Organic US продает оптом и в розницу органическую и натуральную косметику американских брендов в России, Белоруссии и Казахстане. Компания сотрудничает с торговыми сетями и онлайн магазинами, а также реализует продукцию оптом и в розницу через свой сайт. Офис компании находится в Москве, поэтому мы сотрудничали по почте и по телефону.
До внедрения Битрикс24 дистрибьюторы вели дела в таблицах и на бумагах, переносили заявки из почты в таблицу, а информацию по звонкам записывали на стикеры. Сотрудники тратили много времени на рутину, дублирование информации и теряли заявки и заказы.
Чтобы упорядочить взаимодействие с клиентами и упростить работу менеджеров, Organic US пришли к нам за своим первым внедрением Битрикс24. Мы изучили этапы работы с клиентами и составили список задач, которые выполнили в рамках акции «Бесплатное внедрение»:
- подключить корпоративный почтовый ящик;
- настроить CRM-систему и пригласить сотрудников;
- выстроить структуру компании и настроили права доступа;
- создать и настроить CRM-форму на сайт;
- создать дополнительные поля в карточках сделки и контактов;
- подключить и настроить телефонию.
В Organic US с клиентами работают пять менеджеров, поэтому мы посоветовали им облачный тариф Битрикс24 CRM+. Его возможностей хватает для базовой настройки портала и CRM-системы для интернет-магазина.
9-го апреля 2020 года мы приступили к внедрению Битрикс24, а сдали проект уже 21 апреля — через 12 дней после подписания договора.
Подключение корпоративного почтового ящика
На первом же этапе внедрения мы просим заказчиков подготовить данные сотрудников, необходимые для подключения почты на портал. Когда, через несколько дней, таблицы прислали, мы уже настроили CRM-систему, пригласили пользователей и выстроили структуру компании.
Мы подключили почтовый ящик на портал и настроили права доступа по сотрудникам. Теперь сотрудники преобразуют письма с почтового ящика в лиды по одному щелчку мышки. В карточку лида подтягиваются email, содержание письма, в название карточки — тема письма.
Настройка CRM-системы
Заказчик подробно описал, как менеджеры работают с клиентами, а мы проанализировали и перенесли этот процесс в логику Битрикс24. В результате продумали все стадии: от появления заявки и конвертации лида в сделку до завершения сделки. Для каждого сценария мы прописали отдельные стадии, согласовали проект и в течение нескольких часов собрали CRM-воронку по стадиям.
После создания воронки мы прописали дополнительные поля в карточках сделок и контактов. Заказчик выслал перечень параметров, необходимых менеджерам для эффективной коммуникации с клиентом и мы реализовали этот запрос в виде дополнительных полей. На завершающем этапе настройки CRM-системы мы создали CRM-форму на сайт. Прописали поля, заголовок и описание для CRM-формы и предоставили код для вставки на сайт.
Подключение и настройка телефонии
У клиента была виртуальная АТС «Мегафон», поэтому подключили телефонию к облачному Битрикс24 и настроили распределение звонков по менеджерам. Теперь звонки автоматически поступают свободному сотруднику, а если все заняты, то включается режим ожидания.
На финальном этапе возникла небольшая трудность: сотрудники не понимали, как протестировать связь. Мы объяснили возможности телефонии на портале и алгоритм действий. Сотрудники поняли и оценили пользу от Битрикс24, а мы в очередной раз убедились, что внедрение приносит пользу, только когда пользователи понимают, как работать в Битрикс24.
Результаты
Менее чем за 2 недели мы внедрили Битрикс24, выстроили структуру компании, настроили CRM-систему, создали дополнительные поля в карточках сделки и контактов, подключили телефонию и почтовые ящики. Теперь дела клиентов менеджеры ведут через Битрикс24, тратят меньше времени на бумажную и рутинную работу, а если появляются вопросы — сразу звонят нам.
