В предыдущих проектах «СК Небо» мы рассказали, как базово настроили CRM-систему в строительной компании и автоматизировали работу диспетчеров и замерщиков. В этом кейсе речь пойдет о том, как с помощью инструментов Битрикс24 организовать работу начальников участков и прорабов.
Прорабы отвечают за реализацию проекта на объекте, ведут финансовую отчетность и контролируют работу мастеров. Основную часть рабочего времени они проводят на объекте, бумаги и отчетов у них катастрофически заполняют в перерывах. Чтобы ни один документ не потерялся, а связь между офисом и объектом была бесперебойной, мы решили следующие задачи:
- автоматизировать смену ответственных в воронке «Проведение работ»;
- связать задачи прорабов и HR-специалистов;
- реализовать механизм подбора мастеров;
- доработать расчет сумм и составление отчетов.
Автоматизации в воронке «Проведение работ»
Когда смета согласована, сделка автоматически переходит в воронку «Проведение работ». Здесь на первой стадии руководитель отдела утверждает дату подписания договора и назначает начальника участка — он автоматически становится ответственным за эту сделку. Начальник участка получает уведомление и 2 задания: подтвердить встречу с заказчиком и выбрать прораба.
Если заказчик отказывается от встречи, то начальник участка меняет статус и сделка возвращается к замерщикам на пересчет смет. Когда договор подписан, начальник участка подгружает файлы в карточку клиента и открывает объект. Сделка переходит в прорабу на стадию «Открытие объекта». В карточке сделки прораб указывает этапы работ, сроки, подгружает подписанный договор и утвержденные сметы и отправляет запрос на мастеров
Бизнес-процессы настроены так, чтобы определенные заполненные поля автоматически переводили сделку на нужную стадию. Поэтому если не прикрепить договор или не указать дату, система не пропустит сделку дальше по воронке.
Подбор мастеров инструментами Битрикс24
Когда прораб указывает, какие мастера нужны, в воронке подбора персонала автоматически формируется сделка — «Запрос на мастеров №..». В карточку сделки автоматически подтягивается перечень нужных мастеров, информация по объекту и комментарий к запросу, а также история ранее запрошенных мастеров на этот объект. Для подбора мастеров в карточке сделки ставится одноименная задача.
Поиск подходящего мастера мы настроили списками в Битрикс24 и бизнес-процессами, которые помогают отсортировать мастеров по параметрам: ФИО, телефон, гражданство, специализация, дата рождения и текущий прораб. Если, например, прорабу нужны сантехники, то HR-менеджер выберет в параметре «Специализация» графу «Универсал» и в списке отобразится перечень нужных специалистов.
Когда HR находят нужных специалистов, они могут запланировать звонок мастеру либо сразу направить на объект. В первом случае бизнес-процесс напомнит о звонке. Если HR-менеджер не может дозвониться до мастера, то задание переносится на час или два позже. Если дозвонился, то процесс заканчивается.
В случае, когда HR готов сразу направить мастера на объект, остается только уточнить, согласен ли мастер выйти — прорабу приходит задание: «Необходимо связаться с мастером». Он повторно созванивается с мастером и согласовывает даты и время выхода на объект.
Если мастер выходит, то указываются даты. Напротив каждого мастера прораб устанавливает статус: «Работает», «Согласился, но не вышел», «Отказался» или «Завершил работы».
Автоматический расчет сумм и отчетность по проекту
В течение реализации проекта прораб сообщает о ходе работы и указывает производственные затраты на материалы и зарплату рабочим. Начальник участка получает задание от прораба «Согласовать затраты». Разница между полученными деньгами и потраченными рассчитывается автоматически.
Дополнительно в карточке сделки настроена ежедневная отчетность, чтобы прораб мог обозначить прогулы мастеров, в конце — оставить свой отзыв о рабочем. На основании этих отзывов формируется рейтинг мастеров. Вместе с отчетами прораба начальнику участка приходят уведомления, и он созванивается с клиентом, чтобы получить обратную связь.
Результаты
Грамотная настройка Битрикс24 помогла наладить коммуникацию между отделами. сократить время на подбор мастеров, автоматизировать отчетность. Благодаря автоматизациям в воронке, списку мастеров и механизму расчет сумм прорабы тратят меньше времени на заполнение отчетов, не теряют бумаги и отслеживают скорость и качество работы мастеров, а начальники участков вовремя получают обратную связь от клиента и строго контролируют расходы и доходы. Дополнительно для всех отделов мы написали подробные инструкции со скриншотами для каждого отдела, чтобы сотрудники с ходу включались в работу на портале.
