Компания «ТаскДата» разрабатывает программное обеспечение и внедряет системы управления данными с 2011 года. Компания обратилась к нам за покупкой Битрикс24 и внедрением. Заказчик хотел превратить Битрикс24 в единый корпоративный портал и рабочее ПО для HR-отдела. В предыдущем материале мы писали о внедрении корпоративного портала и интеграции с Active Directory. В этой части речь пойдет о создании личного кабинета сотрудника и автоматизации бизнес-процессов для HR.
На личной странице в Битрикс24 сотрудники указывают информацию и размещают фотографию. Заказчик хотел превратить профиль сотрудников в рабочий инструмент, чтобы каждый из 200 сотрудников запускал бизнес-процессы на свое имя. Мы доработали Профиль сотрудника для Личного кабинета и разместили его в виде отдельной вкладки в меню слева.
Внутри Личного кабинета создали блок «Документы», где пользователи выбирают тип бизнес-процесса, указывают информацию, которую нужно согласовать. Имя, фамилия и департамент отправителя подтягиваются в заявки автоматически. Алгоритм отправляет заявление, заявку или договор нужному согласованту. Ответ приходит в виде сообщения или файла с утвержденным заявлением через Живую ленту.
Автоматизация бизнес-процессов
До внедрения Битрикс24 запросы на доступ к внутренней информации и заявления на отпуск и отгулы сотрудник оформлял на бумаге, согласовывал вручную по отделам и затем относил в HR-отдел. Если руководитель не утверждал даты отпуска, то сотрудник заново заполнял заявление. Такая организация внутренних процессов сильно замедляла повседневные внутренние процессы и взаимодействие между отделами.
Мы изучили взаимодействия внутри компании и автоматизировали 14 бизнес-процессов с помощью инструментов Битрикс24 и настроили запуск из Личного кабинета, а для HR-менеджеров и из Живой ленты. Мы расскажем только о некоторых, наиболее типовых.
Бизнес-процессы с запуском из Личного кабинета
При запуске бизнес-процессов из Личного кабинета инициатор, департамент и руководитель подтягиваются автоматически. Сотрудники согласуют заявления, заявки и запросы у разных отделов. В соответствии с адресатами согласования бизнес-процессы распределяются по 4 вкладкам в блоке документы: HR-отдел, бухгалтерия, ит-отдел и офис-менеджер.
При согласовании «Заявления на отпуск» сотрудник указывает лишь желаемые даты начала и окончания — остальная информация указывается автоматически.
Когда даты отпуска одобрены, сотруднику приходит уведомление и заявление на отпуск в файловом формате. Даты отпуска автоматически загружаются в график отсутствий в Битрикс24, чтобы HR-отдел анализировал внутренние процессы.
По этому же принципу оформляются заявления на отгул и работу из дома. Если руководитель согласовывает заявление, информация поступает в график отсутствий в HR-отдел. Запрос на количество оставшихся дней отпуска, копию трудовой книжки и справку 2НДФЛ сотрудник также оформляет через Личный кабинет, а ответ получает в Живой ленте.
В «ТаскДате» сотрудники часто летают на встречи с клиентами или презентации, поэтому в Личном кабинете мы настроили согласование командировок. Когда руководитель утверждает даты и цель поездки, офис-менеджер получает задание «Купить авиабилеты».
Запрос на новое оборудование согласуется у руководителя, а затем — у ит-отдела. Они выясняют, есть ли нужное оборудование. Если такой техники нет, то запрос автоматически переходит в процесс закупки оборудования: вид, модель, марка и количество подтягиваются в задачу на закупку из запроса а получение оборудования автоматически.
Бизнес процессы для HR-менеджеров
Битрикс24 в «ТаскДате» внедрялся как HR-инструмент, поэтому для HR-менеджеров мы настроили запуск следующих бизнес-процессов из Живой ленты:
- подготовить рабочее место для нового сотрудника;
- завести учетную запись в Active Directory и открыть доступ к сервисам;
- закрыть доступа увольняющемуся сотруднику.
Заявки на подбор персонала формируют руководители департаментов. Указывают название вакансии, требования к кандидатам и другую обязательную информацию. Система отправляет заявку на согласование к генеральному директору, после — в HR-отдел.
Бизнес-процесс «Подготовка рабочего места» запускается отдельно, когда находят нужного сотрудника. HR-менеджер заполняет форму, указывает информацию по новому сотруднику, необходимое ПО и оснащение рабочего места — ит--отдел получает задачу, подготавливает оборудование и создает учетную запись в Active Directory. Доступ в другие рабочие систему сотрудник запрашивает самостоятельно.
Менеджер заполняет форму, указывает ответственных и Фамилию и Имя увольняющегося сотрудника. Задание выгружается в Живую ленту. Автоматически в него подтягивается инициатор процесса и дата обращения. Ответсвенные принимают задание и, если нужно, оставляют комментарии.
Результаты
Сотрудники «ТаскДата» используют Битрикс24 не только для оформления запросов: они общаются на портале, обсуждают в комментариях обновления, которые публикуют администраторы в Живой ленте, реагируют на поздравления, просматривают уведомления о приеме нового сотрудника и анонсы мероприятий.
