Информатика и Сервис
Помогаем бизнесу развиваться
Санкт-Петербург
Санкт-Петербург
Москва
+7 (800) 333-66-24
+7 (812) 309-36-41
+7 (495) ​504-36-43
Пн - Пт: с 09.30 - 18.00
Заказать звонок
Обуховской обороны 112к2И
0
Битрикс24
  • Купить
    • Новые облачные тарифы
    • Продление текущих тарифов
    • Коробочный 1С-Битрикс24
  • Внедрение
  • Битрикс24.Маркет
  • Интеграция
  • Доработка коробки
  • Техподдержка
  • Приложения
    • CRM для обслуживания компьютеров
    • CRM для промышленного сектора
    • CRM для цветочного магазина
  • Аудит использования Битрикс24
  • Сертифицированная версия Битрикс24
Admin24
Атлас24
ИТ-аутсорсинг
  • Аудит ИТ-инфраструктуры
  • Абонентское обслуживание компьютеров
  • Абонентское обслуживание ИТ-инфраструктуры
  • Техподдержка по заявкам
  • Цифровая трансформация бизнеса
  • Виртуальная инфраструктура
  • Другие услуги
Магазин ПО
  • Битрикс24
  • Admin24 — Service Desk
  • Атлас24 – база знаний
  • 1С
  • CMS 1С-Битрикс
  • ПО для бизнеса
Проекты
  • Битрикс24
  • ИТ-аутсорсинг
  • Веб-разработка
Блог
О компании
  • Контакты
  • Команда
  • Партнерская программа
  • Вакансии
  • Отзывы клиентов
    Информатика и Сервис
    Битрикс24
    • Купить
      • Новые облачные тарифы
      • Продление текущих тарифов
      • Коробочный 1С-Битрикс24
    • Внедрение
    • Битрикс24.Маркет
    • Интеграция
    • Доработка коробки
    • Техподдержка
    • Приложения
      • CRM для обслуживания компьютеров
      • CRM для промышленного сектора
      • CRM для цветочного магазина
    • Аудит использования Битрикс24
    • Сертифицированная версия Битрикс24
    Admin24
    Атлас24
    ИТ-аутсорсинг
    • Аудит ИТ-инфраструктуры
    • Абонентское обслуживание компьютеров
    • Абонентское обслуживание ИТ-инфраструктуры
    • Техподдержка по заявкам
    • Цифровая трансформация бизнеса
    • Виртуальная инфраструктура
    • Другие услуги
    Магазин ПО
    • Битрикс24
    • Admin24 — Service Desk
    • Атлас24 – база знаний
    • 1С
    • CMS 1С-Битрикс
    • ПО для бизнеса
    Проекты
    • Битрикс24
    • ИТ-аутсорсинг
    • Веб-разработка
    Блог
    О компании
    • Контакты
    • Команда
    • Партнерская программа
    • Вакансии
    • Отзывы клиентов
      0
      +7 (812) 309-36-41 | 8 (800) 333-66-24
      Информатика и Сервис
      0
      • Битрикс24
        • Назад
        • Битрикс24
        • Купить
          • Назад
          • Купить
          • Новые облачные тарифы
          • Продление текущих тарифов
          • Коробочный 1С-Битрикс24
        • Внедрение
        • Битрикс24.Маркет
        • Интеграция
        • Доработка коробки
        • Техподдержка
        • Приложения
          • Назад
          • Приложения
          • CRM для обслуживания компьютеров
          • CRM для промышленного сектора
          • CRM для цветочного магазина
        • Аудит использования Битрикс24
        • Сертифицированная версия Битрикс24
      • Admin24
      • Атлас24
      • ИТ-аутсорсинг
        • Назад
        • ИТ-аутсорсинг
        • Аудит ИТ-инфраструктуры
        • Абонентское обслуживание компьютеров
        • Абонентское обслуживание ИТ-инфраструктуры
        • Техподдержка по заявкам
        • Цифровая трансформация бизнеса
        • Виртуальная инфраструктура
        • Другие услуги
      • Магазин ПО
        • Назад
        • Магазин ПО
        • Битрикс24
        • Admin24 — Service Desk
        • Атлас24 – база знаний
        • 1С
        • CMS 1С-Битрикс
        • ПО для бизнеса
      • Проекты
        • Назад
        • Проекты
        • Битрикс24
        • ИТ-аутсорсинг
        • Веб-разработка
      • Блог
      • О компании
        • Назад
        • О компании
        • Контакты
        • Команда
        • Партнерская программа
        • Вакансии
        • Отзывы клиентов
      • Мой кабинет
      • Корзина0
      • Санкт-Петербург
        • Назад
        • Города
        • Санкт-Петербург
        • Москва
      • 8 (800) 333-66-24
        • Назад
        • Телефоны
        • +7 (800) 333-66-24
        • +7 (812) 309-36-41
        • +7 (495) ​504-36-43
        • Заказать звонок
      Обуховской обороны 112к2И
      mail@infoservice.ru
      • Facebook
      • Вконтакте
      • Instagram
      • YouTube

