ГК «Маркс» состоит из нескольких компаний, которые занимаются проектированием городской и транспортной инфраструктуры, научными исследованиями.
Клиент пришел к нам с задачей внедрить Битрикс24 для направления проектирования. Необходимо было автоматизировать процесс создания и ведения проектов и систематизировать данные по проектам.
Было необходимо:
- Автоматизировать внутренние процессы компании, такие как согласование договора и согласование проекта.
- Реализовать алгоритм ведения проекта и автоматизировать его.
- Организовать хранение информации по проектам в одной системе.
- Реализовать документооборот в Битрикс24: формирование документов и автоматизация их согласования.
Внедрение требовалось для сотрудников отдела документооборота, проектного отдела, руководителей проектов и руководителей компании. Общее количество сотрудников — 216 человек.
Клиент выбрал коробочную версию Битрикс24 из-за того, что для реализации его задач требовалась доработка системы. Облачная версия такой возможности не предоставляет.
Автоматизация проектной работы компании
Для автоматизации процесса проектирования наши специалисты настроили процесс ведения проекта в рамках CRM-системы и блока «Задачи и проекты».
Мы провели настройку карточки проекта, настроили этапы ведения клиента от момента получения запроса до финальной сдачи работ. Для каждого этапа автоматизировали согласование проекта, согласование коммерческого предложения, согласование договора.
В блок «Проекты» мы добавили новую вкладку «Лиды и Сделки», при клике на которую появляется таблица с информацией о выбранном проекте: название сделки, название компании клиента, стадию сделки.
В «Сделках» мы добавили вкладку «Проекты», на которой отображается ссылка на проект в блоке «Задачи и проекты».
Для каждой сделки теперь автоматически формируется график проекта. Когда срок выполнения каждого этапа проекта подходит к концу, ответственному сотруднику приходит уведомление.
В «Реестре договоров» автоматически фиксируются согласованные договоры с клиентами и хранится информация по дате, номеру договора и др.
Таким образом, когда в компанию обращается потенциальный клиент, менеджер создает карточку проекта (лид) и заполняет ее необходимой информацией. Далее лид двигается по этапам:
- Согласование проекта с руководителями компании. Принятие решения, берут ли они проект в работу.
- Расчет рентабельности проекта и сбор данных для формирования коммерческого предложения.
- Согласование подготовленного коммерческого предложение с руководителями компании. По результатам согласования автоматически формируется документ коммерческого предложения в Битрикс24.
- Согласование коммерческого предложения с заказчиком. Если заказчик согласен, то Лид переводится в Сделку.
Если не согласовали условия работы, то Лид сохраняется в системе, но переводится в некачественный.
Автоматизация документооборота
Наши специалисты разработали блок «Документооборот» с помощью стандартного функционала Битрикс24 — «Списки».
Для каждого входящего и исходящего документа теперь создается карточка, в которой указывается вся необходимая информация по документу. При сохранении карточки, документу автоматически присваивается номер.
При создании карточки исходящего документа автоматически запускается процесс согласования с руководством. Для таких документов автоматически формируются pdf файлы, чтобы их можно было легко отправить адресатам.
Также мы дополнительно реализовали функционал выгрузки карточек документов excel-файл.
Теперь процесс создания документов в компании заказчика выглядит следующим образом:
Перед отправкой письма клиенту, сотрудник заполняет карточку отправляемого документа в Битрикс24. На основании заполненной информации формируется официальное письмо в виде pdf файла. Далее запускается процесс согласования документа. После согласования документ регистрируется и ему присваивается номер.
На реализацию проекта внедрения было выделено 55 рабочих дней, но наши специалисты справились раньше срока. Большую часть времени заняли подготовка и согласование технического задания, так как в компании не было единого стандарта ведения проектов. Кроме того, сотрудники компании никогда не работали в автоматизированных системах, из-за чего испытывали сложности в понимания процессов и работы с системой.
Время внедрения составило 30 дней.
Преимущества от внедрения
Раньше все процессы по реализации проектов велись вручную в Excel таблицах. Мы полностью перенесли работу с проектами в Битрикс24 и автоматизировали многие процессы. Благодаря этому компания полностью отказалась от использования Excel.
Автоматизация ведения клиентов в рамках CRM-системы позволило эффективнее взаимодействовать с ними. Также мы упростили процесс реализации проектов и контроль сроков, что позволяет заказчику сдавать все проекты вовремя.
Руководители проектов и отделов избавились от необходимости лично выставлять сотрудникам задачи. Теперь они могут сосредоточиться на анализе работы сотрудников и контроле хода выполнения проектов. У них есть доступ к актуальной информации по проектам в любое время.
Мы организовали хранение документов в единой системе и автоматизировали процесс их согласования. Раньше эти вопросы решались устно или через электронную почту, из-за чего могли возникать недопонимания, а документы могли теряться.