С помощью инструментов Битрикс24 можно автоматизировать расчет сумм прямо из согласованного коммерческого предложения, синхронизировать работу клиентского отдела и бухгалтерии и настроить процесс по единообразному наименованию сделок. Такие автоматизации позволили сэкономить до 3 часов рабочего времени в день менеджерам клиентского отдела группы компаний «КРУС-Запад».
Внедрение Битрикс24 в «КРУС-Запад» мы начали с интеграции Битрикс24 с Active Directory, настройки воронок продаж, дополнительных полей в карточках сделки, контактов и компаний. Подробнее об этом — в первой части проекта компании «КРУС-Запад». Руководители КРУС-Запада поставили цель — максимально перенести рабочие процессы клиентского отдела в Битрикс24. Для этого мы решили следующие задачи:
- вывели коммерческие предложения в карточку сделки;
- настроили автоматический расчет сумм из коммерческого предложения;
- вывели список контактов во вкладке карточки компании;
- интегрировали Битрикс24 с 1С: Управление фирмой;
- автоматизировали нумерацию и наименование сделок.
Для решения первых четырех задач штатных инструментов было уже недостаточно, поэтому мы использовали модульные доработки. Модуль — это нечто вроде установочного файла. Наши разработчики пишут код, «заворачивают» его в файл и выгружают его на портал — он запускает алгоритмы, которые распределяют информацию по нужным папкам.
Доработка поля «Номер коммерческого предложения» и расчета сумм оплат
Например, с помощью модульной доработки можно сделать так, чтобы номер и сумма коммерческого предложения (КП) отображались в карточке сделки. По умолчанию они находятся в отдельной вкладке «Предложения». Модуль перераспределяет файлы так, чтобы из карточки сделки можно было выбрать коммерческое предложение компании и рассчитать суммы.
Мы создали дополнительные поля в карточке сделки: «Номер КП», «Себестоимость», «Маржинальность» и «Валовая прибыль». Менеджер выбирает номер нужного документа, вместе с ним в поле «Себестоимость» подтягивается согласованная сумма.
Когда поле «Себестоимость» заполнено, запускается бизнес-процесс по расчету маржинальности и валовой прибыли. Менеджер вручную указывает ставку НДС — бизнес-процесс автоматически рассчитывает сумму оплат вместе с процентом.
Доработка «Вывод контактов списком»
Штатно контакты в карточке компании указываются в поле через запятую. Это удобно, если по компании один или два контакта, но когда их порядка 10, то поле становится очень длинным и отыскать нужного ответственного проблематично: приходится долго листать.Мы доработали вкладку «Контакты» и скрыли этот блок в карточке.
Визуально вкладка ничем не отличается от штатной Битрикс24, а сам список оформлен в виде таблицы: можно выбирать нужные параметры, поменять столбцы, создать новые контакты и добавить уже существующие. Для этого мы прописали дополнительный php-код.
Автоматическая нумерация сделок
В «КРУС-Западе» установлены регламенты по присвоению номера и наименованию сделок. «КРУС-Запад» — это группа компаний, то есть включает несколько юридический лиц. Поэтому кроме числовой части в номере сделки учитываются первые буквы юрлица. типа сделки. Чтобы менеджерам не приходилось вручную вбивать эти данные, мы настроили бизнес-процесс «Присвоение номера сделки» и счётчик.
Буквенная часть состоит из первых букв ответственного юрлица и типа сделки: тендер или проект. Цифровая часть — из двух последний цифр года создания сделки и 4 цифры устанавливаются произвольно счетчиком. Каждый год счетчик обновляется и цифры распределяются заново.
Бизнес-процесс по наименованию сделок
Основное наименование составляется автоматически из заголовка карточки контакта, компании, предмета сделки и параметров по сделке. Эти поля обязательные: если сотрудник пропустит одно из них, то каждые 4 часа ему будут поступать уведомления: «Заполните поле ...». Как только сотрудник заполняет обязательные поля, бизнес-процесс подтягивает в верхнее поле карточки сделки их значения и синхронизируется с названием сделки.
Если название слишком длинное: больше 50 символов — запускается бизнес-процесс «Краткое наименование сделки». Он копирует название и считает количество символов. Если их больше 50, то ответственному приходит уведомление: «Сократите название». Менеджер самостоятельно редактирует название сделки. Если оно ему не нравится, то бизнес-процесс «Обновить наименование» вернет то название, которое было изначально.
Интеграция с 1С
Параллельно с настройкой CRM-системы мы проводили интеграцию Битрикс24 с тремя базами 1С: Управление небольшой фирмой. Заказчик хотел синхронизировать данные по полю «Тип клиента», чтобы по прямым клиентам сразу создавалась компания и в 1С.
Тип клиента — обязательное поле: если его не заполнить, система присылает уведомления. Когда менеджер указывает, что тип клиента «прямой», бизнес-процесс проверяет, заполнены ли реквизиты. Именно по реквизитам создаются компании в 1С. Если поля «Реквизиты» заполнены, то эта компания автоматически создается в 1С. Если реквизиты не указаны, то приходит уведомление: «Внимание! Не заполнены реквизиты компании. Тип клиента “Прямой” изменен на “Потенциальный”».
Поле «Реквизиты» — составное, однако штатно бизнес-процесс проверят только простые поля карточек, например, телефон или название компании. Бизнес-процесс не может проверить составное поле, потому что не видит, какая часть заполнена, а какая — нет. Для дополнительного действия бизнес-процесса мы написали php-код: он определяет по полю ИНН, заполнены ли реквизиты. Если нет, то каждые 4 рабочих часа сотруднику приходят уведомления: «Заполните реквизиты компании».
Когда менеджер указывает «Тип клиента» — «Прямой», то в 1С автоматически передаются реквизиты и наименования из карточки компании. Мы настроили обмен между Битрикс24 и 1С по компаниям и по двум параметрам: реквизиты и название компании. Обратно в Битрикс24 из 1С поступает «Номер клиента». Он присваивается автоматически в 1С и синхронизируется с номером на портале. Модуль интеграции сопоставляет компании по ИНН и КПП, но когда сотрудник что-то редактирует на стороне 1С, изменения автоматически передаются в Битрикс24.
Вовлечение сотрудников в работу с Битрикс24
Внедрение Битрикс24 — это не только настройка портала, но и обучение сотрудников. Именно поэтому всем нашим клиентам мы оказываем техническую поддержку по телефону, ориентируем по возможностям, вдумчиво объясняем, куда нажать, если все сломалось. Для КРУС-Запада мы написали инструкцию по работе со штатным и доработанным функционалом на 54 страницы. А по другим вопросам — сотрудники заказчика звонят нам.
Результаты
В результате комплексной базовой настройки CRM-системы (об этом читайте в первой части кейса), доработок и нестандартной интеграции Битрикс24 с 1С нам удалось полностью перенести в Битрикс24 логику работы с клиентами в группе компании «КРУС-Запад». Внедрение Битрикс24 снизило роль человеческого фактора и избавило сотрудников от необходимости держать все в разрозненных программах и на бумагах. В конечном счете, комплексное внедрение увеличило эффективность рабочего времени в группе компаний «КРУС-Запад».
