Один из наших клиентов, чье название мы не раскрываем ввиду НДА, занимается продажей автомобилей в РФ и странах СНГ. Это крупная компания, которая включает три юридических лица, у каждого — своя площадка с автопарком. Чтобы сохранять качество обслуживания автопарка и высокий уровень клиентского сервиса, в компании есть собственный отдел по обучению сотрудников.
Для этих целей проводятся не только обучение в рамках подготовки кадров, но и образовательные мероприятия: вебинары, сессии и обучающие курсы в онлайн и офлайн форматах. На эти мероприятия сотрудникам нужно записываться, а места ограничены.
Чтобы организовать обучение, мы сделали следующее:
- доработали интерфейс модуля «Обучение»;
- создали календарь мероприятий внутри вкладки «Обучение»;
- настроили права доступа к мероприятиям и модерацию записи на них.
Интерфейс и реорганизация вкладок
Интерфейс штатного модуля «Обучение» не устраивал заказчика: верстка выглядела устаревшей, материалы курса открывались в соседнем окне и не хватало нужных разделов. Мы решили доработать интерфейс штатно и с помощью дополнительного модуля. Вот, что получилось:
- Для начала мы вывели вкладку «Обучение» на левую панель меню. Это штатная логика Битрикс24. Внутри раздела скрыли лишние вкладки, переименовали штатные и создали нужные.
- Таблицу из штатного модуля переименовали в «Мой аттестат» и усовершенствовали верстку, чтобы все значения отображались крупно и по центру.
- Вывели вкладку «Библиотека» — туда ответственные за обучение сотрудники загружают нужные книги в pdf-формате, видео и ссылки.
- Создали дополнительные вкладки с блокнотом, куда каждый пользователь записывает конспекты. Здесь же можно оставить фидбек о курсе.
- В штатной вкладке «Мои курсы» улучшили интерфейс и доработали переход к материалам курса: теперь они открываются прямо на портале, в не в отдельной вкладке.
Календарь мероприятий
В компании регулярно организуют обучающие мероприятия. Чтобы сотрудники могли записываться на них самостоятельно, а специалисты по обучению — контролировать количество мест, мы вывели в раздел «Обучение» вкладку «Календарь мероприятий».
Специалисты по обучению заполняют календарь событиям, в каждом указывают место проведение, тему, отдел, для которого событие актуально, и формат: онлайн или оффлайн. Чтобы сотрудники не пропускали актуальные мероприятия мы настроили уведомления сотрудникам.
Когда сотрудник кликает на мероприятие, появляется плашка, где указано количество доступных мест. если свободные места еще остались, то активируется кнопка «Записаться».
Сотрудник нажимает на нее, вносит свои данные в форму и отправляет запрос. В этот момент место бронируется. Если мероприятие актуально только для одного отдела, то после того, как сотрудник записался, модераторам приходит уведомление и они подтверждают или отклоняют запись. И во вкладке «Мои курсы» появляется согласованное модераторами мероприятие. Ближе к событию участнику приходит уведомление о том, что запланировано мероприятие.
Механизм записи мы создали штатными инструментами — календарем и бизнес-процессами. Календарь перенесли внутрь вкладки «Обучение», Внутри него создали триггеры, которые запускают бизнес-процессы по записи на мероприятие. Настройки не касаются самого штатного модуля «Обучение», а надстроены над ним. Это нужно для того, чтобы при обновлении системы и штатного модуля «Обучение» все настройки оставались на своих местах.
Модерация записей и доступ к событиям в «Календаре мероприятий»
Внутри этого процесса можно настроена модерация записей, которая позволяет ограничивать доступ к мероприятиям. Специалисты по обучению получают уведомление, в которых они согласовывают или отклоняют запись сотрудника на мероприятие.
В компании три разные площадки — по юридическим лицам. На каждой проводятся обучающие мероприятия. В рамках дня могут быть разные мероприятия на трех площадках и для разных отделов. Также в компании проводят вебинары и иногда транслируют события онлайн. Поэтому отображение событий в календаре мы настроили по трем параметрам:
- площадка: если мероприятие проходит на площадке филиала А, то его будут видеть только сотрудники этого филиала;
- отдел: сотрудники одного отдела видят в календаре мероприятие;
- формат: онлайн или оффлайн. Такое мероприятие можно ограничить по отделам или сделать общим — тогда событие отобразится в календаре у всех сотрудников.
Специалисты по обучению также могут указывать отдел, формат и площадку, но не ограничивать доступ. Тогда сотрудники всех филиалов смогут записаться на мероприятие.
Результаты
Подобная доработка модуля «Обучение» в Битрикс24 повышает скорость работы специалистов по обучению, а сотрудникам — позволяет эффективнее проходить обучение и не забывать о предстоящих мероприятиях. Заказчик также отмечает, что работать в модуле стало гораздо приятнее и понятнее благодаря доработке интерфейса.
