Подразделения архитектурно-инжиниринговой группы компаний «Маркс» занимаются проектированием городской и транспортной инфраструктуры и исследованиями городской среды.
Сотрудники проектного отдела ведут дела заказчиков в виде сделок, согласовывают проекты и счета с отделом документооборота и с руководителями компании. Всего — 216 человек. До внедрения Битрикс24 сотрудники вели сделки в таблицах excel, записывали важную информацию в ежедневники, а документы согласовывали в бумажном виде.
Из-за отсутствия единой системы последовательность работы с проектами была неочевидна: сотрудники забывали о некоторых делах и согласованиях, а вспоминали в последний момент. На поиск нужного договора и согласование счетов и документов по отделам требовалось много времени и сил. Из-за этого сделки затягивались и клиенты нервничали.
Заказчик хотел автоматизировать процесс создания и ведения проектов и систематизировать данные по проектам. Во время предпроектного интервью мы сформулировали задачи внедрения:
- автоматизировать согласование договора и согласование проекта по отделам внутри компании;
- автоматизировать этапы ведения проекта;
- организовать хранение информации по проектам в одной системе;
- автоматизировать документооборот: создания документов, их согласование и хранение.
Для достижения поставленных задач нужна доработка системы, поэтому мы посоветовали заказчику коробочную версию Битрикс24.
На реализацию проекта внедрения было выделено 55 рабочих дней, но наши специалисты справились раньше срока — всего за 30 дней.
Большую часть времени заняли подготовка и согласование технического задания, так как в компании не было единого стандарта ведения проектов. Кроме того, сотрудники компании никогда не работали в автоматизированных системах: первое время им было трудно. Но благодаря обучению и нашей неограниченной технической поддержке сотрудники уже через 2 недели освоили инструменты Битрикс24.
Автоматизация проектной работы компании
Чтобы упорядочить работу над проектами, мы создали CRM-воронку и дополнительный блок «Задачи и проекты». В воронке прописали каждый этап ведения клиента: от запроса до сдачи работ. На каждом этапе автоматизировали согласование проекта, согласование коммерческого предложения, согласование договора.
Например, теперь, когда в компанию обращается потенциальный клиент, сотрудники отделов проектирования в «Марксе» работают так:
- Менеджер создает карточку проекта (лид) и указывает нужную информацию. Когда менеджер сохраняет карточку лида, создают карточки контактов и компаний и запускается бизнес-процесс по согласованию проекта.
- Руководитель подразделения принимает решение, берут ли они проект в работу.
- Если руководитель утверждает проект, то лид переходит в сметный отдел. Сметчики рассчитывают рентабельности проекта и собирают данные для коммерческого предложения.
- Коммерческое предложение отправляется на согласование с руководителями компании. По результатам согласования автоматически формируется документ коммерческого предложения в Битрикс24.
- Согласование коммерческого предложения с заказчиком. Если заказчик согласен, то лид переводится в сделку. Если нет, то лид сохраняется в системе как некачественный.
В «Сделках» добавили вкладку «Проекты». В ней отображается ссылка на проект в блок «Задачи и проекты».
Для каждой сделки настроили автоматическое формирование графика проекта. Когда срок выполнения каждого этапа проекта подходит к концу, ответственному сотруднику приходит уведомление. Также каждый сотрудник может посмотреть график своих проектов в отдельном реестре.
В «Реестре договоров» автоматически фиксируются согласованные с клиентами договоры и хранится информация по дате, номеру и типу договора. Если сотрудникам нужно узнать другие параметры: ответственного менеджера или связанные контакты — он может вывести их через настройки.
В блок «Проекты» мы добавили вкладку «Лиды и Сделки», чтобы менеджеры могли быстро найти нужную информацию по проекту: название сделки, компанию и стадию сделки.
Автоматизация документооборота
Блок «Документооборот» был разработан с помощью универсальных списков — стандартного функционала Битрикс24. Для каждого входящего и исходящего документа создается карточка, где нужно указать ключевую информацию по документу. Когда менеджер сохраняет карточку, документу автоматически присваивается номер и запускается бизнес-процесс по согласованию с руководством, а сам документ конвертируется в pdf-файл — так его легче пересылать клиентам. Также мы дополнительно реализовали функционал выгрузки карточек документов excel-файл.
Теперь сотрудники «Маркса» работают с документами следующим образом:
- Перед отправкой письма клиенту, сотрудник заполняет карточку отправляемого документа в Битрикс24.
- На основании заполненной информации формируется официальное письмо в виде pdf файла.
- Далее запускается процесс согласования документа.
- После согласования документ регистрируется и ему присваивается номер.
Результаты
Раньше все процессы по реализации проектов велись вручную в excel таблицах. Мы полностью перенесли работу с проектами в Битрикс24 и автоматизировали многие процессы. Бизнес-процессы в CRM-системе помогают менеджерам эффективнее взаимодействовать с клиентами и не пропускать важные этапы. Автоматизации по согласованию документов и проектов, а также контроль сроков позволяет заказчику сдавать все проекты вовремя и работать продуктивнее.
Руководители проектов и отделов избавились от необходимости лично выставлять сотрудникам задачи. Теперь они могут сосредоточиться на анализе работы сотрудников и контроле проектов. У них есть доступ к актуальной информации по проектам в любое время, потому что мы организовали хранение документов в Битрикс24 и автоматизировали процесс их согласования.