      Какие ошибки вы можете совершить, работая с базой знаний

      Время прочтения: 12 минут

      Подписаться на блог

      Какие ошибки вы можете совершить, работая с базой знаний
      • Главная
      • Блог
      • Какие ошибки вы можете совершить, работая с базой знаний

      Какие ошибки вы можете совершить, работая с базой знаний

      Мы проанализировали ситуации, с которыми сталкивались наши клиенты и выделили ряд типовых ошибок, о которых хотим рассказать в этой статье.

      Итак, как не свести на корню проделанную работу по созданию базы знаний и не превратить инструмент в балласт?

      Принцип “работает — не трогай” в случае с базой знаний не работает: ее-то как раз “трогать” нужно регулярно. Надеяться на то, что удастся создать базу, которая потом будет жить сама — неверный подход. Важно понимать, что база знаний компании — не районная библиотека.

      Для долгой и красивой жизни базы знаний важны три составляющие: качественный контент, регулярная актуализация информации, плюс вовлечение всех сотрудников в процесс.

      Ошибка №1: база знаний не отвечает потребностям сотрудников

      Сотрудники продолжают пользоваться старыми инструментами и игнорируют базу знаний? Причин может быть несколько: от непонятной структуры ресурса до неактуальности собранных в базе материалов. Поэтому важно получать обратную связь от коллектива: создайте чат, выложите инструкцию по работе с базой данных, пусть сотрудники перечислят с какими типовыми проблемами и вопросами они сталкиваются чаще всего. 

      Признаки хорошей базы знаний:

      • Материалы понятно структурированы, легко найти нужную ссылку.
      • Базу легко редактировать: добавлять новые разделы и списки.
      • Есть инструкция по применению, которая учит команду пользоваться базой.

      Ошибка №2: не поддерживать информацию в актуальном состоянии

      Базы знаний устаревают очень быстро. Ресурс полезен, пока добавляются тэги к статьям, пока вносятся новые версии документации, пока указывается к какому проекту относится решение и т.д. — в противном случае он становится уже источником дезинформации. Актуальность документации базы знаний поддерживать необходимо.

      Ищите темы для новых статей в базу знаний, отмечая частые вопросы коллег. Пусть сотрудники фиксируют проблемы новичков, чтобы гайд для новых сотрудников обновлялся регулярно. Предложите коллегам раз в неделю делиться в специальном статьями или книгами, прокачивающими soft skills.

      Ошибка №3: не назначить ответственного за базу знаний

      Нет ответственного — никто не следит за тем, чтобы информация не дублировалась, за тем, чтобы она была актуальной. Задача ответственного  модерировать статьи перед добавлением и ежемесячно проводить ревизию базы знаний и правильно размещать документы на ресурсе.

      Ошибка номер 4: отсутствие редакционной политики

      База знаний без наблюдения, без четкой редакционной политики превращается в выручай-комнату из Гарри Поттера — загадочную свалку, где, согласно легендам, может найтись что угодно, но, увы, далеко не всегда.

