В начале 2019 года компания «Рентал Юнитс» обратилась к нам за внедрением Битрикс24. Компания выполняет строительно-монтажные и другие работы, для которых нужны автомобильные и гусеничные краны.
Сметы, дела клиентов и учет спецтехники менеджеры компании вели в разрозненных программах и на бумагах. Чтобы собрать рабочие процессы в одном месте, «Рентал Юнитс» выбрал Битрикс24. Нашей команде внедрения предстояло настроить портал и автоматизировать главный процесс — бронирование спецтехники.
До Битрикс24 менеджеры бронировали спецтехнику в самописном инструменте, затем переносили информацию в excel-таблицы и дублировали в заказы 1С. В результате:
- учет забронированной техники по дням велся вручную в разных программах и на бумагах;
- не было единого расписания техники и работ: менеджеры и рабочие путались в датах и объектах;
- сотрудникам приходилось запоминать расписание и тратить много времени на дублирование информации в 1С и документы.
Чтобы создать приложение, которое полностью автоматизирует бронирование техники и связанные процессы, мы работали поэтапно:
- создавали минимально жизнеспособный продукт;
- внедряли его и тестировали;
- собирали обратную связь;
- анализировали, каких функций не хватает;
- дорабатывали решение.
Решение разработали всего в 2 этапа
Первый этап: приложение на платформе Битрикс24
Мы изучили бизнес-процессы заказчика и разработали приложение по бронированию техники на платформе Битрикс24 с помощью:
- бизнес-процессов;
- универсальных списков;
- модульной доработки.
Подробнее об этом приложении — в первой части кейса.
Плюсы
- при бронировании автоматически подтягивается информация по технике из универсального списка, а по клиенту и объекту — из карточки сделки;
- автоматически заполняется спецификация сделки и передается в заказ 1С, а универсальный список техники и календарь обновляются;
- менеджеры получают уведомление в календарь о бронировании техники на определенные даты;
- при изменении каждого параметра бронирования обновляется информация в карточке клиента, реестре документов и в 1С.
Минусы
В интерфейсе приложение не отображалась общая картина занятости техники, поэтому менеджерам приходилось открывать отдельное окно, чтобы увидеть пересечение с другими бронированиями. Нужен был механизм, который вывел бы в интерфейс расписание занятой и свободной техники и связанные с ними сделки.
Второй этап: Решение
Инструментами Битрикс24 нельзя решить эту задачу, поэтому мы дописали модульное приложение на JavaScript.
Зачем делать приложение для Битрикс24 на JavaScript?
Чтобы учитывать кастомные параметры для работы с календарем техники, было нужно:
- создать независимую от серверов Битрикс24 базу данных;
- дополнительно проработать детали интерфейса: отображение забронированной и свободной техники, события по сделкам;
- обновление статусов сделок, техники и событий без перезагрузки страницы, то есть без отправки запросов на сервер;
- высокая скорость работы.
Без JavaScript это было бы невозможно.
Как изменилось приложение для конечного пользователя
Интерфейс
Мы полностью переписали механизм приложения, однако конечные пользователи замечают разницу только в интерфейсе: прежние функции на месте и прямо в календаре отображаются:
- слева — список техники, а сверху — даты;
- разными цветами — свободная техника, занятая и неоплаченные счета;
- состояние техники;
- объекты;
- партнеры;
- статусы сделок.
Менеджер может вывести календарь техники за квартал.
Работа со сделками
Цвет ячеек зависит от стадии сделки: синий — в процессе, зеленый — уже оплачена, желтая — когда техника работает в первую и вторую смену, то есть когда техника связана с несколькими сделками. Ячейку можно открыть, посмотреть более подробную информацию, например, узнать адрес.
Также можно оставить комментарий — он синхронизируется с комментарием в CRM-системе. Если навести на ячейку курсор, всплывает подсказка и отображается комментарий. Автор комментария может его удалить или отредактировать. Непрочитанные комментарии помечаются красными флажками.
Если ячейка свободна, то менеджер может создать новую сделку прямо из календаря: все данные синхронизируются с CRM-системой, а в спецификацию 1С автоматически подтянутся даты начала и окончания. Если на стороне 1С меняется статус заказа, то это изменение отражается и в CRM-воронке Битрикс24, и в календаре со сделками.
Календарь списка техники
Чтобы менеджеры отличали технику компании от арендованной у подрядчиков, мы настроили кнопку переключения экранов: она выводит на экран сделки по типу техники. Выбранные ячейки можно добавлять в избранное. Также менеджер может выбирать нужны даты и быстро перелистывать календарь.
В комментариях ячейки также можно выбрать статус техники: на базе, в ремонте или в дороге. Комментарии можно копировать на выбранные в календаре даты: менеджерам не приходится писать однотипные комментарии в нескольких ячейках подряд.
Как это помогает клиенту?
- В интерфейсе нового календаря техники отображается больше информации: Менеджеры могут беглым взглядом оценить нагрузку и спланировать работу по своим сделкам.
- Появилось больше кнопок и инструментов для работы с бронированиями и с CRM-системой. Например, можно создать сделку из интерфейса приложения — подтянутся необходимые данные и она синхронизируется с 1С.
- Менеджерам не нужно переходить в CRM-систему, 1С или в календарь, чтобы дублировать сделки или события и посмотреть данные — статусы синхронизируется автоматически и в календаре отображается вся информация, нужная для принятия решений.
