«Лорри» — это международная компания, которая занимается перевозками грузов по России, странам СНГ и ЕВ, а также в КНР. В их автопарке — более 800 единиц грузового транспорта, а в штате — около 850 водителей.
До обращения к нам сотрудники заказчика работали на ненастроенном портале. Битрикс24 использовался в качестве HR-инструмента: в воронках лидов и сделок вели кандидатов на работу в компании. Однако приходилось вручную согласовывать документы, а напоминания о звонках и встречах записывать на стикеры и в ежедневник.
Компания обратилась в «Информатику и Сервис», чтобы автоматизировать процесс приема новых водителей на работу. Клиенту требовалось создать единую систему подбора сотрудников, которая организовала бы коммуникацию между отделами, позволила бы упорядочить хранение документов и автоматизировать отправку напоминаний соискателям.
Заказчик поставил перед нам цель — автоматизировать процесс приема новых водителей на работу и создать единую систему подбора сотрудников. Система должна организовать коммуникацию между отделами, упорядочить хранение документов и автоматизировать отправку напоминаний соискателям.
Для решения этой задачи клиент мы посоветовали приобрести облачный тариф «Компания», поскольку в этой редакции есть необходимые инструменты автоматизации: списки и бизнес-процессы. Кроме того, тариф позволяет не заводить собственный сервер и не думать об администрировании системы.
Автоматизация найма на работу водителей
Наши внедренцы работали с пятью юридическими лицами АО «Лорри», в каждом из которых — свой отдел кадров. Всего в отделах кадров работает 55 сотрудников. Для реализации задачи клиента мы настроили этапы в воронках лидов и сделок и создали бизнес-процесс по приему на работу. Он состоит из 7 этапов:
- Когда потенциальный кандидат обращается в компанию по телефону или через CRM-форму на сайте, в системе создается лид.
- Автоматически назначается ответственный рекрутер. Он связывается с кандидатом и заполняет карточку, чтобы принять решение, подходит ли соискатель на должность. Чтобы рекрутерам было удобно, мы вывели в карточку дополнительные поля, они на скриншоте.
- После собеседования рекрутер получает задание в CRM-системе: подходит ли кандидат на должность. Если рекрутер отвечает «Да», то алгоритм отправляет соискателю СМС-сообщение с датой следующего этапа собеседования и списком необходимых для трудоустройства документов.
- Когда кандидат присылает нужные документы, рекрутер прикрепляет их в реестр документов. После этого рекрутер получает задания по оформлению соискателя в штат.
- На определенных стадиях запускается проверка документов кандидата — ответственным за сделку становится сотрудник службы безопасности. Он проверяет подлинность документов и репутацию соискателя.
- При успешном прохождении проверки соискатель получает СМС-сообщение с датой собеседования с руководителем подразделения — он принимает окончательное решение по трудоустройству.
- Если руководитель одобряет кандидатуру соискателя, кандидат возвращается рекрутеру для оформления в штат. Когда стороны подписывают трудовой договор, рекрутер прикрепляет копию в реестр, сделку считается завершенной.
Обучение
По результатам внедрения мы провели общий обучающий семинар для всех сотрудников и индивидуальный мастер-класс для руководителя. Также мы подготовили индивидуальные инструкции для рекрутеров, начальников службы безопасности и начальников колонн.
Результаты
Сотрудники научились работать в Битрикс24 за 1,5 месяца. Первое время было много вопросов — наши специалисты помогали сотрудникам «Лорри», объясняли, как работать в Битрикс24. Руководитель также мотивировал сотрудников свои примером и старался помочь сотрудникам освоиться — благодаря этому переход в систему прошел безболезненно.
Внедрение Битрикс24 позволило руководителю отдела кадров отслеживать работу каждого рекрутера и информацию по кандидатам, которым ранее было отказано. Автоматизации в Битрикс24 избавили рекрутеров от ручной работы, сэкономили время на согласовании документов. В итоге, все пять юридических лиц использовали единую модель приема сотрудников на работу.
