С помощью инструментов Битрикс24 можно автоматизировать расчет сумм прямо из коммерческого предложения, синхронизировать работу клиентского отдела и бухгалтерии или настроить процесс по единообразному наименованию сделок. Такие автоматизации позволяют менеджерам нашего клиента экономить до 3 часов рабочего времени в день.
Внедрение Битрикс24 для клиента мы начали с интеграции Битрикс24 с Active Directory, настройки воронок продаж, дополнительных полей в карточках сделки, контактов и компаний. Подробнее об этом — в первой части проекта. Клиент поставил следующую цель — максимально перенести в Битрикс24 рабочие процессы клиентского отдела. Для этого мы решили следующие задачи:
- вывели коммерческие предложения в карточку сделки;
- настроили автоматический расчет сумм из коммерческого предложения;
- вывели список контактов во вкладке карточки компании;
- интегрировали Битрикс24 с 1С: Управление фирмой;
- автоматизировали нумерацию и наименование сделок.
Для решения первых четырех задач штатных инструментов было уже недостаточно, поэтому мы использовали модульные доработки. Модуль — это нечто вроде установочного файла. Наши разработчики пишут код, «заворачивают» его в файл и выгружают его на портал — он запускает алгоритмы, которые распределяют информацию по нужным папкам.
Доработка поля «Коммерческое предложение» и расчет сумм на оплату
С помощью модульной доработки мы сделали так, чтобы номер и сумма коммерческого предложения (КП) отображались в карточке сделки. По умолчанию они находятся в отдельной вкладке «Предложения». Модуль перераспределяет файлы так, чтобы из карточки сделки можно было выбрать коммерческое предложение компании и рассчитать суммы.
Мы создали дополнительные поля в карточке сделки и настроили синхронизацию полей и рассчет значений по формулам.
Когда поле «Себестоимость» заполнено, запускается бизнес-процесс по расчету маржинальности и валовой прибыли. Менеджер вручную указывает ставку НДС — бизнес-процесс автоматически рассчитывает сумму оплат вместе с процентом.
Доработка «Вывод контактов списком»
Штатно контакты в карточке компании указываются в поле через запятую. Это удобно, если по компании один или два контакта. Но когда их порядка 10, то поле становится очень длинным и найти нужный контакт проблематично. Мы доработали вкладку «Контакты» и вывели контакты списком.
Визуально вкладка ничем не отличается от штатной Битрикс24, а сам список оформлен в виде таблицы: можно выбирать нужные параметры, поменять столбцы, создать новые контакты и добавить уже существующие. Для этого мы прописали дополнительный php-код.
Автоматическая нумерация сделок
В компании клиента установлены регламенты по присвоению номера и наименованию сделок. Кроме числовой части в номере сделки учитываются юрлица и типы сделки. Чтобы менеджерам не приходилось вручную вбивать эти данные, мы настроили бизнес-процесс «Присвоение номера сделки» и счётчик.
Буквенная часть состоит из первых букв ответственного юрлица и типа сделки: тендер или проект. Цифровая часть — из двух последний цифр года создания сделки и 4 цифры устанавливаются произвольно счетчиком. Каждый год счетчик обновляется и цифры распределяются заново.
Бизнес-процесс по наименованию сделок
Основное наименование составляется автоматически из заголовка карточки контакта, компании, предмета сделки и параметров по сделке. Эти поля обязательные: если сотрудник пропустит одно из них, то каждые 4 часа ему будут поступать уведомления: «Заполните поле ...». Как только сотрудник заполняет обязательные поля, бизнес-процесс подтягивает в верхнее поле карточки сделки их значения и синхронизируется с названием сделки.
Если название слишком длинное: больше 50 символов — запускается бизнес-процесс «Краткое наименование сделки». Он копирует название и считает количество символов. Если их больше 50, то ответственному приходит уведомление: «Сократите название». Менеджер самостоятельно редактирует название сделки.
Интеграция с 1С
Параллельно с настройкой CRM-системы мы провели интеграцию Битрикс24 с тремя базами 1С: Управление небольшой фирмой. Заказчик хотел синхронизировать данные по полю «Тип клиента», чтобы по прямым клиентам сразу создавалась компания в базе 1С.
Тип клиента — обязательное поле: если его не заполнить, система присылает уведомления. Когда менеджер указывает, что тип клиента «прямой», бизнес-процесс проверяет, заполнены ли реквизиты. Именно по реквизитам создаются компании в 1С. Если поля «Реквизиты» заполнены, то эта компания автоматически создается в 1С. Если реквизиты не указаны, то приходит уведомление: «Внимание! Не заполнены реквизиты компании. Тип клиента “Прямой” изменен на “Потенциальный”».
Поле «Реквизиты» — составное, однако штатно бизнес-процесс проверят только простые поля карточек, например, телефон или название компании. Бизнес-процесс не может проверить составное поле, потому что не видит, какая часть заполнена, а какая — нет. Для дополнительного действия бизнес-процесса мы написали php-код и завернули его в модуль: он определяет по полю ИНН, заполнены ли реквизиты. Если нет, то каждые 4 рабочих часа сотруднику приходят уведомления: «Заполните реквизиты компании».
Когда менеджер указывает «Тип клиента» — «Прямой», то в 1С автоматически передаются реквизиты и наименования из карточки компании. Мы настроили обмен между Битрикс24 и 1С по компаниям и по двум параметрам: реквизиты и название компании. Обратно в Битрикс24 из 1С поступает «Номер клиента». Он присваивается автоматически в 1С и синхронизируется с номером на портале. Модуль интеграции сопоставляет компании по ИНН и КПП, но когда сотрудник что-то редактирует на стороне 1С, изменения автоматически передаются в Битрикс24.
Вовлечение сотрудников в работу с Битрикс24
Внедрение Битрикс24 — это не только настройка портала, но и обучение сотрудников. Именно поэтому всем нашим клиентам мы оказываем техническую поддержку по телефону, ориентируем по возможностям, вдумчиво объясняем, куда нажать, если все сломалось. Также мы написали инструкцию по работе со штатным и доработанным функционалом на 54 страницы. А по другим вопросам — сотрудники заказчика звонят нам.
Результаты
В результате комплексной базовой настройки CRM-системы (об этом — в первой части кейса), доработок и нестандартной интеграции Битрикс24 с 1С нам удалось полностью перенести в Битрикс24 логику работы с клиентами в группе компании клиента. Внедрение Битрикс24 снизило роль человеческого фактора и избавило сотрудников от необходимости держать все в разрозненных программах и на бумагах. В конечном счете, комплексное внедрение увеличило эффективность рабочего времени сотрудников комании клиента.