      Если тексты вашей базы знаний состоят из разноцветных абзацев, написанных разными шрифтами — это плохо. Создайте памятку с правилами оформления и структурой документов. Обозначьте, какой шрифт и интервал вы используете для документов, какой кегль для заголовков, а какой — для основного текста. Примените эти правила при написании договоров, отчетов, писем, сообщений, текстов задач и комментариев к ним.

      Ошибка номер 5: над добавлением информации в базу знаний работает лишь часть коллектива 

      Только если весь коллектив вносит свой вклад в базу знаний она работает эффективно.Помните про папку-рубрикатор? Не забудьте предоставить право доступа к ней всем сотрудникам. Пусть вся команда вносит свой вклад, помогая добавлять и обновлять инструкции. А вот к остальным документам наоборот, права на редактирование ограничить, чтобы по чьей-нибудь ошибке не потерять важную информацию. Управление базой знаний – это не про технологии. Это про людей, процессы и дисциплину.  Если не напоминать сотрудникам, не создавать информационный фон, то базой будут пользоваться все реже. Инструмент станет неполноценным, “хромоногим”, а потом умрет. Старайтесь мотивировать сотрудников за работу над базой, старайтесь сделать ее средой сплочения и взаимодействия коллектива. 

      Резюмируем список ошибок, которые лучше предупредить, чем исправлять:

      • не поддерживать информацию в актуальном состоянии;
      • содержимое базы знаний не отвечает задачам
      • не назначить ответственного за ведение базы;
      • заполнять без редакционной политики;
      • не вовлечь всех сотрудников в работу с базой знаний.

      Надеемся, эта небольшая статья поможет вашей базе знаний избежать участи кладбища информации. А о том, как пошагово создать базу знаний для вашей компании читайте в статье про “Атлас24”.


      Создайте сейчас свою базу знаний «Атлас24»

      Зарегистрироваться

      Хотите узнать подробнее о Базе знаний?

      Оставьте заявку и мы свяжемся с вами в течение рабочего дня.

      Назад к списку Следующая статья
      Темы блога
      • База знаний6
      • Битрикс2457
      • Импортозамещение ИТ1
      • ИТ-аутсорсинг7
      • Облака1
      • ЭДО2
      Это интересно
      • корпоративная база знаний
        Как выбрать сервис для организации базы знаний: обзор приложений для Битрикс24
      • корпоративная база знаний
        Как выбрать сервис для организации базы знаний: чек-лист
      • корпоративная база знаний
        Корпоративная база знаний для тех, кто сомневается: четыре шага от создания до использования
      • корпоративная база знаний
        Как создать базу знаний, которая поможет компании развиваться
      • корпоративная база знаний
        Как создать базу знаний в AmoCRM
      Облако тегов
      Битрикс24 переход на ЭДО эдо электронный документооборот
      Подписывайтесь на новости и акции:
      Компания
      Контакты
      Команда
      Партнерская программа
      Вакансии
      Отзывы клиентов
      Каталог
      Облачный Битрикс24
      Коробочный 1С-Битрикс24
      Программное обеспечение
      Услуги
      Битрикс24
      Admin24
      ИТ-аутсорсинг
      Внедрение Битрикс24
      Информация
      Оферты
      Оплата и доставка
      Документы
      Наши контакты

      +7 (800) 333-66-24
      +7 (812) 309-36-41
      +7 (495) ​504-36-43
      Пн - Пт: с 09.30 - 18.00
      Обуховской обороны 112к2И
      mail@infoservice.ru
      © 1999 – 2022 «Информатика и Сервис», ООО «ИНФОТЕХ» ИНН 7810498732
      Обращаем ваше внимание на то, что данный сайт и все информационные материалы, каталоги, статьи и цены, размещенные на сайте, носят информационный характер и ни при каких условиях не являются публичной офертой, определяемой положениями статьи 437 (2), Гражданского кодекса Российской Федерации.
      0