«Инструменты бизнеса» — агентство, которое создает рекламные конструкции, корпоративные сувениры, полиграфию и текстиль.
У заказчика уже был установлен облачный Битрикс24, но работа на портале не была организована эффективно. Сотрудники работали над проектами в разрозненных системах, дедлайны контролировали через гугл-календарь, а суммы оплаты клиента записывали в таблицы excel. Чтобы автоматизировать ведения проектов,требовалось решить следующие задачи:
- Ввести учет крайних сроков исполнения проекта с возможностью их корректировки.
- Добавить возможность создавать макеты дизайна с нуля в рамках проекта, и прикреплять макеты, полученные от клиента.
- Организовать в Битрикс24 производство продукции своими силами, либо с привлечением сторонних исполнителей. Также необходимо было добавить возможность контролировать работу подрядчика.
- Предоставить выбор разных моделей работы с клиентом: постоплата и предоплата.
- Учесть ситуации, когда в процессе работы над проектом клиент заказывает новую продукцию.
Автоматизации для работы с проектами в CRM-системе
Для решения задач заказчика наши внедренцы реализовали сквозной бизнес-процесс, который позволяет напрямую взаимодействовать с проектом, управлять им и контролировать сроки его исполнения. Функционал реализовали с помощью сущности CRM «Сделки».
Бизнес-процесс представляет собой две ветки. Первая — отвечает за контроль крайнего срока реализации проекта и уведомляет ответственного менеджера, когда приближается дедлайн.
Вторая ветка автоматизирует ведение сделки. Эта часть бизнес-процесса запускает цикл согласования коммерческого предложения для клиента, затем циклы утверждения договора и счета. С каждым циклом статус сделки в воронке меняется, чтобы руководитель проекта мог быстро определить, на какой стадии находятся работы.
После завершения этих циклов, запускается проверка по параметрам сделки:
- есть предоплата или нет;
- макеты предоставил клиент, или дизайнеры сделали их самостоятельно;
- планируется собственное производство продукции, на сторонней типографии или совместное.
На основании этих проверок формируется соответствующие задачи для ответственного менеджера и сотрудников, задействованных на проекте. Им приходят уведомления и ссылки на задачи.
Когда макеты отрисованы, и указано место производства, менеджер получает возможность выставить задачи для печати продукции. Для этого он указывает тип продукции, и выбирает из списка характеристики продукта. Менеджер может выбрать любое количество типов продуктов. После заполнения каждой карточки продукта, проектной группе автоматически ставится задача на производство.
Конечный этап бизнес-процесса — процедура сдачи проекта. Менеджер указывает, принят ли проект клиентом и нужна ли доплата. В зависимости от выбранных вариантов алгоритм выставляет задачи и отправляет уведомления заинтересованным сотрудникам.
Реализация проекта заняла 2 рабочих недели.
Результаты
Сотрудники компании постепенно переходят на ведение своих проектов с помощью этого процесса. Они отмечают, что стали реже забывать про дедлайны и теперь не пропускают актуальные задачи. Впереди — автоматизация ежедневных, рутинных задач по согласованию внутренних документов.
