Как настроить инструменты Битрикс24, чтобы отслеживать эффективность и прогресс стажеров? Как упорядочить и сделать прозрачными обучение и адаптацию новых сотрудников? В этой статье мы расскажем о механизме адаптации новых сотрудников в Битрикс24.
Один из наших клиентов, чье название нам не позволяет раскрыть NDA, заинтересовался возможностями Битрикс24 для обучения и адаптации сотрудников. Раньше обучение в компании заказчика контролировалось через excel-таблицы и на бумагах. Руководители отделов прописывали текущие задания и конечные результаты, а нужных экспертов привлекали через чаты. При такой организации рабочее время учитывалось некорректно, а подзадачи иногда терялись.
Компания хотела настроить отчетность для руководителей, перевести процесс обучения сотрудников в цифровой формат и автоматизировать процедуры оформления и вовлечения новых сотрудников. Для этого мы решили следующие задачи:
- настроили автоматическую регистрацию новых пользователей на портале;
- автоматизировали постановку задач и подзадач;
- настроили уведомления и дополнительные задания.
Автоматическая регистрация пользователя
Для каждого стажера HR-специалист заполняет специальную форму в Битрикс24: указывает персональные персональные данные и подразделение, куда нанимают нового сотрудника. Когда HR-специалист сохраняет форму, запускается бизнес-процесс, и в Битрикс24 автоматически создается страница сотрудника. Персональные данные подтягиваются из заполненной формы, а стажер получает на почту письмо с ссылкой для подтверждения регистрации. Он проходит по ссылке и учетная запись активируется.
Мы доработали механизмы так, чтобы руководитель и тренеры определялись автоматически. Дополнительное действие бизнес-процесса выявляет руководителя и подтягивает его в одноименную графу.
Механизм адаптации сотрудников
Адаптация нового сотрудника в Битрикс24 состоит из нескольких подзадач. Они зависят от подразделения и различаются в зависимости от типа подразделения: сервисный центр или торговая точка. Бизнес-процесс определяет тип подразделения и подтягивает нужный учебный чек-лист. Внутри подзадачи задания появляются последовательно, по мере выполнения.
Когда срок стажировки подходит к концу, руководителю ставится задание на подтверждение успешного прохождения стажировки. HR-отдел получает задание по оформлению сотрудника, а процесс переходит на стадию «Испытательный срок». Если стажер не справился, то HR-специалист получает задание «Деактивировать учетные записи».
В течение испытательного срока стажер изучает подготовительные материалы, выполняет практические задания и проходит контроль знаний. Бизнес-процесс подгружает новые материалы и задания и устанавливает сроки для тестов в календаре на портале. При успешном завершении этого этапа запускается последняя подзадача. Когда она выполняется, задача по адаптации считается завершенной.
Результаты
С помощью бизнес-процессов и задач в Битрикс24 мы автоматизировали процессы адаптации сотрудников. Теперь HR-отдел тратит меньше времени на оформление стажеров, руководители отслеживают динамику прохождения стажировок, а обучение стало последовательным, комфортным и прозрачным для всех участников процесса.
