Уменьшаются расходы на почтовые услуги
Сколько вы тратите на покупку бумаги, а также почтовые и курьерские услуги? Для примера возьмем реальный кейс и небольшую компанию, которая ежемесячно отправляет около 600−650 документов (каждый комплект может состоять из нескольких листов) − выходило больше двух пачек бумаги. Почтовые расходы достигали 6−7 тыс. рублей, а если добавить курьерскую доставку наиболее важных документов, − это еще минимум 1−2 тыс. Получалось около 9 тыс. рублей в месяц. Компания отказалась от бумажного документооборота и теперь на отправку документов в электронном виде тратит менее 2,5 тыс. рублей. Вы легко можете посчитать, во сколько это обойдется вашей организации: тарифы варьируются от 6 до 9 рублей за документ, вне зависимости от количества листов. При этом за входящий поток документов платить вообще не нужно.
Вы спросите: а сколько стоит электронная цифровая подпись (ЭЦП)? Отвечаем: от 3 тыс. рублей в год (сюда входит выпуск самой подписи, лицензия на систему шифрования КриптоПро и специальное устройство рутокен, на который ЭЦП и записывается). Получается, что при любом количестве документов применять ЭДО дешевле, чем клеить почтовые марки.
Экономится время и сокращаются издержки
Бумажный документ нужно набрать, распечатать, отнести на подпись, поставить печать, сходить на почту отправить и отстоять там очередь. Сотрудник тратит массу рабочего времени, которое может использовать на общение с клиентами или прокачку профессиональных навыков. ЭДО сокращает трансакционные издержки на выполнение рабочих процессов. В зависимости от масштаба бизнеса переход на ЭДО может даже привести к сокращению лишних сотрудников.
Еще более продвинутый подход − установить 1С-коннектор. Он позволит подписывать документы непосредственно в 1С и отправлять их контрагенту напрямую в 1С. Получается, что не нужно тратить дополнительное время на заведение документов вручную. Лицензия на коннектор стоит 8 300 рублей в год, к этому надо добавить еще около 3 тыс. рублей однократно за установку и настройку оборудования. Если у вас всего несколько десятков документов в месяц, то можно обойтись и без коннектора, но если больше — то он быстро себя окупит.
Хранить и передавать документы безопаснее
Бумажные документы легко могут быть потеряны при отправке почтой или из-за невнимательности сотрудников. Их восстановление − это снова трата времени и денег. Зато при ведении ЭДО вам уже не придется беспокоиться о сохранности документов. Они хранятся в облачном сервисе бессрочно. И это абсолютно надежно при существующей системе защиты. Ваши документы не потеряются и не сгорят.
Содержать и искать документы удобнее
По действующему законодательству необходимо хранить все документы за последние три года. В результате даже в небольших компаниях скапливается несколько шкафов макулатуры. Кроме того, сейчас появляются новые требования к отчетности, так что надзорные органы могут запросить и более ранние документы, а если их не окажется в наличии, применить санкции.
Другой пример − гарантийные случаи по оборудованию. Как известно, гарантийный срок сейчас может достигать пяти и более лет, поэтому иногда нужно поднять старую товарную накладную.
Бывают и вовсе нестандартные ситуации, когда в организацию приходят правоохранительные органы. В случае с бумажными носителями они могут изъять все документы на неопределенный срок, а при ЭДО достаточно зайти в электронный архив, отыскать нужные документы любого срока давности и скачать их. Это упростит жизнь всем. И не нужно будет отводить отдельное место для хранения кипы бумаг.
Спасаем окружающую среду
Без фанатизма, конечно, но с переходом на ЭДО каждая небольшая компания способна спасти по одному дереву в год − именно столько бумаги легко сэкономить. Вы тоже можете внести свой вклад в сохранение планеты.
Подведем итог
За последние десять лет практически весь российский бизнес перешел на электронную отчетность и уже не сдает в налоговую бумажные декларации. Это значит, что ЭЦП у большинства уже есть. К тому же многие сейчас участвуют в электронных торгах, в том числе государственных − а для этого тоже выпускают ЭЦП. И эту подпись можно использовать в электронном документообороте − достаточно только пройти процедуру регистрации у одного из операторов ЭДО. Это быстро и бесплатно.
К сожалению, осознание преимуществ ЭДО приходит медленно. У некоторых существует психологический барьер перед новыми технологиями. Но отрицание любых изменений — позиция нерациональная. Лучше посчитайте все выгоды и присоединяйтесь к бизнес-сообществу, которое уже использует электронный документооборот.
