Компания «Сварог» занимается производством и продажей оптом и в розницу молочной продукции в подмосковье, в 5-40 километрах от городов Шатура, Куровское, Ликино-Дулево, Дрезна. Офис и производство компании находится в городе Шатура Московской области.
До внедрения Битрикс24 менеджеры «Компании» вели дела клиентов в таблицах и в ежедневниках, передавали водителям информацию по доставке устно или на бумагах. Чтобы облегчить работу менеджеров, эффективнее взаимодействовать с клиентами, хранить базу клиентов в единой CRM-системе и получать заявки через интернет-магазин, компания пришла за своим первым порталом Битрикс24.
Мы рассказали руководителю компании о возможностях разных тарифов Битрикс24. Он заинтересовался инструментами автоматизации и купил облачный тариф Битрикс24 «Команда».
Работу разделили на два проекта: базовое внедрение Битрикс24 по акции «Бесплатное внедрение» и кастомные настройки автоматизации. В ходе базового внедрения мы выполнили следующие задачи:
- настроили CRM-систему;
- создали дополнительные пользовательские поля в карточках лидов, сделок и контактов;
- пригласили сотрудников на портал, выстроили структуру компании и настроили права доступа;
- подключили почтовые ящики;
- создали CRM-форму на сайт.
Первое интервью мы провели 27 апреля 2020 года: тогда же пригласили пользователей, создали структуру и настроили права доступа. 29 апреля мы повторно созвонились с клиентом, задали уточняющие вопросы по тому, как организована работа с клиентами и взаимодействие сотрудников внутри компании. А сделали готовый проект уже вечером 30 апреля. Сейчас на портале работает 10 человек.
Итого — 4 рабочих дня на базовую настройку портала под специфику производственной компании.
Настройка CRM-системы: описание воронки и дополнительные поля в карточках лидов и сделок
Чтобы настроить CRM-систему и стадии воронки, мы провели дополнительную онлайн встречу с заказчиком. Уточнили этапы работы с клиентов, обсудили, какую информацию узнают и записывают менеджеры, затем поэтапно перевели эти процессы в логику Битрикс24 и создали три направления сделок: «Интернет-магазин», «Комплектация и доставка» и «Продажа и согласование».
Чтобы менеджеры не передавали информацию по доставке устно, а курьерам и водителям не приходилось ее запоминать, мы добавили пользовательские поля в карточки сделок, контактов и компании.
Теперь время и автомобиль менеджеры указывают в сделках и делятся ссылкой с курьером. Так не возникает путаницы, заказы и адреса не теряются, а курьеры и водители точно знают, когда, куда и кому нужно отгрузить товар.
Структура компании и настройка прав доступа
После первого интервью мы создали страницы сотрудников, отправили им приглашения и выстроили структуру компании, а после второго — настроили права доступа по клиентской базе и направлениям сделок. Для работы в CRM настроили три роли: администраторы, директор и менджеры.
Администратор и директор имеют полный доступ, а для менеджеров ограничен экспорт лидов, предоставлен полный набор административных прав в направлении сделок «Интернет-магазин». Скачать базу лидов менеджер не сможет, только внести изменения в те сделки и лиды, за которые он ответственный.
Результаты
Чтобы облегчить знакомство с Битрикс24, мы собрали мануал по работе на портале и отвечаем на возникающие вопросы по телефону. Теперь менеджеры ведут дела клиентов в единой системе, курьеры не обрастают бумагами, а водители всегда в курсе, куда и во сколько нужно приехать. Дальше — кастомные настройки автоматизации бронирования и уведомления на портале с помощью бизнес-процессов и списков.
