«КРУС-Запад» — это группа компаний. Главная, одноименная, компания производит электрооборудование для промышленных предприятий, а дочерние заняты в смежных бизнесах. Например, «К-СофтИнжиниринг» занимается ИТ-сопровождением промышленных предприятий. Юридический адрес холдинга «КРУС-Запад» — в Петербурге, но филиалы и дочерние компании есть и в регионах.
Когда «КРУС-Запад» обратился к нам, сотрудники головной компании работали на ненастроенном коробочном портале, а в дочерней компании «К-СофтИнжиниринг» — на бумагах, в excel-таблицах и разрозненных программах.
Чтобы Битрикс24 максимально оптимизировал процесс выполнения регулярных задач и сделал работу в CRM-системе удобной для всех группы компании, мы сначала внедрили Битрикс24 в дочернюю компанию «К-СофтИнжиниринг», а потом перенесли настройки на портал КРУС-Запад. Для настройки портала для «К-СофтИнжиниринг» был куплен «Корпоративный портал – 50».
Руководство интересовала интеграция Битрикс24 с внешними сервисами и детальная настройка CRM-системы в соответствии с алгоритмами компании: возможность учитывать разные параметры, контролировать заполненность карточек сделок, контактов и компаний. На первом этапе работы мы использовали штатные инструменты. С их помощью мы решили следующие задачи:
- интегрировали Битрикс24 с Active Directory;
- прописали дополнительные поля карточки компании, контактов и сделок и сделали некоторые из них обязательными;
- создали несколько направлений сделок;
- настроили расчет вероятности по стадиям сделок;
- настроили реестр документов.
Внедрение мы начали с интеграции Битрикс24 с Active Directory, затем настроили CRM-систему: создали несколько направлений сделок, расчет вероятности и реестры документов.
Интеграция с Active Directory
В КРУС-Западе в разных программах работает более 150 человек. Компания хранит учетные записи каждого пользователя в Active Directory (AD). Через этот сервис HR-менеджеры создают единую учетную запись сотрудника для всех нужных в работе программах и при увольнении просто удаляют учетную запись в AD: профиль сотрудника автоматически заблокируется во всех используемых ПО.
На портале «К-СофтИнжиниринг» должны работать только 35 сотрудников. Чтобы синхронизировать профили нужных пользователей, мы использовали фильтры на стороне AD. Фильтр находит нужные группы пользователей на стороне AD и распределяет их в соответствующие в Битрикс24.
В соответствии с правами доступа пользователи делились на администраторов, простых пользователей, CRM-администраторов, CRM-проектировщиков и контроль качества CRM. Справа — название групп в Битрикс24, слева — на стороне AD. Внизу — пользователи, которые не прошли фильтр и не участвуют в импорте.
Права доступа устанавливаются на стороне AD и скорректировать их, как и отредактировать учетную запись, можно только через этот сервис. Информация из AD приоритетнее той, что на портале. Если сотрудник или администратор поменяют фамилию или права доступа, то при первом же обновлении система изменит данные на те, что содержатся в AD.
Настройка CRM-системы: дополнительные поля в карточках сделки, контактов и компании и контроль заполнения полей
Компания работает с большими объемами информации: менеджеры детально ведут дела клиентов, создают списки контактов, учитывают многие параметры при формировании сделки. Чтобы CRM-система Битрикс24 соответствовала внутренним алгоритмам компании, мы добавили в карточки сделки, контактов и компаний дополнительные поля, синхронизировали их между собой и настроили контроль заполнения обязательных полей с помощью бизнес-процессов и уведомлений.
Некоторые поля мы не создавали, а просто вывели их из технических. Например, данные о том, кто создал сделку и за кем последние изменения, штатно хранятся в технических полях. В самой карточке сделки эта информация не отображается. Мы создали поля и бизнес-процесс, который выводит в карточку сделки информацию: кем и когда создана или изменена сделка.
Настройка CRM-системы: направления сделок
В компании не работают с лидами, поэтому мы сразу создали несколько направлений сделок: «Решения», «Продукт» и «Реализация». Затем автоматизировали переходы по стадиями и настроили контроль перехода сделки из воронки «Решения» в воронку «Реализация».
-
Воронка «Решение» -
Воронка «Продукт» -
Воронка «Реализация»
Сделки в направлении «Реализация» появляются только из воронки «Решения». Чтобы завершить работу со сделкой в воронке «Решения» и перевести ее на следующий этап в воронке «Реализация», менеджер должен заполнить все обязательные поля. Если обязательное поле пустое, то бизнес-процесс отправит ответственному сотруднику уведомление с ссылкой на поля, которые нужно заполнить. До тех пор, пока все обязательные поля не будут заполнены, сделка не перейдет в следующее направление. Система также не разрешит создать сделку в направлении «Реализация» вручную.
Расчет вероятности успешного завершения сделки
Для анализа работы со сделками на каждой стадии рассчитывается вероятность успешного завершения сделки. Чем дальше по воронке, тем выше вероятность успешного закрытия сделки.
На первой стадии вероятность равна всего 15%, на следующей — уже 40%, а на стадии «Тендер» — 50%. При успешной сделке — 100%, а при проваленной — 0%. Такой простой расчет менеджеры компании используют для анализа эффективности работы с клиентами на каждой стадии воронки продаж.
Списки покупателей и проектировщиков
Для штатных полей «покупатель» и «проектировщик» мы настроили списки. Когда менеджер заполняет эти поля в сделке, то щелкнув по полю можно узнать, в каких сделках задействован проектировщик и какие еще сделки есть у этого покупателя. Эта информация выводится в виде списка.
Реестр документов
Для договоров мы также создали реестр документов и синхронизировали его с карточкой сделки. Менеджер загружает договор, указывает компанию, тип документа, название и оставляет комментарий. Этот документ подтянется в виде ссылки в карточки сделки и компании.
Результаты
При настройке CRM-системы мы учли особенности ведения сделок в компании: убрали воронку лидов, создали 3 направления, настроили контроль заполненности полей и перехода сделок по стадиям. Теперь менеджеры «КРУС-Запада» и «К-СофтИнжиниринга» не пропускают необходимые поля. Им об этом напоминает не коллега, а бизнес-процесс, который не пропустит сделку на следующую стадию, если хотя бы одно обязательное поле пусто. Расчет вероятности дает руководителям подразделений данные для анализа эффективности работы с клиентами, а интеграция с Active Directory помогает HR-менеджерам не тратить времени на регистрацию пользователей на портале.
В стремлении максимально адаптировать CRM-систему под задачи заказчика мы пошли дальше. В следующей части — нестандартная интеграция с 1С, доработка вывод списка контактов в карточке компании и расчет сумм, маржинальности и валовой прибыли в сделках Битрикс24.
