«Деньга» — это финансовая организация с главным офисом в Санкт-Петербурге. В 97 филиалах по всей стране работают 1500 постоянных сотрудников и неограниченное число стажеров. Чтобы сохранять качество обслуживания во всех точках одинаковым, компания постоянно обучает как стажеров, так и сотрудников.
Как компания обучала сотрудников до внедрения Битрикс24?
Система обучения делится на уровни или, иначе, разряды, в соответствии с должностью. Стажеры проходят базовое обучение, а сотрудники систематически повышают квалификацию. Так каждый сотрудник, от специалиста по займам до администратора региона, сдает экзамен на знание должностных навыков и обязанностей.
Уровни состоят из разноплановых блоков, а блоки — из теоретического материала и практических заданий. До внедрения Битрикс24 специалисты из главного офиса в Санкт-Петербурге высылали на почту стажерам и сотрудникам регионов учебные материалы. После изучения материалов всего курса, сотрудники сдавали итоговый экзамен.
Сотрудник приходил в ближайший офис компании и сдавал экзамен под вебкамерой, через которую его контролировал проверяющий из офиса в Петербурге. Проверяющий в режиме реального времени высылал тест на электронную почту. Экзаменующийся распечатывал тест, письменно отвечал на вопросы, сканировал бланк и отправлял его обратно. Экзаменатор распечатывал тест, вручную проверял его, сканировал результат, отправлял обратно и выводил отчет в экселе.
Персонал делал много рутинной работы вручную — это занимало много времени и было неудобно, потому что так обучалось 1500 сотрудников и неограниченное число стажеров.
Автоматизация обучения инструментами Битрикс24
Компания решила автоматизировать обучение, поэтому купила лицензию на образовательную платформу CourseLab и обратилась к нам с задачами:
- настроить на портале запуск видео и аудио из сервиса CourseLab;
- настроить распределение прав доступа;
- разработать дополнительный интерактивный модуль «Учебный центр»;
- автоматизировать процесс обучения и сдачу тестов и экзаменов инструментами Битрикс24;
- создать интерфейс доработанного модуля в стилистике Битрикс24.
Интеграция CourseLab с Битрикс24
CourseLab — программа для разработки электронных учебных курсов. Пользователь скачивает программу, загружает текстовые файлы, изображения, аудио и видео — они автоматически собираются в курс, как в презентациях Powerpoint.
Еще до того, как обратиться за внедрением Битрикс24, заказчик установил программу и выгрузил в нее учебные курсы. Мы планировали провести прямую интеграцию Битрикс24 с CourseLab, чтобы курсы загружались из CourseLab в Битрикс24.
Но CourseLab не предоставляет доступ к коду программы, поэтому мы автоматизировали загрузку файлов в Битрикс24 и настроили механизм преобразования файла в формат Битрикс24.
Специалист по обучению формирует курс в CourseLab, загружает на портал: обработчик автоматически преобразует формат и определяет в нужную папку модуля обучения.
Настройка иерархии курсов и автоматизация аттестации: тесты и экзамены
Программа обучения состоит из нескольких курсов, которые включают текстовые файлы, аудио, видео. Сначала сотрудник изучает базовую информацию по программе обучения и постепенно курс за курсом углубляет знания и осваивает навыки от простых к сложным. В конце каждого курса сотрудник сдает промежуточный тест, а в конце обучения — итоговый экзамен. Без сданного теста приступить к изучению следующего курса нельзя.
Мы создали промежуточные тесты, автоматизировали их проверку и настроили открытие доступа к следующим курсам. После прохождения последнего курса открывается запись на экзамен. Обучающийся выбирает в календаре дату и время, затем — свободного экзаменатора. Если экзаменатор подтверждает запись, то событие добавляется к ним в календари.
За 15 минут до начала экзамена обоим приходит уведомление. Экзаменатор подключается по видеосвязи к экзаменуемому, открывает доступ к онлайн тесту. В течение 60 минут экзаменуемый решает тест в окне Битрикс24 и сдает его по нажатию кнопки. Система проверяет тест и выставляет результат — и экзаменатор, и экзаменуемый сразу видят количество баллов.
Модуль «Учебный центр» в Битрикс24
В Битрикс24 есть штатный модуль обучения. Но для задач заказчика его оказалось недостаточно. Например, нельзя было настроить ступенчатое открытие курсов. К тому же он открывается в соседнем окне и отличается интерфейсом от самого портала Битрикс24. Поэтому мы разработали отдельный модуль «Учебный центр», встроили его в левое меню, добавили новые разделы, переработали дизайн и настроили механизм запуска курсов, создания и прохождения тестов. Доработанный модуль мы интегрировали со штатным модулем обучения корпоративного портала Битрикс24.
Основная часть модуля «Учебный центр» — комплекс программ обучения разных профессиональных уровней сотрудников «Деньги». Сотрудник смотрит лекции, читает конспекты и получает необходимые для должности знания, навыки, умения.
Права доступа
Настройка права доступа позволяет администраторам масштабировать курсы и делиться ссылками на них. Администратор указывает список пользователей, и курс отображается на портале у выбранных сотрудников. Точно также администратор закрывает доступ к пройденным или к проваленным курсам.
Интерфейс
Модуль «Учебный центр» встроен в меню корпоративного портала. Внутри — 4 вкладки: «Главная», «Личный кабинет», «Карьерный рост» и «Мои материалы». У администраторов появляется пятая — для управления обучением, правами доступа и редактирования курсов. Интерфейс модуля максимально приближен к интерфейсу Битрикс24, чтобы пользователь не видел разницы между штатным функционалом и доработанным.
На главной странице — таблица лидеров, блок событий обучения, видео от компании и уведомления. В «Личный кабинет» мы добавили вкладку «Карьерный рост», где видна иерархия должностей компании, чтобы сотрудники понимали, куда двигаться и как развиваться дальше.
«Мои материалы» — основной раздел: в нем собраны книги, документы и промежуточные тесты. Управляют этой вкладкой администраторы: настраивают программы обучения, утверждают запись на экзамены, дают обратную связь по вопросам обучения и имеют право поменять порядок курсов или создать новые тесты.
Администратор может загрузить 500 вопросов и выбрать настройку, при которой для тестирования в случайном порядке выпадают 20 из них.
Настройки модуля, журнала обучения и отчетности
Когда сотрудник сдает экзамен, система формирует отчет в формате эксель, в котором указана информация о сотруднике и результат экзамена. Администратор выгружает отчет и отправляет его принимающему решение о повышении сотрудника.
Результаты
Онлайн обучение позволяет компании тратить меньше времени и усилий на организацию обучения и проведение экзаменов. Мы автоматизировали регистрацию на экзамен, заполнение отчетов, сдачу и проверку тестов и итоговых работ. Теперь администраторы загружают курс единожды, а не высылают каждому обучающемуся.
Ступенчатая иерархия курсов повысила качество самообучения. Регулярные промежуточные тесты исключают сумбурную подготовку в ночь перед экзаменом. В результате — материал осваивается постепенно, и к итоговому экзамену ученик приходит более подготовленным.
Сотрудник учится и работает в едином интерфейсе Битрикс24. Это позволяет легче ориентироваться в инструментах и сокращает время адаптации новичков к рабочей среде. Рабочие и учебные события автоматически фиксируются в одном календаре, и о каждом из них приходит уведомление, что позволяет ничего не упустить.
