Восточно-европейский институт психоанализа (ВЕИП) — негосударственное образовательное учреждение, которое реализует программы второго высшего и дополнительного профессионального образования по направлениям психология и психоанализ. Институт находится в Санкт-Петербурге.
Дано:
В ВЕИП могут поступить абитуриенты, у которых есть оконченное высшее образование: степень и страна, которая выдала первый диплом, не имеют значения. Абитуриенты могут поступить на программы бакалавриата, магистратуры или пройти курсы повышения квалификации.
До внедрения Битрикс24 процесс поступления не был оформленным. Нужно было собрать информацию о поступающих по почте или телефону, заполнить документы, выслать на проверку и подпись, собрать дело абитуриента. Из-за обилия бумаг данные терялись или указывались неверно. Приходилось все начинать заново.
Задачи:
- Создать под каждое направление обучения формы на сайте для сбора заявок на поступление.;
- Автоматизировать процесс, которыми занимается приемная комиссия: от получения заявки на прием до зачисления в институт.
Решение:
Для автоматизации процессов поступления, тестирования и оплаты обучения, институт приобрел тариф «Команда» облачного Битрикс24. Потому что на этом тарифе есть инструменты роботы и бизнес-процессы — они помогли оцифровать рабочие и организационные процессы в приемной комиссии института.
Формы для сбора заявок и анкеты для поступления
До внедрения Битрикс24, абитуриенты подавали заявки по телефону или электронной почте. На сайте института мы создали CRM-формы, чтобы абитуриенты могли самостоятельно подать заявку на обучение. Под каждое направление — своя форма с уникальными полями.
Когда заявка поступает в CRM-систему, формируется сделка на первой стадии и в карточку автоматически подтягивается информация о поступающем. В зависимости от выбранной ступени образования: бакалавриат, магистратура или дополнительное образование — подтягивается запрос на пакет документов и ссылка на расширенную форму заявки. Она состоит из 5 блоков, каждый из которых мы разместили на отдельной странице. Такая постраничная верстка стала доступной благодаря новому конструктору форм 1С-Битрикс24.
Внутри формы настроили связанные поля: если абитуриент указывает, что у него есть результаты ЕГЭ, то выпадают дополнительные поля, где нужно указать предмет и количество баллов. Точно так же настроены поля в блоке оплат. Абитуриент при указании плательщика может указать себя или другое юридическое или физическое лицо. Если выбрать эти пункты, внизу появятся связанные поля.
Настройка воронки CRM для обработки заявок на обучение
Когда полная форма заполнена, заявка попадает на пятую стадию воронки сделок в CRM и создается контакт абитуриента, из анкеты подтягиваются значения полей, сканы документов и анкет, суммируются баллы за экзамены и подтягивается стоимость всего обучения — разная на каждом направлении.
Если абитуриент не подавал первичную заявку, а получил ссылку на расширенную форму по почте или через соцсети, то срабатывает робот и сделка создается сразу на пятой стадии, минуя все предыдущие. Сотрудник приемной комиссии проверяет документы, выдает абитуриенту вступительное задание. В случае успешного прохождения вступительных испытаний, стороны подписывают договоры на обучение и оплату образовательных услуг.
Адаптация шаблонов бизнес-процессов для регулирования стоимости обучения и для работы с документами
Стоимость обучения для поступивших может меняться год от года. Чтобы сотрудникам приемной комиссии не приходилось ее менять во всех шаблонах вручную, договорах и соглашениях, мы адаптировали интерфейс шаблонов бизнес-процессов.
Администратор портала заходит в бизнес-процессы, открывает шаблон и для каждого направления указывает актуальную общую стоимость, оплату за семестр и прописывают суммы числительными. Также администратор через шаблоны бизнес-процессов может добавлять новые направления или указывать форму обучения в разных падежах.
Роботы для автоматического заполнения полей в документах и сделках
Когда сотрудник создает документ или договор: данные абитуриента подтягиваются из карточки контакта, а количество семестров, стоимость и форма обучения определяются автоматически по направлению обучения. Бизнес-процессы подтягивают в шаблоны договоров нужные числовые значения и падежные формы форм обучения.
Автоматизация сделки на стадиям с помощью роботов
Когда формируются все документы, отправляется письмо с вложениями — роботы автоматически переводят сделку на следующую стадию и меняют ответственного менеджера. Он должен прозвонить абитуриента и убедиться в том, что всё в порядке. Если менеджер этого не делает, то руководителю отдела приходит уведомление, что звонок не совершен. Если с документами есть проблемы, ответственным за сделку назначается руководитель.
Когда абитуриент подписывает и высылает сканы договоров, робот автоматически прикрепляет сканы к карточкам сделки и контакта и ставит задание на проверку документов ответственному по приемной комиссии. Если всё в порядке, то сделка переходит в стадию формирования договора на оплату. Для магистратуры и бакалавриата договор формируется в полуавтоматическом режиме, а на курса дполнительного образования — полностью авмтаотически. Договор отправляется абитуриенту, он проводит оплату, и сделка завершается.
Результаты
Настройка CRM-системы и документооборота в Битрикс24 помогает институту эффективнее осуществлять первичные продажи: все документы формируются быстро, сценарий процесса поступления внятный и позволяет не терять из виду нужные документы и соглашения, поэтому абитуриенты получают нужную информацию вовремя.
