Иногда заказчики приходят к нам с порталом, который настроен по шаблонам из интернета. Часто это дело рук недобросовестных системных интеграторов или фрилансеров.
Шаблонных настроек недостаточно, чтобы перевести рабочие процессы в одну систему, автоматизировать рутинные задачи или настроить контроль выполнения задач. Сотрудники по привычке будут записывать нужную информацию на бумажках, в гугл-доках или в других программах, а Битрикс24 превратиться в прихоть чудаковатого начальника и в тяжкое бремя всего отдела.
Признак грамотного внедрения — это предпроектное интервью. Так специалист по внедрению вникает во внутренние процессы компании и подбирает оптимальные инструменты для решения задач. В таком случае Битрикс24 действительно сможет повысить эффективность выполнения задач и принести пользу бизнесу.
До обращения к нам менеджеры и руководители компании, название которой мы не можем раскрыть из-за НДА, работали в CRM-системе Битрикс24. Её настраивал программист-фрилансер, которого менеджеры нашли в интернете. Однако CRM-система была настроена по шаблонам и не соответствовала реальному процессу ведения сделок. Поэтому отчеты и планирование сотрудники вели на бумагах и в разрозненных сервисах, а эффективность работы менеджеров не измерялась.
Чтобы внедрить единую модель работы с клиентами в Битрикс24, автоматизировать создание отчетов и создать механизм для измерения эффективности работы каждого сотрудника, мы вместе с заказчиком сформулировали список задач по комплексной настройке CRM:
- перенастроить статусы лидов и стадии сделок;
- построить отчеты по обороту, прибыли, звонкам и выставлению коммерческих предложений;
- создать план продаж с индивидуальными показателями;/li>
- автоматизировать процесс согласования договоров;
- сформировать список «Сбор инцидентов», в который информация о срывах сроков будет заноситься автоматически;
- обучить сотрудников работе с новой моделью ведения CRM.
Реализация проекта заняла 20 рабочих дней.
Изменение модели ведения продаж в Битрикс24 и автоматизация отчетности
Наши внедренцы провели аудит портала и проанализировали все существующие бизнес-процессы в лидах. На основании аудита переработали воронки для лидов и сделок, часть статусов лидов было решено перенести в стадии сделок. Перед частичным переносом воронки лидов в сделки мы экспортировали всю воронку — так мы сохранили те работы и бизнес-процессы, что уже были в CRM заказчика.
Перенос бизнес-процессов из лидов в сделки стал самой трудоемкой работой. Некоторые бизнес-процессы пришлось изменить: привязать к новым стадиям и переназначить ответственных. Требовалось следить, чтобы бизнес-процессы переносились корректно, не были нарушены связки функционирующих бизнес-процессов с новыми ответственными и новыми стадиями сделки. В итоге нам удалось добиться 100% безотказности бизнес-процессов на всех стадиях.
Автоматизация согласования договоров
В рамках направления «Сделки» мы автоматизировали алгоритм согласования договоров. На стадии «Согласования договора» бизнес-процесс запускает алгоритм для 3 согласующих, которые меняются в зависимости от условий сделки.
Выбранные сотрудники параллельно согласуют документы и договор. Им ставится задание: утвердить или отклонить. Если все согласующие в течение двух дней одобряют документы, то сделка переходит на следующую стадию. Если через два дня задание не выполняется, то документы уходят в список «Сбор инцидентов». В нем учитываются задачи с проваленным сроком.
Учет нарушения сроков выполнения задач
Был создан список «Сбор инцидентов», в которой автоматически попадает вся информация о нарушении сроков выполнения бизнес-процессов. Например, если договор находится на согласовании у сотрудника более 2 рабочих дней, в список автоматически заносится запись об этом. Также в этот список сотрудник может внести запись вручную, например, в случае жалобы клиента.
План продаж для каждого сотрудника в Битрикс24
Мы реализовали функцию, которая позволяет следить за планом продаж каждого менеджера в Битрикс24. Заказчик предоставил план продаж, включающий более семи показателей.
Кроме того, необходимо было добавить возможность рассчитывать прибыль и процент выполнения индивидуально для каждого сотрудника. Для реализации этого решения мы связали CRM с функцией «Списки» и создали вспомогательные бизнес-процессы. Результат выполнения плана продаж отражается в отчетах CRM.
Обучение
Проект внедрения Битрикс24 мы завершили обучением: провели несколько онлайн-уроков по работе с новой моделью ведения CRM-системы сотрудников отдела продаж и семинар для руководителей. Когда возникают дополнительные вопросы, мы общаемся с сотрудниками заказчика по телефону или через чат на портале.
Результаты
Заказчик получил обновленную модель работы с CRM-системой, которая сделала работу с лидами и сделками более понятной и последовательной. Также благодаря автоматизации бизнес-процессов повысилась скорость рутинной работы менеджеров по продажам.
Новые отчеты и список «Сбор инцидентов» стали для руководителей мощными инструментами для анализа и контроля работы сотрудников.
Ранее договоры согласовывались по почте, из-за чего заключение сделки сильно затягивалось. Автоматизация согласования договора позволила сократить срок процесса заключения сделки с клиентом на 50%. У руководителей появилась возможность контролировать, на каком этапе согласования возникают задержки.
Формирование индивидуального плана продаж, позволило выстроить новую мотивацию для сотрудников отдела продаж и упростило контроль для руководителей.
