Наш клиент — один из лидеров по продаже ноутбуков в Санкт-Петербурге, включает фирменные магазины Sony Centre, брендшопы Samsung, сеть фирменных магазинов техники Apple iPort.
Группа компаний уже обращалась к нам за услугами по внедрению коробочной версии корпоративного портала Битрикс24. В этот раз требовалось реализовать процесс согласования, оформления и выполнения командировки.
Наши внедренцы провели предпроектные работы, в ходе которых мы вместе с клиентом проработали сценарии поведения бизнес-процесса и обсудили его дополнительные особенности и характеристики.
Реализация бизнес-процесса по организации командировки
Бизнес-процесс включает пять стадий:
- Согласование командировки: общая очередь;
- Согласование командировки: особая очередь;
- Приобретение билетов;
- Подготовка документов;
- Завершение командировки.
Мы перенесли в Битрикс24 каждую из этих стадий. В самом начале руководитель командируемого сотрудника, либо группы сотрудников, заполняет форму, в которой указывает всю информацию, которая требуется для подготовки командировки.
Далее, в зависимости от должности сотрудника и информации, указанной в форме, заявка попадает в общую очередь, либо в особую очередь согласования.
В общей очереди командировку согласует либо руководитель инициатора, либо ответственный за этот процесс сотрудник. Если же никто не согласовал командировку в течении определенного времени, то заявка попадает в особую очередь. На этом этапе у инициатора всегда есть возможность либо отменить заявку, либо отправить ее на согласование на верхний уровень принудительно.
После того, как заявка согласована руководителем инициатора, либо топ-менеджерами, она переходит в статус приобретения билетов. Свободному офис-менеджеру выставляется задача приобрести билеты. Купленные билеты прикрепляются к задаче и отправляются командируемым сотрудникам на почту. На этом этапе инициатор командировки имеет возможность прервать оформление командировки.
Затем начинается подготовка документов. Автоматически выставляются соответствующие задания в разные подразделения по формированию набора документов. Если приобретаются новые билеты, офис-менеджер может их загрузить, приостановив процессы. После этого постановка задач начинается сначала.
Когда сотрудник получает все документы, даты командировки вносятся в график отсутствий. Если в форме не выставлено, что командировка конфиденциальна, в живую ленту компании отправляется уведомление, что этот сотрудник будет отсутствовать в указанный период.
Последний этап бизнес-процесса — ожидание завершения командировки. Командируемому ставится задача предоставить набор документов в бухгалтерию. Перечень документов формируется автоматически и зависит от параметров командировки. Когда бухгалтерия подтверждает получение документов, процесс завершается.
Наши специалисты разрабатывали бизнес-процесс в два этапа. На первом — создали бизнес-процесс предварительного типа. После тестового периода заказчик предоставил набор пожеланий к функционалу. Мы учли их, проработали новые сценарии и собрали финальную версию бизнес-процесса, которая сейчас успешно используется заказчиком.
