Наш клиент, группа компаний, ведет бизнес по разным направлениям. Головная компания производит электрооборудование для промышленных предприятий, а дочерние заняты в смежных бизнесах. Например, одна из дочерних компаний занимается техническим сопровождением промышленных предприятий.
Когда клиент обратился к нам, сотрудники головной компании работали на ненастроенном коробочном портале, а в дочерней компании — на бумагах, в excel-таблицах и разрозненных программах.
Чтобы Битрикс24 максимально оптимизировал процесс выполнения регулярных задач и сделал работу в CRM-системе удобной для всех группы компании, мы сначала внедрили Битрикс24 в дочернюю компанию, а потом перенесли настройки на портал головной компании. Для внедрения клиент приобрел коробочный 1С-Битрикс24 «Корпоративный портал – 250».
Руководство интересовала интеграция Битрикс24 с внешними сервисами, детальная настройка CRM-системы и возможность контролировать заполненность карточек сделок, контактов и компаний. На первом этапе работы мы использовали штатные инструменты. С их помощью мы решили следующие задачи:
- интегрировали Битрикс24 с Active Directory;
- прописали дополнительные поля карточки компании, контактов и сделок и сделали некоторые обязательными;
- создали несколько воронко CRM по направлениям сделок;
- настроили расчет вероятности успешного завершения сделок по стадиям;
- настроили реестр документов.
Внедрение мы начали с интеграции Битрикс24 с Active Directory, затем настроили CRM-систему: создали несколько направлений сделок, расчет вероятности и реестры документов.
Интеграция с Active Directory
В компании клиента учетные записи каждого пользователя хранятся в Active Directory (AD). Через этот сервис администраторы по запросу HR-менеджеров создают единую учетную запись сотрудника и при увольнении блокируют ее в AD, чтобы профиль сотрудника автоматически блокировался во всех используемых программах. Подробнее про интеграцию Битрикс24 с Active Directory читайте здесь.
Чтобы синхронизировать профили сотрудников дочерней компании с Битрикс24, мы использовали фильтры на стороне AD. Фильтр находит нужные группы пользователей на стороне AD и распределяет их в соответствующие в Битрикс24.
В соответствии с правами доступа пользователи делились на администраторов, простых пользователей, администраторов, проектировщиков и контроль качества CRM. Справа — название групп в Битрикс24, слева — на стороне AD. Внизу — пользователи, которые не прошли фильтр и не участвуют в импорте.
Права доступа устанавливаются на стороне AD и скорректировать их, как и отредактировать учетную запись, можно только через этот сервис. Информация из AD приоритетнее той, что на портале. Если сотрудник или администратор поменяют фамилию или права доступа, то при первом же обновлении система изменит данные на те, что содержатся в AD.
Настройка CRM-системы: дополнительные поля в карточках сделки, контактов и компании и контроль заполнения полей
Компания работает с большими объемами информации: менеджеры детально ведут дела клиентов, создают списки контактов, учитывают многие параметры при формировании сделки. Чтобы CRM-система Битрикс24 соответствовала внутренним алгоритмам компании, мы добавили в карточки сделки, контактов и компаний дополнительные поля, синхронизировали их между собой и настроили контроль заполнения обязательных полей с помощью бизнес-процессов и уведомлений.
Некоторые поля мы не создавали, а просто вывели их из технических. Например, данные о том, кто создал сделку и за кем последние изменения, штатно хранятся в технических полях. В самой карточке сделки эта информация не отображается. Мы только настроили бизнес-процесс — он выводит в карточку сделки информацию: кем и когда создана или изменена сделка.
Настройка CRM-системы: направления сделок
В компании не работают с лидами, поэтому мы сразу создали несколько направлений сделок, автоматизировали переходы по стадиями и настроили контроль перехода сделок по воронкам.
Чтобы завершить работу со сделкой в одной воронке и перевести ее другую, менеджер должен заполнить все обязательные поля. Если обязательное поле пустое, то бизнес-процесс отправит ответственному сотруднику уведомление с ссылкой на поля, которые нужно заполнить. До тех пор, пока все обязательные поля не будут заполнены, сделка не перейдет в следующее направление.
Расчет вероятности успешного завершения сделки
Для анализа работы со сделками на каждой стадии рассчитывается вероятность успешного завершения сделки. Чем дальше по воронке, тем выше вероятность успешного закрытия сделки.
Такой простой расчет менеджеры компании используют для анализа эффективности работы с клиентами на каждой стадии воронки продаж.
Реестр документов
Для договоров мы также создали реестр документов и синхронизировали его с карточкой сделки. Менеджер загружает договор, указывает компанию, тип документа, название и оставляет комментарий. Этот документ подтянется в виде ссылки в карточки сделки и компании.
Результаты
При настройке CRM-системы мы учли особенности ведения сделок в компании: убрали воронку лидов, создали направления в сделках, настроили контроль заполненности полей и перехода сделок по стадиям. Теперь менеджеры компании не пропускают необходимые поля. Им об этом напоминает не коллега, а бизнес-процесс, который не пропустит сделку на следующую стадию, если хотя бы одно обязательное поле пусто. Расчет вероятности дает руководителям подразделений данные для анализа эффективности работы с клиентами, а интеграция с Active Directory помогает HR-менеджерам не тратить времени на регистрацию пользователей на портале.
В стремлении максимально адаптировать CRM-систему под задачи заказчика мы пошли дальше. В следующей части — нестандартная интеграция с 1С, доработка вывод списка контактов в карточке компании и расчет сумм, маржинальности и валовой прибыли в сделках Битрикс24.
