Заметили, что содержание ИТ-инфраструктуры стало обходиться слишком дорого? Не знаете, чем загружены ваши серверы и все ли они нужны? Расскажем на примере одного из наших проектов, где могут скрываться источники лишних затрат.

Как оптимизировать ИТ-инфраструктуру и
сократить расходы на электроэнергию в 7 раз:
разбираем на конкретном кейсе

Для любого бизнеса выгодно построить такую ИТ-инфраструктуру, которая была бы максимально простой в обслуживании, требовала минимального вмешательства и при этом работала стабильно и без сбоев. Порой кажется, что это труднодостижимо. Но на самом деле распутать можно даже самую хитро сплетенную схему. Покажем на реальном примере.

С чем обратилась компания?

ИТ-инфраструктура организации включала 7 физических и 19 виртуальных серверов, обслуживающих три офиса, где в общей сложности работало около 60 сотрудников. Выходило по серверу на 2−3 человека. При этом функционировала система не очень стабильно и оповещала о многочисленных ошибках. Доступность ресурсов часто падала ниже 70%. Ко всему прочему телефония была разрозненной. Каждый офис (а один из них за городом) имел свои телефонные номера без возможности звонить по внутренней связи.

Что сделано?

Мы провели аудит сети, выявили все слабые места ИТ-инфраструктуры компании и существенно ее упростили. Прежде всего избавились от лишних серверов. Вывели из эксплуатации 6 физических и 15 виртуальных серверов. Таким образом, в центральном офисе остался всего один физический сервер. А в двух филиалах установлены аппаратные маршрутизаторы с VPN-каналом до центрального офиса. Скорость обмена данными и скорость реакции приложений при этом только увеличилась.

Что касается телефонии, то ее объединили. Отказались от номеров, которые практически не использовались, но регулярно оплачивались.

1. Провели анализ ИТ систем

Мы провели инвентаризацию и проанализировали работоспособность каждого сервера и компьютера . Вывели слабые места системы и подготовили план по упрощению ИТ инфраструктуры.

2. Избавились от лишних серверов

По итогу ревизии оказалось, что ИТ система работает на 26 серверах и только 5 из них действительно необходимы для работы. В результате, мы вывели из строя 6 физических и 15 виртуальных серверов, оставив при этом 1 физический и 4 виртуальных сервера.

3. Объединили телефонию

На первом этапе аудита стало ясно , что компания регулярно оплачивает использование телефонных номеров, которые совершенно не используются. Мы отказались от не нужных номеров и оставили, только необходимые и часто используемые номера.

Эффект

Расходы компании составили всего 25 тыс. рублей на покупку трех маршрутизаторов.

Отключив 6 физических серверов, мы сэкономили для клиента более 90 тыс. рублей в год на одном только электричестве. Теперь компания платит за электроэнергию в 7 раз меньше, чем прежде! А еще расходы на телефонию сократились в 3 раза.

ИТ-инфраструктура стала стабильной. Серверы работают быстро и доступны постоянно. Это повысило производительность труда в компании. Сотрудникам уже не нужно тратить свое время на устранение неполадок. Обслуживать серверы и компьютеры стало намного проще. Эту функцию взяла на себя компания «Информатика и Сервис» по договору на ИТ-аутсорсинг.

Какой урок можно вынести из этой истории?

1. На любом этапе развития компании имеет смысл заказать аудит ИТ-инфраструктуры. Причем аудит обязательно должен быть внешним, независимым, иначе не получить объективной оценки. Совершенно очевидно: если анализ будет проводить штатный системный администратор, то он как заинтересованное лицо не признает собственных ошибок и не предложит эффективных решений по упрощению ИТ-инфраструктуры. Ему это просто невыгодно, ведь он рискует остаться без работы.
2. Как показывает практика, большинство компаний из года в год обрастает серверами. Каждый новый сисадмин только увеличивает ИТ-ресурсы вместо их оптимизации. Вся эта инфраструктура как-то работает до тех пор, пока затраты на ее содержание не вызывают вопросы у руководителя. И тут оказывается, что долгое время компания сильно переплачивала за ИТ-обслуживание. Но никогда не поздно проанализировать текущие расходы и найти способы их сократить.
3. Самая распространенная ошибка − наращивать количество физических серверов вместо того, чтобы распределить функционал и провести максимальную виртуализацию. Это поможет сэкономить на оплате электроэнергии. К тому же обслуживать один или несколько серверов гораздо проще, чем пару десятков, а соответственно, вы сможете отказаться от штатного системного администратора и сэкономить на фонде оплаты труда, перейдя на ИТ-аутсорсинг.
4. Следующая ошибка − нерациональное использование множества телефонных номеров, зачастую еще и от разных провайдеров. К примеру, переход на один многоканальный номер может сократить расходы на телефонию в 5−6 раз.
5. Еще один источник экономии − это интернет-услуги. Многие компании годами платят по единому тарифу, который по факту мог сильно устареть. И нередко можно перейти на гораздо более дешевый вариант при сохранении скоростных и других характеристик.
6. Также есть возможность сэкономить на программном обеспечении, потому что в ходе технического аудита в некоторых случаях выясняется, что для работы компании нужно далеко не все приобретенные программы. При этом важно подобрать коробочные или облачные решения исключительно под цели конкретного бизнеса, чтобы не переплачивать за ненужные опции.
7. Любые новые траты на ИТ-инфраструктуру должны иметь экономическую выгоду и быть обоснованными. Иначе они не имеют смысла. Скажем, некий телеком-провайдер предлагает тариф на 5% дешевле того, что вы оплачиваете сейчас, но сам переход обойдется в такую сумму, что весь этот процесс не окупится и за несколько лет. Такое действие экономически нецелесообразно. Или, к примеру, переход в облако вместо покупки нового сервера взамен вышедшего из строя вполне может оказаться выгодным. В каждом случае нужно брать калькулятор и считать. Это ведь ваши деньги, которым можно найти гораздо лучшее применение, нежели вкачивать их в поддержание излишней ИТ-инфраструктуры.