«Современный стандарт» оказывает профессиональную помощь в сфере лицензирования и сертификации продукции. У компании два отдела продаж: в Нижнем Новгороде и в Новосибирске. Их работу было необходимо перевести в единую систему.
Перед нами стояли задачи:
- создать направления сделок и статусы лидов;
- настроить роботов на каждом статусе в воронке лидов;
- автоматизировать рассылку уведомлений с напоминаниями о звонках и письмах клиенту по карточкам компаний;
- реализовать ведение отчетности по продажам Битрикс24;
- автоматизировать формирование договоров;
- создать реестры документов компании: договоры, сертификаты, входящие документы;
- настроить автоматизацию в реестрах документов.
В компании заказчика нет штатного сисадмина, а в работе используются облачные сервисы, поэтому заказчик выбрал облачный тариф Битрикс24 «Команда».
Настройки в CRM-системе
Наши внедренцы провели аудит бизнес-процессов заказчика и настроили CRM под его нужды: проработали статусы лидов и стадии сделок и персонализировали карточки лидов, сделок и компаний. На каждом из 15 стадий настроили автоматизацию роботами. Когда лид переходит на следующий статус, менеджеру приходит уведомление с напоминанием перезвонить, указать информацию или запустить рассылку.
В сделках мы настроили бизнес-процесс на перерасчет сумм оплат. Каждый месяц руководитель отдела продаж подводит итог по суммам оплаченных сделок: 20-го числа каждого месяца из карточек сделок в отчеты подтягиваются суммы оплат. Когда сумма меняется, руководителю приходит уведомление со ссылкой на сделку и размеры новой оплаты.
Автоматизация «Мониторинг приоритетов»
В карточку компании мы вывели дополнительное пользовательское поле — «Приоритет» и связали его с бизнес-процессом. На основе значений поля запускается один из сценариев бизнес-процесса. Менеджеры выбирают в карточке приоритет: мелкий, средний, крупный, крутой или ключевой. От него зависит, как часто клиент обращается в компанию заказчика.
Бизнес-процесс проверяет, оставлял ли клиент заявку. Если нет, то менеджер получает уведомление: «Напомнить клиенту о сертификации». Уведомления приходят, если клиент не оставил заявку в нужное время: для каждого приоритета это время различно. Например, если приоритет компании «ключевой», то клиент должен оставлять от 20 заявок в год.
Автоматизация формирования договоров и создание реестра документов в Битрикс24
Мы автоматизировали бизнес-процесс формирования договоров. Алгоритм создает документ в зависимости от выбранного юридического лица. Сформированный документ сохраняется в реестре договоров. Там сотрудники выставляют напротив каждого документа статус — так они отслеживают информацию по документам.
Менеджеры выбирают один из статусов: не подписан, отменен, подписан, скан, оригинал, аннулирован. На трех статусах — скан, не подписан, отменен — срабатывает автоматизация. Например, если договор не подписан, то менеджеру приходит уведомление: «Решить дальнейшую судьбу». Если менеджер не реагирует и статус не меняется, то ставится задача по этому договору и к ней подключается руководитель.
Когда прикрепляется скан, то руководитель получает задание проверить скан. Если руководитель подтверждает достоверность скана, то договор записывается в систему. Если в течение 10 дней статус не меняется и ответственный за сделку менеджер не подгружает оригинал, то система генерирует задачу и подключает руководителя. Когда ответственный менеджер получает оригинал на руки, он меняет статус договора и бизнес-процесс завершается.
Реестры «Оригиналы документов» и «Инспекционный контроль»
Помимо реестра договоров были созданы еще два списка: «Оригиналы документов» и «Инспекционный контроль». Для отслеживания информации по клиентам создан список «Инспекционный контроль». Данные в списке сотрудники обновляют вручную.
В списке «Оригиналы документов» хранится информация по всем сформированным и отправленным клиентам документам. Документы имеют 5 статусов — на каждом настроены автоматизации и рассылки уведомлений. Например, на статусе «Забрать из органов» запускается таймер: если в течение 10 дней статус не меняется, то формируется задача. К ней подключается руководитель, чтобы выяснить причины задержки и помочь. По этой модели работают все автоматизации в этом реестре: сначала приходят уведомления, а если сотрудник что-то не делает, то появляется задача с руководителем: там они разобраются, что пошло не так.
Как теперь работают менеджеры клиентского отдела «Современного стандарта»
Когда потенциальный клиент обращается в компанию его заносят в CRM систему как лид. Далее ведут по нему активности. Когда клиент принимает решение работать с заказчиком, его переводят в сделку. В этот момент автоматически создается договор, который сохраняется в списке «Реестр договоров».
Результаты
По итогам внедрения активнее всего сотрудники используют функции CRM-системы, сформированных списков и создания документов в CRM-системе. Нашим внедренцам удалось объединить в одной системе два отдела продаж, которые находятся в разных городах и разных часовых поясах. Это решение позволило заказчику создать единую базу лидов и централизованно отслеживать информацию по всем клиентам. Кроме того, это упростило процесс ведения статистики по выполненным заказам и позволило контролировать эффективность менеджеров.
