«Рентал Юнитс» выполняет строительно-монтажные, погрузо-разгрузочные и другие работы, для которых нужны автомобильные или гусеничные краны. Офисы компании расположены в Москве и Петербурге, там же и собственные автопарки. При необходимости компания арендует дополнительные или редкие единицы техники.
До настройки Битрикс24 менеджеры работали в несвязанных друг с другом программах: бронировали технику в самописном инструменте, выставляли параметры в таблицах, заносили данные в собственную CRM-систему, переносили их в 1С. Программы не синхронизировались друг с другом, поэтому менеджеры вручную обновляли информацию по клиенту и сделкам в разных программах, определяли этап работ.
В результате, менеджеры путались в информации, забывали вовремя звонить клиентам и допускали ошибки при бронировании техники.
Заказчик решил создать единое рабоче-информационное пространство в Битрикс24 и обратился к нам за покупкой лицензии и настройкой портала. По словам руководства, их привлекли выгодные условия сотрудничества и экспертность, подтвержденная компетенциями Битрикс24. Перед нашими специалистами стояли следующие задачи:
- автоматизировать бронирование техники и заполнение спецификаций и свободных дат инструментами Битрикс24;
- интегрировать Битрикс24 с 1С: Управление торговлей и доработать модуль интеграции на синхронизацию счетов;
- настроить CRM-систему и создать стадии воронок продаж;
- создать реестр документов и автоматизировать создание документов по полям из карточки клиента.
Чтобы гибко настроить Битрикс24 под задачи и не зависеть от обновлений, мы посоветовали приобрести коробочную лицензию Битрикс24: Корпоративный портал 50.
Приложение «Список техники»
Приложение автоматизирует бронирование техники и заполнение спецификаций, документов и счетов.
Разработали его на платформе Битрикс24 и связали с CRM-системой. Заказчик хотел использовать штатные инструменты Битрикс24 по максимуму, поэтому мы детально проработали внутреннюю логику процессов, настроили их с помощью универсальных списков, а связь полей приложения с элементами Битрикс24 прописали в алгоритмах инструмента «бизнес-процессы». Чтобы алгоритмы приложения связывали технику и инструменты работы с клиентами, мы разбили работу на четыре этапа:
- создали универсальный список;
- прописали внутренние алгоритмы;
- создали интерфейс приложения;
- связали параметры универсального списка с карточкой клиента.
Сначала мы сформировали универсальный список техники, в нём указали параметры каждой единицы: и той, что в собственности заказчика, и арендованной. Прописали внутреннюю логику приложения и алгоритмы, чтобы связать параметры универсального списка с календарем, элементами CRM-системы и реестром документов. Затем мы оформили интерфейс приложения: создали кнопки, подсказки и оформили иконки.
Теперь, когда менеджер бронирует технику, он выбирает даты, технику, нажимает на кнопку «Бронировать» и, как говорит наш специалист по коробочному Битрикс24 и руководитель проекта, Александр Ефремов, «происходит магия»:
- в бронировании автоматически подтягивается информация по технике из универсального списка, а по клиенту и объекту — из карточки сделки;
- автоматически заполняется спецификация сделки и передается в заказ 1С, а универсальный список техники и календарь обновляются;
- менеджеры получают уведомление в календарь о бронировании техники на определенные даты;
- при изменении каждого параметра бронирования обновляется информация в карточке клиента, реестре документов и в 1С.
Техника в «Рентал Юнитс» работает в несколько смен, поэтому мы настроили механизм, который показывает, не занята ли техника и не пересекается ли одно бронирование с другим. Когда менеджер резервирует уже забронированную технику, он получает уведомление с количеством других объектов.
Если в работах участвует арендованная техника, то автоматически запускается бизнес-процесс взаиморасчетов с партнерами. При бронировании алгоритм проверяет, арендована техника или нет. Если да, то в отдельном реестре формируется элемент, который выставляет дополнительный статус после оплаты сделки клиентов — «Оплатить арендованную технику». Так приложение не только напоминает об оплате, но и помогает менеджерам выстраивать грамотные партнерские отношения с подрядчиками.
Настройка CRM-системы и интеграция с 1С: Управление торговлей
Параллельно с автоматизацией бронирования мы интегрировали Битрикс24 с 1С: доработали модуль интеграции, чтобы синхронизировать заказы и спецификации, а также данные счетов. В «Рентал Юнитс» оплата услуг посменная, почасовая или в зависимости от дополнительно использованной техники. Когда работы закончены, менеджер корректирует эту информацию или оставляет, как есть. Мы реализовали механизм перерасчета суммы сделки: менеджер только корректирует данные в Битрикс24, а модуль интеграции рассчитывает сумму в 1С и возвращает ее в карточку сделки. Если в течение 15 дней клиент не оплачивает счет, то менеджеры получают уведомление, а если оплата прошла, то результат поступает из 1С в Битрикс24, и сделка считается завершенной. Мы настроили все так, чтобы модуль на основании данных бронирования техники автоматически рассчитывал количество оплат, сумму, НДС.
Если работы выполняются в течение нескольких месяцев, то сумма оплаты автоматически распределяется по месяцам и в таком виде поступает в 1С. Когда клиент оплачивает часть суммы, сделка автоматически пересчитывается и сумма долга обновляется. Подробнее о интеграции данных счетов Битрикс24 и 1С читайте здесь.
На последнем этапе работы мы создали реестр документов и настроили CRM-систему: создали воронку продаж, прописали стадии и связали с инструментом автоматического бронирования техники и настроили автоматическое заполнение документов по данным из карточек клиента.
Когда сотрудник бронирует технику, ее параметры, адрес объекта и данные клиента подтягивается в реестр документов. Менеджерам не нужно искать информацию при заполнении документов компании — она появляется автоматически из бронирования.
Результаты
Сотрудники используют приложение, наблюдают, что увеличилась скорость и качество работы: они не тратят времени на заполнение спецификаций и полей в 1С — вся информация добавляется автоматически. И мы еще продолжаем работу: сейчас нужно просматривать каждую единицу техники по отдельности, чтобы определить, какая свободна, а какая нет. На очереди — доработка функции списка свободной техники по датам.
