В качестве площадки для базы знаний можно использовать гугл-диск, еверноут или специализированные программы, например, Confluence, Notion, или конструктор сайтов, например, тильду.
На что обратить внимание при подборе сервиса для организации базы знании компании? — Отвечаем: подходящий для базы знаний сервис соответствует следующим параметрам:
Внутренний поисковик.
Базу знаний создают, чтобы упорядочить информацию, собрать все документы в одном месте и не тратить пол рабочего дня на поиск нужного документа. Выбирайте сервис с внутренним поисковиком и облаком тегов.
Функциональный текстовый редактор, чтобы размещать и текст, и изображения, и мультимедиа файлы, и таблицы, и код.
Вы можете использовать в качестве сервиса конструктор сайтов или платформы, работающие с вики-разметкой. Вики-разметка — инструмент негибкий и непростой в использовании: нужны специальные навыки. Для работы в конструкторе сайтов нужно дополнительными навыками верстки, однако этот инструмент гибкий: можно менять стили и создавать дизайн. По нашему опыту, в 99% случаях для работы в базе знаний достаточно удобного текстового редактора.
Инструменты структурирования информации.
Например, базу знаний можно создать и на гугл-диске, но найти нужную папку или бегло просмотреть содержимое в ворохе документов — не так-то просто. В специализированных программах часто используется древовидная структура папок. Оптимально создавать двухуровневую структуру. Она наиболее удобна для структурирования информации и беглого знакомства с содержимом папок.
Возможность делать бэкапы и скачивать файлы из базы знаний.
Бэкапы обеспечивают безопасность и сохранность информации. Делайте их регулярно, чтобы ни одна случайность не уничтожила ваши файлы.
Настройки доступа, чтобы новичок случайно не удалил годы работы.
Выставляйте права доступа, корректируйте их, предпочтительно выбирать сервисы с гибкими правами: только чтение, чтение и редактирование или ограничение доступа к выбранным файлам.
Возможность просматривать изменения.
Если новичок все же добрался до ваших документов, вы быстро восстановите прежнюю версию.
Уникальный урл каждой статьи.
Чтобы не копировать текст статьи и не объяснять, где лежит нужный файл, а в ответ на вопрос просто отправлять ссылку.
Техподдержка и инструкции по работе в сервисе.
Даже с простыми минималистичными интерфейсами могут возникнуть трудности. В хороших сервисах объясняют и показывают, как оптимально работать с инструментами.
Стабильность работы сервиса.
Все кнопки прожимаются, файлы сохраняются и прогружаются за секунды, программа не вылетает из-за того, что вы переключились между вкладками.
Скорость работы.
Никому не хочется ждать несколько минут, пока прогрузиться страница. Например, одна компания рассказала, почему им пришлось сменить сервис для базы знаний. Среди прочего, сотрудники жаловались на низкую скорости работы сервиса.
Возможность интеграции с другими системами и работы в отдельном окне.
Если вы, например, работаете в Битрикс24, то выберете сервис, который поддерживает интеграцию, то есть открывается как в окне Битрикс24, так и отдельно, или приложение для Битрикс24. Чтобы сэкономить ваше время, мы протестировали их, сделали обзор и составили сравнительную таблицу.
Если все пункты вы отметили «плюсиками», то перед вами стоящий сервис. Однако даже самый прогрессивный сервис не заменит работу с людьми. Работа над базой знаний начинается с команды, с организации процесса. Хороший сервис лишь дополнит и способствует обмену информацией, взаимообучению и развитию сотрудников. О том, как организовать создание базы знаний, которая поможет компании развиваться, читайте здесь.
