Петербургская компания Simple PRO изготавливает мебель для лабораторий и медцентров. В компании несколько отделов, мы настраивали Битрикс24 для отдела продаж и монтажного цеха.
До внедрения Битрикс24 сотрудники Simple PRO вели дела клиентов в 1С, excel-таблицах и на бумагах. С монтажным цехом связывались по соцсетям и по телефону, задачи терялись, этапы работы было трудно отследить.
Отдел продаж хотел вести дела клиентов в едином пространстве, настроить CRM-воронку, чтобы видеть статусы работы и вовремя связываться с клиентами и соседними отделами.
Мы проанализировали, как ведут дела клиентов в компании, как организована работа внутри отдела, что замедляет процессы, и выполнили следующие задачи:
- настроили CRM-систему: создали воронки лидов и сделок и автоматизацию на стадиях;
- создали механизм распределения заявок на дежурных менеджеров;
- автоматизировали заполнение реквизитов в карточки компаний и сделок;
- настроили связь компаний в холдинге;
- создали реестр документов компаний;
- интегрировали Битрикс24 и 1С: настроили обмен данными контактов, компаний, сделок;
- синхронизировали стадии сделок Битрикс24 со статусами заказов в 1С;
- создали бизнес-процесс по постановке задач на монтаж мебели.
Simple PRO пришли к нам с облачным Битрикс24. Портал не был настроен, но заказчик знал, что ему нужны инструменты автоматизации: бизнес-процессы и универсальные списки, поэтому выбрал тариф «Компания». Сотрудники заказчика изучили мануалы на сайте Битрикс24 и самостоятельно подключили телефонию, почту и CRM-форму на сайте и настроили систему сквозной аналитики. Сложные задачи по настройке портала и интеграции с 1С они доверили нам.
Механизм распределения заявок на дежурных менеджеров
Руководитель отдела продаж распределяет дежурства по дням недели. В понедельник один дежурный менеджер обрабатывает новые заявки с почты и сайта, во вторник — другой. До внедрения Битрикс24 дежурный сотрудник вручную собирал заявки. А когда график смещался, а руководитель тратил время, чтобы собрать статистику или обновить ее.
Мы создали бизнес-процесс, который перевел график дежурств в цифровой формат. Руководитель заполняет форму и распределяет сотрудников по дням недели в соответствии с графиком. Бизнес-процесс запоминает эту информацию и распределяет заявки с сайта и почты на дежурного менеджера.
Воронка лидов и автоматизации на статусах: контроль обработки лидов и заполненности полей карточки
В воронке лидов мы создали автоматизации на каждом статусе. Если лид «висит» в течение часа в статусе «Не обработан», то срабатывает триггер и ответственному менеджеру приходит уведомление с просьбой завершить обработку.
Если при переходе в статус «Сделка» в карточке лида нет названия компании, то система попросит указать. Пока менеджер не заполнит это поле, лид не передвинется.
Автоматическое заполнение реквизитов в карточках компании и сделок
Когда обработка лида завершается, автоматически создаются три сущности: сделка, контакт и компания. Название компании, контакты, адреса, сегмент бизнеса попадают в карточки сущностей автоматически, а реквизиты компании — нет. Чтобы реквизиты также подтягивались в карточку компании мы создали бизнес процесс: по полю ИНН он подгружает в карточки компании и сделки остальные реквизиты.
Реестр документов компании
При создании карточки компании, запускается бизнес-процесс. Он генерирует на диске Битрикс24 папку компании, куда подгружаются документы. Чтобы менеджер мог быстро перейти на диск и найти нужный документ, мы вывели дополнительное поле в карточке компании. В нем записывается ссылка на папку с документами.
Связь компаний-клиентов в холдинге
При работе с холдингами менеджерам Simple PRO нужно видеть дочерние и головные компании, поэтому мы настроили бизнес-процесс «Связь компаний в холдинге». Подробно про этот удобный для сегмента B2B бизнес-процесс мы рассказываем в отдельной статье.
Менеджер заполняет поле «Головной контрагент» в карточке дочерней компании. Так из головной компании будут видны все дочерние. А полный список всех связанных компаний отображается в отдельной вкладке сущности компания.
Интеграция Битрикс24 и 1С: двусторонний обмен данными контактов, компаний и сделок, документооборот и синхронизация стадий воронки сделок со статусами заказов
Менеджеры Simple PRO отслеживают работу над заказом на всех этапах. Чтобы им не приходилось постоянно уточнять статус заказа у соседних отделов, мы интегрировали Битрикс24 и 1С, доработали двусторонний обмен данными компаний, контактов и сделок и синхронизировали стадии сделок в Битрикс24 со статусами заказа в 1С.
Обмен данным с 1С запускается со второй стадии воронки сделок. Она так и называется — «Запуск сделки из 1С». Модуль интеграции находит нужную компанию по реквизитам, затем по данным сделки Битрикс24 в 1С формируется заказ, а обратно в Битрикс24 возвращается номер и итоговая сумма заказа.
По реквизитам компании из Битрикс24 в 1С формируются коммерческие предложения, счета и договоры. Затем они загружаются в виде файлов в папку компании на диске Битрикс24. Готовое КП или счет менеджер может отправить клиенту из окна Битрикс24, то есть скачивать документ не нужно. Менеджер выбирает документы и и редактирует текста письма, который бизнес-процесс по отправке генерирует автоматически. Эта настройка увеличивает скорость работы и снижает вероятность отправить не тот документ.
Когда в 1С меняется статус заказа, на стороне Битрикс24 запускается бизнес-процесс. Он перемещает сделку на следующую стадию. Например, в 1С меняется статус на «Счет оплачен» — сделка на стороне Битрикс24 автоматически переходит на одноименную стадию. Менеджер получает уведомление — так увеличивается эффективность взаимодействий между отделами и с клиентами.
Задания монтажному цеху от отдела продаж
Когда сделка согласована и счет оплачен, подключаются специалисты по монтажу. Менеджер заполняет форму для запуска бизнес-процесса, указывает дату и место монтажных работ, запрашивает свободных рабочих. Руководителю монтажного цеха поступает задание и он указывает соисполнителей. Когда работы по монтажу мебели считаются выполненными, руководитель закрывает задачу, а менеджеру отдела продаж приходит уведомление.
Обучение
До внедрения Битрикс24 сотрудники не работали на портале. Заказчик хотел, чтобы сотрудники не тратили много времени на чтение инструкций и мануалов и чтобы обучение было наглядным.
Подобный запрос хорошо закрывают видеоинструкции. Наш специалист по внедрению показывает, как работают настройки и бизнес-процессы, как вести сделки, и комментирует свои действия. Кроме того, видеоинструкции снижают порог вхождения новых сотрудников в работу на портале. А если появляются вопросы, то мы решаем их по телефону: для всех наших клиентов действует неограниченная техподдержка.
Результаты
Воронка лидов и сделок отражает организацию работы с клиентами в компании Simple PRO, поэтому менеджеры не упускают коммуникации и дела клиентов. А двусторонний обмен данными Битрикс24 и 1С и бизнес-процессы помогают увеличить скорость работы, взаимодействий между отделами и повысить качество клиентского сервиса.
