Как выбрать сервис для организации базы знаний: обзор приложений для Битрикс24

В предыдущей статье мы рассказали, каким требованиям должен отвечать подходящий для базы знаний сервис. С помощью этого чек-листа мы протестировали 6 приложений для организации базы знаний в Битрикс24: одно штатное и пять партнерских. Базы знаний расположены в порядке убывания по количеству установок. 

Штатная база знаний Битрикс24.

Она появляется автоматически даже в бесплатной версии Битрикс24 и предлагает создать базу знаний по шаблону или с чистого листа. У нас не получилось создать базу знаний по шаблону: текстовое поле макета не реагировало на щелчки мыши. В режиме чистого листа можно самостоятельно выбрать шаблоны под текст, изображения, видео или код и скомбинировать их.  

Внутри шаблонов есть текстовый редактор. С его помощью можно выделить текст жирным или курсивом, выровнять его по краю, оформить списком или изменить цвет фона. Если нужно вставить таблицу, отрегулировать кегль, то воспользуйтесь блоком с HTML-разметкой, но он доступен только на платном тарифе Битрикс24. Тегами HTML можно даже сделать анимацию, прописать индивидуальный стиль, вставить подложки или карусель картинок — возможности для верстки не ограничены. Однако чтобы работать с языком HTML нужен специалист или время, что освоить язык разметки. 

В базе знаний от Битрикс24 нет структуры папок и отдельных документов под каждый тип информации. Весь текст разбит по блокам и размещен в одном файле. Зато включен режим автосохранения: если вы закроете вкладку, вся информация останется на месте. 

Штатная база знаний больше похожа на шаблонный конструктор сайтов. В ней удобно оформлять инструкции или презентацию компании, но хранить большой объем информации в таком формате нам было бы неудобно.

Атлас24

> 13 000 установок

База знаний Атлас24 — это наша разработка, которую мы создали изначально для внутреннего пользования, то есть под себя и для себя. По мере работы мы замечали недостатки, делились идеями, которые сделали работу удобной. В результате сейчас Атлас24 доступен в качестве самостоятельного приложения: с базой знаний можно работать как в отдельном окне, так и интегрировать её с Битрикс24 и AmoCRM. Однако в бесплатной версии к базе знаний в Битрикс24 подключается 12 пользователей. чтобы подключить больше, приобретите расширенную версию. Все описанные далее функции доступны в бесплатной версии. При установки Атлас24 вас ждут инструкции по работе в Атлас24 и совету по созданию базы знаний в компании: от структурирования документов до организации сотрудников. 

Атлас24 встроен внутренний поисковик по словам и тегам. Сформируйте собственное облако тегов и облегчайте в разы структуризацию файлов. Внутри базы — древовидная структура папок. Оптимально создавать двухуровневую структуру. Она наиболее удобна для структурирования информации и беглого знакомства с содержимом папок и названием файлов. Их количество не ограничивается ни в одной из версий.

Текстовый редактор Атлас24 — многофункциональный инструмент: тут и выбор шрифтов, и несколько типов заголовков, и выравнивание, и оформление списком, и создание таблиц, и возможность вставить код, изображения и видеофайлы. Не вполне удобно, что мультимедиа вставляются только по ссылке, то есть не получится вставить картинку перетаскиванием, понадобится её адрес. Сейчас мы работаем над этой функцией и в скором времени обновим текстовый редактор.

Права доступа можно настроить как к файлам, так и к папкам: ограничить к отдельным файлам и дать права чтение или редактирования. Это помогает настроить базу под отделы: маркетинг работает со своими документами, а остальные просто читает, отдел продаж — редактирует описание скриптов в своих папках и подглядывает в редполитику, а исполнительный директор закрывает доступ к файлам, о которых должен знать только управляющий состав компании. Статьями из Атлас24 можно делиться по ссылке, просматривать изменения и делать бэкапы всей базы знаний.

В Атлас24 есть все необходимые инструменты для организации базы знаний и это единственное приложение, которым можно пользоваться, как в отдельном окне, так и в Битрикс24 или AmoCRM. Не случайно именно это приложение выбрало более 13 000 пользователей. 

