Компания «ТаскДата» разрабатывает программное обеспечение и внедряет системы управления данными с 2011 года. Клиенты компании — средний бизнес и корпорации международного уровня, среди которых Мегафон и Дженерал Электрик. В «ТаскДате» работает 200 сотрудников: часть из них в главном офисе в Санкт-Петербурге, а другие — в офисах Москвы и Швейцарии.
В декабре 2018 «ТаскДата» обратилась к нам за покупкой Битрикс24 и внедрением. Заказчик хотел превратить Битрикс24 в единый корпоративный портал и рабочее ПО для HR-отдела. Чтобы обезопасить внутреннюю информацию и иметь больше возможностей для настройки, заказчик приобрел коробочную версию «1С-Битрикс» — Корпоративный портал на 250 сотрудников. Для комплексной настройки инструментов Битрикс24 под заказчика мы сформулировали три основные задачи:
- настроить Битрикс24 как HR-инструмент и единый корпоративный портал;
- создать Личный кабинет в Битрикс24 и доработать механизм запуска бизнес-процессов;
- автоматизировать 14 бизнес-процессов.
Базовая настройка портала
До внедрения в «ТаскДате» информация о внутренних процессах передавалась через узкоспециализированные сервисы или устно. Портал Битрикс24 должен был собрать сотрудников в одном сервисе и упростить взаимодействие, поэтому мы:
- перекрыли модуль CRM;
- интегрировали Битрикс24 с Active Directory;
- создали блоки в разделе «О компании»;
- настроили HR-сервисы.
Модуль CRM
Битрикс24 внедрялся как корпоративный портал, поэтому было решено оставить только нужные инструменты. Для работы с клиентами менеджеры отдела продаж использовали другие сервисы, поэтому мы ограничили доступ в CRM-систему простым пользователям. Доступ предоставили только администраторам, чтобы они изучили инструменты CRM Битрикс24.
Интеграция с Active Directory
«ТаскДата» занимается разработкой, поэтому сотрудники помимо Битрикс24 используют специализированное ПО: 1С, Jira, почту и другие. Чтобы упростить авторизацию на портале, мы интегрировали Битрикс24 с Active Directory — службой, где хранятся учетные записи, логины и пароли.
Администратор создает учетную запись в Active Directory, сотрудник получает единые для рабочих сервисов логины и пароли. При авторизации на портале информация из Active Directory подтягивается в учетную запись Битрикс24. А когда администратор закрывает доступ увольняющемуся сотруднику на стороне Active Directory, зайти в Битрикс24 или другие сервисы не получится.
Блоки в разделе «О компании»
Штатно настроили в информационном разделе «О компании» блоки для публикации фото- и видеоматериалов компании, истории и миссии. Дополнительно написали инструкцию, как заполнять страницы и настраивать права доступа.
HR-сервисы
Для HR-менеджеров настроили права администраторов портала и информационную вкладку в боковой панели меню слева. Информация во вкладке разбивается на тематические блоки: обсуждения мероприятий, база знаний, должностные инструкции, опросники для сотрудников компании, курсы и полезные ссылки. В одной из вкладок мы настроили реестр переговорных комнат, чтобы менеджеры из окна Битрикс24 бронировали время и нужную переговорную комнату.
Дополнительно мы оформили портал по брендбуку компании и доработали статусы чата для десктопной версии портала.
Штатно в веб-версии и десктопном приложении Битрикс24 используются типовые статусы: «Онлайн», «Отошел», «Не беспокоить» и «В отпуске». Заказчик хотел, чтобы сотрудники по значку в веб-версии портала узнавали, в офисе коллеге или нет. Для этого мы разработали дополнительные статусы: «Работаю из дома», «В командировке», «Отгул». Когда сотрудник оформляет заявление на отпуск, отгул, работу из дома или командировку, то статус в десктопном приложении меняется автоматически в соответствии с типом заявления.
