Компания «Медицина сегодня» занимается организацией медицинских мероприятий: мастер-классов, курсов и стажировок.
Клиент обратился к нам с задачей превратить Битрикс24 в инструмент, который объединит три направления деятельности организации:
- проведение мероприятий,
- поиск спонсоров,
- оформление выездов за границу.
До внедрения Битрикс24 сотрудникам заказчика приходилось пользоваться несколькими программами, составлять сметы вручную. Файлы постоянно исправлялись, пересылались сотрудникам, а актуальные версии документов терялись. Заказчик хотел создать единую систему для работы с документами и автоматизировать постановку и контроль выполнения задач. Чтобы достичь поставленных целей наши специалисты решили следующие задачи:
- настроили CRM-систему;
- создали инструмент для работы со сметами в Битрикс24;
- вывели вкладку «История изменений»;
- создали инструмент для контроля готовности к мероприятиям;
- обучили сотрудников работе в Битрикс24.
Клиент выбрал коробочный Битрикс24, так как для решения его задач была необходима доработка системы, что не позволяет сделать облачная версия. Также было важно, чтобы вся информация хранилась на сервере компании.
Внедрение Битрикс24 заняло 20 рабочих дней.
Базовая настройка Битрикс24
Для начала мы сделали стартовую настройку CRM: настроили три направления сделок, права доступа к CRM и создали индивидуальные поля для каждого раздела CRM.
Формирование сметы в Битрикс24
Формирование сметы — один из самых времязатратных этапов подготовки мероприятий.
До внедрения Битрикс24 сотрудники «Медицины сегодня» составляли сметы вручную в таблицах excel. Файлы со сметами хранились у разных сотрудников, пересылались по почте и постоянно терялись.
Наши специалисты разработали инструмент, который позволяет составлять смету прямо в Битрикс24 и прикреплять ее к карточке мероприятия. Теперь каждый сотрудник, у которого есть доступ к порталу, может посмотреть актуальную версию документа.
Вкладка «Карта мероприятий»
Чтобы менеджеры могли учитывать, какие площадки свободны, а какие заняты, мы доработали вкладку «Карта мероприятий». В нее из сметы автоматически подтягивается дата мероприятия, город и место, а заказчиков и спонсоров менеджеры указывают вручную.
Вкладка «История изменений»
В блок «Проекты» мы добавили возможность просматривать все изменения, которые пользователи вносили в карточки мероприятий. Теперь руководители могут проконтролировать работу менеджеров и оперативно реагировать на изменение места, времени или другой информации о мероприятии.
Вкладка «Чек-лист»
Доработка «Чек-лист» помогает менеджерам проверить, все ли готово. Это инструмент самоконтроля: он позволяет менеджерам нести ответственность за готовность к мероприятию. Это развивает рабочие навыки и делает сотрудников более активными и вовлеченными в рабочий процесс.
Обучение
Когда работы по настройке порталу были окончены, мы приступили к самой главной части внедрения Битрикс24 — к обучению. Три главных менеджера прошли индивидуальные часовые семинары по скайпу. Для остальных мы разработали детальное руководство по работе портала. Оно включает как инструкцию по общему функционалу Битрикс24, так и по нашим доработкам.
Результаты
Теперь вся деятельность компании по планированию сосредоточена в Битрикс24. Для организации нового мероприятия менеджер создает проект, указывает дату проведения мероприятия и распределяет задачи между ответственными сотрудниками: они составляют смету и планируют график. Раньше все эти документы пересылались по почте и часто терялись, сейчас — вся актуальная информация указана в карточке. А руководитель может проконтролировать, на какой стадии находится подготовка мероприятия, соблюдаются ли сроки.
В результате клиент получил:
- отказ от Excel-таблиц;
- документооборот в единой системе;
- единую базу данных поставщиков и клиентов;
- упорядоченное хранение информации о стажировках;
- автоматизированное планирование мероприятий.
