К нам обратилась компания, которая занимается профессиональным управлением объектами коммерческой недвижимости. В собственности под управлением компании находятся торговые площади, офисы, жилые помещения и земельные участки.
В задачи входило создание бизнес-процессов для Битрикс24, начиная с разворота корпоративного портала и заканчивая процессами по консультации и обучению.
Какие процессы реализовали
Все задачи разделили на 3 больших этапа, на реализацию каждого из которых выделили определённое количество часов. Процессы запускаются из разных разделов портала, например, из ленты новостей.
Инвестиционный проект состоит из 3 блоков задач и используется для бронирования встреч и принятия решений по объектам. Его запускают из живой ленты, но большую часть процесс отрабатывает в задачах и проектах. В рамках процесса указывают название, адрес, участников и другие данные.
Согласование договора предполагает заполнение большого количества обязательных полей: срочность, тип, контрагент, предмет и другие. У срочных договоров, например, уменьшается срок согласования до 1 часа. Тип договора влияет на то, какие сотрудники будут участвовать в согласовании договора. Краткое описание оставляют в поле «Предмет».
Индексация арендной платы — процесс, в котором участвуют ответственный и ведущий специалист по работе с арендаторами. В рамках процесса по всем этапам ответственному ставятся задачи. Ответственные анализируют текущую ставку, работают с арендатором и согласуют договоры.
Сдача вакантных площадей. Работа со сделками по сдаче вакантных площадей ведётся в двух воронках. Ответственный создаёт и заполняет сделку: некоторые поля нужно заполнять вручную, другие — автоматически. Карточку сделки условно можно разделить на три части: стадия сделки, основная информация и лента с историей ведения сделки.
Согласование счёта похоже на согласование договора, в этом процессе также много обязательных к заполнению полей: плательщик, получатель платежа, НДС, тип счёта и другие. Этот процесс связан с универсальным списком, к которому обращаются поля. То, что будет выбрано в поле, влияет на дальнейшие задачи, например, от типа счёта зависит то, какие люди будут его согласовывать.
Приём и перевод сотрудника при запуске предполагает заполнение всего одного поля — типа (приём или перевод). В зависимости от выбранного типа, процесс будет обращаться к тем или иным данным. Если нужно выполнить приём нового сотрудника, то будет запущена задача по заполнению данных об этом сотруднике, а выполняет данное задание тот, кто запускает сам процесс. При переводе сотрудника также создаётся задача, но уже с заполнением других полей.
Увольнение сотрудника — процесс, в котором при запуске нужно выбрать одну из опций: увольнение по своему желанию или принудительное увольнение. Процесс может быть запущен автоматически, при этом он пойдёт по ветке увольнения по своему желанию. В зависимости от типа увольнения, сотруднику нужно будет заполнять разные поля.
Какие процессы реализовали
Информацию раздели по универсальным спискам, чтобы к ней было легко и удобно обращаться. Примерами таких списков являются график отпусков, инвестиционный проект и реестр объектов.
Списки заполняются автоматически при заполнении данных в каком-либо процессе. Таблицу из списка можно выгружать, применяя при этом фильтры и сортируя информацию. В списке «Инвестиционный проект», например, есть такие столбцы, как название, назначение здания и возможность выкупа.
Чтобы удобно работать с информацией по той или иной записи, разработали бизнес-процесс, который из списка обращается в CRM, передаёт туда данные, формирует печатную форму и возвращает ссылку, по которой можно открыть файл в понятном для чтения и удобном для печати формате.
Для процесса «Индексация арендной платы» разработан универсальный список «Реестр площадей», в котором складывается информация по площадям, которые сдаются тому или иному клиенту. Список подразумевает разные поля для записей: статус площади, вакантность, город, адрес и другие. Индексация запускается автоматически, делая расчёт по дате заключения договора.
Результаты
Был развёрнут корпоративный портал и настроены все бизнес-процессы. С помощью автоматизации удалось достичь ускорения работы в несколько раз и освободить время, которое сотрудники могут использовать для других задач.