«Скейл Энтерпрайз» — поставщик и производитель весоизмерительного оборудования для супермаркетов и складов. Компания расположена в Москве, но работа ведется с крупными торговыми сетями по территории всей России. Сотрудники отдела продаж и закупок общаются с клиентами и производителями из офиса, а инженеры и рабочие выезжают на объекты.
До внедрения Битрикс24, сотрудники «Скейл Энтерпрайз» записывали историю коммуникации с клиентом в таблицах excel, в ежедневниках. Между собой связывались через мессенджеры.
Чтобы все подразделения компании работали с клиентами комплексно, заказчик приобрел лицензию Битрикс24, а за настройкой портала обратился к нам. Наш специалист по внедрению, Ольга Френкель, изучила внутренние процессы помогла заказчику сформулировать функциональные требования и составила техническое задание. Для комплексного внедрения требовалось сделать следующее:
- придумать и реализовать график для выездных инженеров;
- организовать согласование командировок;
- автоматизировать процессы в клиентском отделе.
О настройках для клиентского отдела компании мы написали отдельный кейс. В этой части — автоматизации для HR-службы и выездных инженеров.
Настройки для HR-отдела. Командировочный лист
Инженеры в компании выезжают к клиентам, чтобы правильно установить оборудование, провести техосмотр или устранить неисправности. Инженеры выезжают по Москве, а иногда отправляют в командировки в соседние города. В таких случаях, инженерам необходимо согласовать командировку с руководителем.
Этапы согласования мы перенесли в бизнес-процессы со статусами в Битрикс24. Согласование состоит из 3 этапов: заполнение формы, решение руководителя и задание бухгалтерии и HR-службе. Каждый этап соответствует статусу в бизнес-процессе. Подробнее о бизнес-процессах со статусами мы рассказывали в кейсе по ссылке.
- На первом этапе сотрудник заполняет форму запуска бизнес-процесс из Живой ленты и отправляет запрос. Бизнес-процесс автоматически проверяет, все ли поля формы заполнены. Если нет, то запрос автоматически возвращается на доработку инициатору.
- Руководитель может одобрить командировку, отправить запрос на доработку или отказать. При отказе процесс завершается. Если все в порядке, то бизнес-процесс записывает командировку в календарь отсутствий и делает переадресацию звонков на удаленный рабочий стол.
- После согласования, HR-менеджер и бухгалтер получают уведомление о командировке сотрудника и задачи на покупку билетов и расчет командировочных. Когда все задачи выполнены, сотрудник получает заполненные командировочный лист — он формируется автоматически в формате pdf.
График выездных инженеров
Из-за разъездного характера работы сотрудники инженерной службы пользуются мобильным приложении Битрикс24. Заявки от клиентов поступают менеджерам. Они передают заявки главному инженеру, который распределяет нагрузку по сотрудникам своего отдела. Но при такой организации возникали следующие трудности:
- менеджеры не понимали, какой инженер свободен, на кого можно направить заявку, и не видели, с каким клиентами связаны задачи;
- руководитель инженерной службы тратил много времени на таблицы excel, куда записывал задачи каждого инженера;
- инженеры не видели графика работ и выписывали задачи в ежедневники, чтобы спланировать логистику.
Чтобы задачи и занятость инженеров отображались в графике, а задействованные сотрудники из разных отделов имели к нему доступ даже с мобильного устройства, мы настроили реестры с задачами, распределение их по группам и проектам и создали бизнес-процесс с ручным запуском. Реализация проекта заняла несколько недель. Подробнее о том, как сотрудники работают с графиком задач для выездных сотрудников, читайте в статье на нашем сайте.
Результаты
Бизнес-процесс по согласованию командировок упростил организацию поездок и облегчил часть работы сотрудникам HR-службы. А благодаря графику выездных сотрудников заявки поступают на нужных инженеров и путаницы стало гораздо меньше. Руководители и инженеры видят графики и могут спокойно планировать работу, а менеджеры получили дополнительный инструмент для улучшения качества работы с клиентами. Еще больше настроек для клиентского отдела — в следующей части кейса.