База знаний Ай-Ти Солюшн

> 11 000 установок

На первой странице пользователя встречают 58 обучающих видеороликов с подробными инструкциями. Это очень удобно на начальном этапе, однако, чтобы найти ответ на конкретный вопрос, придется полистать 60 страничек, потому что поиск по видео не настроен. 

В этой базе знаний есть все базовые инструменты: древовидная структура папок, облако тегов, внутренний поисковик и возможность делится по ссылке и встроить HTML-ссылку на сайт. В качестве текстового редактора используется Froala — классический и удобный инструмент для работы с текстом: есть кегли, оформление списком, таблицы, и возможность вставить мультимедиа сразу, без ссылок, просто перетащив файл с рабочего стола. Дополнительно в базе знаний есть еще и функции голосового ввода и вывода.

В бесплатной версии настройка прав доступа не регулируется по группам, пользователям и отделам, количество статей ограничено, бота поиска по статьям нет, а режим автосохранения недоступен. В расширенной версии Базы знаний статьи можно подключить к открытым линиям в CRM-системе, чтобы чат бот автоматически определяет тип вопроса и отправлял клиенту в качестве ответа ссылку на статью. Эту функцию мы не тестировали, но звучит классно.

В целом, хорошая и функциональная база знаний для Битрикс24. Объективный недостаток только один — с базой знаний от Ай-Ти Солюшн нельзя работать в отдельном окне. Если вы захотите сменить рабочую среду, то придется потратить много времени, чтобы перенести информацию на другой ресурс. 

База знаний «ХайХаб»

>7000 установок

Приветственное видео воспроизводится без звука, а письменных инструкций нет. Базу знаний в «ХайХаб» можно создать как на русском, так и на английском и немецком языках. Это удобная фича, если компания работает на портале с иностранными партнерами. 

Разделы и документы создаются долго, а иногда не создаются вовсе. Функции текстового редактора стандартны. Дополнительно можно назначить ответственных прикрепить документ к статье.

Сервис часто зависает, а некоторые кнопки, например, «Создать информер», не прожимаются. Впрочем, значение этой кнопки мы так и не смогли разгадать, а инструкции внутри нет. Чтобы создать статью в «ХайХаб», пришлось побороться с программой.

«Корпоративная вики» 

< 1000 установок

«Корпоративная вики» прогружается медленно. Страница приветствия встречает краткой инструкцией по работе с базой знаний, а в текстовом редакторе кнопки подсвечиваются подсказками, но они все на английском.

В целом, в «Корпоративной Вики» есть все инструменты для работы: и настройка прав доступа, и текстовый редактор, и древовидная структура папок. Но текстовый редактор ведет себя непредсказуемо: захочет — сделает абзац, а захочет — оформит текст списком, даже если вы этого и не просили. Внутри редактора нет инструментов для заголовков, таблиц и выравнивания.

В «Корпоративной вики» отсутствует режим автосохранения: если переключиться между вкладками браузера, весь написанный и несохраненный текст исчезнет, а с экрана вас вновь поприветствует мужчина с торчащими из головы книгами. 

База знаний от Атласиб 

< 1000 установок 

Интерфейс простой, минималистичный, нет ничего лишнего. Однако и инструкций, как работать с сервисом, как структурировать информацию по папкам и разделам и как расставлять хэштеги, тоже нет. Права доступа не настраиваются, поэтому информация не застрахована от случайного удаления или ошибок в редактировании. При загрузке детали интерфейса иногда накладываются друг на друга. 

В текстовом редакторе можно делать все то же, что и в обычном вордовском доке: менять кегль, фон текста, выделять курсивым, жирным, выделять заголовки или выравнивать текст. Есть возможность делиться по ссылке и отдельное поле для краткого описания статьи, чтобы пользователь знакомился с содержанием, не открывая файл.

Надеемся, наш опыт поможет вам выбрать приложение для организации базы знаний в Битрикс24. Наш опыт работы в этих базах знаний может отличаться от вашего: выбирайте приложение, устанавливайте по ссылкам — их мы оставили в подзаголовках, а ссылка на Атлас24 — сразу под текстом.