы добавить веселья в этот процесс, можно устроить небольшое соревнование. Подготовьте подарочные карты в качестве мотивации. Объявите о проведении «марафона знаний», обозначьте сроки, чтобы каждый сотрудник мог принять участие. Пусть сбор материала для заполнения базы знаний пройдет в игровом ключе — наградите авторов наиболее полезных идей.

В процессе коллеги будут общаться друг с другом, обмениваться опытом и важной информацией, вместе создавать документы, редактировать их и находить спорные моменты в организации бизнес-процессов компании. Уже на этом этапе база данных начнёт выполнять свою функцию.

Шаг третий: распределяем роли

База знаний — живой инструмент, над которым должны работать живые люди, чтобы она не превратилась в свалку контента. Каждому разделу нужен «опекун» — эксперт, который сможет заполнить пробелы и ответить на вопросы.

Назначьте ответственного за заполнение базы знаний в каждом отделе, чтобы статьи вносились последовательно

После назначения эксперта, опросите сотрудников разных отделов поделиться профессиональной информацией и экспертными знаниями: какими документами и инструкциями для выполнения рабочих задач они пользуются чаще всего.

Пусть сотрудники каждого отдела заполнят созданные ранее черновые папки, а ответственный следит за тем, чтобы документы и данные не дублировались

В «Атлас24» — древовидная структура папок для удобной организации информации, поисковик для быстрого поиска, облако тегов, встроенные текстовый редактор с возможностью поделиться мультимедийными файлами.

Сделайте задачу по актуализации документов в зоне ответственности каждого руководителя/менеджера ежемесячной

Используйте понятные названия страниц. Цель каждой статьи в вашей базе знаний должна быть предельно ясна. Всегда ставьте вопрос, на который отвечает ваш документ.

Не пренебрегайте расстановкой тегов к каждому документу  —  в дальнейшем это сможет существенно облегчить работу с базой для фильтрации информации при поиске и просмотре.

Шаг четвёртый: формируем привычку заглядывать в корпоративную энциклопедию 

Вводим правило: отвечать на вопросы коллег статьёй из базы знаний. Нет нужного материала? Напишите его, разместите в базе — и отвечайте ссылкой. 

Изменения и улучшения в компании — это ценность. Любой бизнес должен меняться, чтобы соответствовать растущим запросам потребителя. Все изменения начинаются с людей.

Надеемся, эта статья поможет создать единое информационное пространство внутри компании и устная традиция сохранения знаний канет в Лету. Если вам понравилось — зарегистрируйтесь в «Алтас24» и подпишитесь на наш блог, если хотите получать уведомления о новых статьях.